Berapa Biaya Perpindahan Karyawan yang Harus Anda Bayar
Yang terbaik untuk tetap dengan penggantian hanya pengeluaran bergerak yang disetujui oleh IRS sebagai potongan dari pengembalian pajak karyawan.
Menurut IRS , biaya pemindahan yang dapat dikurangkan hanya untuk karyawan
"biaya yang wajar dari:
Pindah barang rumah tangga dan barang pribadi dari bekas rumah ke rumah baru, dan
Bepergian (termasuk penginapan) dari bekas rumah ke rumah baru.
Penggantian biaya non-deductible selalu dikenakan pajak kepada karyawan, bahkan jika penggantian dapat dikualifikasikan sebagai rencana yang bertanggung jawab (seperti yang dijelaskan di bawah).
Implikasi Pajak dari Penggantian Biaya Pindah Karyawan
Secara umum, setiap pembayaran yang Anda lakukan kepada karyawan dikenakan pajak, dan membayar biaya pemindahan karyawan dianggap sebagai manfaat kena pajak. Tetapi ada cara untuk membuat manfaat tidak kena pajak bagi karyawan.
Jika Anda ingin biaya pindah karyawan menjadi tidak kena pajak kepada karyawan (IRS menggunakan istilah "dikecualikan" dari perpajakan), Anda harus membayarnya melalui apa yang IRS sebut sebagai rencana yang dapat dipertanggungjawabkan .
Dalam hal ini, karyawan membayar biaya dan Anda mengganti mereka.
Untuk memenuhi kriteria untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, biaya harus diperinci dan hanya pengeluaran tertentu yang dapat dibayarkan. Biaya juga harus untuk tujuan bisnis.
Karyawan harus membayar atau mengeluarkan biaya yang dapat dikurangkan saat melakukan layanan sebagai karyawan perusahaan Anda. Anda mungkin perlu mendokumentasikan bahwa langkah tersebut diperlukan oleh bisnis Anda.
Ada juga beberapa prosedur akuntansi yang harus diikuti agar rencana penggantian menjadi
- Karyawan tersebut harus " menghitung secara memadai untuk biaya-biaya ini dalam jangka waktu yang wajar." Artinya, karyawan harus memberikan Anda tanda terima untuk semua pengeluaran.
- Jika Anda memberi karyawan uang muka untuk pengeluaran ini, karyawan harus mengembalikan kelebihan uang dalam jangka waktu yang wajar.
Sebagai contoh, katakanlah Anda memajukan $ 5.000 untuk biaya pindah dan karyawan memberi Anda tanda terima untuk $ 3,660. Karyawan harus memberi Anda cek untuk saldo ($ 1,350). Jika semua kriteria untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan tidak dipenuhi, rencana tersebut bukanlah rencana yang dapat dipertanggungjawabkan. Dan " penggantian untuk biaya yang tidak dapat dikotori " (kepada karyawan) dan tunjangan untuk biaya lain-lain atau tidak spesifik dapat dikenakan pajak kepada karyawan.
Hanya untuk benar-benar jelas: Penggantian apa pun yang dilakukan untuk karyawan di bawah rencana yang tidak bertanggung jawab harus diperlakukan sebagai pajak (termasuk menahan), bahkan jika penggantian adalah untuk biaya yang dikurangkan kepada karyawan. Dan pembayaran apa pun yang tidak didukung oleh tanda terima, meskipun merupakan bagian dari rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, dapat dikenakan pajak dan tunduk pada pemotongan.
Memotong Pajak Penggajian atas Pembayaran Uang Bergerak kepada Karyawan
Jika pembayaran dilakukan berdasarkan kriteria untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, dan semua kondisi yang diperlukan telah dipenuhi, pembayaran kepada karyawan untuk biaya pemindahan tidak dikenakan pemotongan.
Pembayaran biaya bergerak yang tidak dibuat berdasarkan kriteria untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan (dijelaskan di atas) tunduk pada pemotongan pajak penghasilan federal, pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare), dan pajak pengangguran federal.
Melaporkan Pembayaran Biaya Bergerak pada Formulir W-2 Karyawan
Jika penggantian untuk karyawan memenuhi semua ketentuan dari rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti yang dijelaskan di atas, Anda tidak perlu memasukkan penggantian ini pada W-2 karyawan. Jika karyawan memberi Anda penghitungan yang cukup untuk pengeluaran, tetapi kelebihannya tidak diganti, Anda harus memeriksa dengan layanan penggajian atau pembuat pajak untuk menentukan cara melaporkan jumlah kena pajak dan tidak kena pajak. Anda harus melaporkan jumlah manfaat ini ketika Anda menyelesaikan laporan pajak tahunan W-2 untuk karyawan untuk tahun sebelumnya.
Perangkat Lunak Patriot memberikan klarifikasi lebih lanjut tentang bagaimana pengeluaran ini dimasukkan pada formulir W-2 karyawan. Kami akan menggunakan contoh di atas, di mana karyawan menerima $ 5.000 untuk biaya bergerak, memiliki tanda terima untuk $ 3,660, dan menyimpan sisa $ 1,350. Jumlah karyawan tetap dikenakan pajak kepada karyawan. Kami akan menganggap pembayaran ini dilakukan berdasarkan persyaratan untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, sebagaimana dijelaskan di atas:
- The taxable $ 1,350 termasuk dalam Kotak 1 dari W-2 (dan dalam kotak 3, 5, dan 16, jika dikenai pajak oleh negara atau kota).
- Pemotongan pajak penghasilan federal dan negara bagian dan pajak FICA harus dihitung untuk pajak $ 1.350 dan disertakan dalam kotak yang sesuai pada W-2.
- Anda harus menyertakan $ 3,660 (jumlah yang sama dengan jumlah yang dibuktikan (misalnya, bagian nontaksable) dalam kotak 12 Formulir W-2 menggunakan kode "L."
Untuk rincian lebih lanjut tentang cara kerjanya, lihat Publikasi IRS 15 (Edaran E).
Memberikan Uang Ekstra Karyawan untuk Menggerakkan Beban
Beberapa bisnis memberi karyawan jumlah tertentu untuk biaya pindah, tergantung pada jenis perpindahan dan jaraknya. Pembayaran mungkin masih dapat dikurangkan untuk bisnis Anda sebagai pengeluaran bisnis.
Jika Anda ingin memberikan uang kepada karyawan untuk memindahkan pengeluaran dan membiarkan karyawan memutuskan bagaimana uang ini akan dibelanjakan, Anda memiliki rencana yang tidak bertanggung jawab, sesuai dengan peraturan IRS. Dalam hal ini, seperti disebutkan di atas, jika Anda tidak ingin karyawan harus menunjukkan tanda terima, semua pembayaran itu dikenakan pajak kepada karyawan sebagai manfaat. Selain itu, pajak penghasilan federal dan pajak FICA harus ditahan pada pembayaran.
Dalam hal ini, Anda mungkin ingin menambahkan jumlah tambahan ke pembayaran untuk membantu karyawan dengan pajak tambahan yang harus dibayar. Ini disebut "menjaring" cek, dan itu dilakukan untuk memberi karyawan jumlah pembayaran yang tepat, setelah pajak.
Misalnya, jika Anda membayar karyawan $ 2.000 dalam pengeluaran bergerak, Anda dapat melakukan perhitungan kotor untuk memberikan lebih dari $ 2.000 untuk membayar pajak tambahan. Perangkat lunak Patriot memiliki kalkulator kotor yang mungkin membantu Anda dalam hal ini.
Biaya Pindah Karyawan Dikurangkan
Pembayaran biaya pemindahan karyawan adalah pengeluaran bisnis yang dikurangkan untuk bisnis Anda. Pengurangan beban karyawan yang bergerak untuk karyawan harus dibatasi pada karyawan yang dapat dikurangi oleh karyawannya atas pengembalian pajaknya sendiri. Itu berarti hanya biaya untuk memindahkan barang-barang rumah tangga dan untuk biaya perjalanan ke lokasi baru untuk karyawan dan keluarganya.
Memberitahu Karyawan tentang Rencana Pengembalian Belanja Bergerak
Seperti halnya manfaat karyawan lainnya, semua karyawan harus diperlakukan sama. Anda dapat menetapkan kriteria untuk kualifikasi untuk rencana oleh jenis karyawan (salaried vs. per jam, misalnya), tetapi Anda tidak dapat memberikan satu karyawan dalam klasifikasi yang sama lebih dari manfaat ini daripada yang lain.
Merupakan ide yang baik untuk menempatkan manfaat jenis ini secara tertulis dan memasukkannya dalam komunikasi Anda dengan karyawan. Buku pedoman karyawan Anda atau kebijakan dan prosedur manual adalah tempat yang baik untuk menjelaskan rencana tersebut. Jangan lupa untuk memasukkan informasi tentang implikasi pajak dari manfaat ini.
Membantu Karyawan dengan Pengurangan Beban Pindahnya
Kecuali Anda seorang pembuat pajak yang berkualifikasi , memberikan nasihat pajak kepada karyawan tentang pemotongan pajak penghasilan bukanlah hal yang baik untuk dilakukan. Dorong karyawan Anda untuk mendapatkan saran pajak profesional atau gunakan perangkat lunak pajak profesional . Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu karyawan memahami manfaat biaya bergerak ini dan bagaimana pengaruhnya terhadap pajak mereka:
- Beri karyawan paket relokasi pekerjaan yang menjelaskan bagaimana dan kapan biaya pindah akan diganti oleh perusahaan Anda.
- Beri karyawan kesempatan untuk mengubah pemotongan mereka (pada Formulir W-4 ) untuk memperhitungkan pembayaran penggantian awal.