Jika bisnis Anda memiliki rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, penggantian biaya bisnis tertentu tidak dikenakan pajak kepada karyawan. Jika rencana penggantian bisnis Anda tidak sesuai dengan persyaratan IRS untuk rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, penggantian ini dikenakan pajak kepada karyawan, dan pemotongan pajak penghasilan federal dan pajak penggajian harus dilakukan pada pembayaran ini.
Selain itu, Anda sebagai pemberi kerja harus melaporkan pembayaran ini pada formulir W -2 karyawan.
Rencana yang dapat dipertanggungjawabkan mungkin termasuk penggantian untuk sejumlah biaya karyawan yang berbeda, termasuk:
- Biaya perjalanan karyawan, termasuk makanan dan hiburan,
- Pembelian alat dan peralatan, dan
- Biaya kantor rumah karyawan.
Rencana yang bertanggung jawab juga harus mencakup prosedur yang mengharuskan karyawan untuk mengembalikan kelebihan pembayaran (yang melebihi jumlah yang diijinkan) kepada pemberi kerja. Jika pemberi kerja membuat dan mempertahankan rencana yang bertanggung jawab, biaya perjalanan karyawan tidak harus diperlakukan sebagai penghasilan kena pajak.
Persyaratan Rencana yang Diijinkan
Agar dianggap sebagai "rencana yang bertanggung jawab" oleh IRS, pengaturan Anda harus mencakup SEMUA hal berikut:
- Biaya harus memiliki koneksi bisnis ; yaitu, mereka harus dibayar atau dikeluarkan saat melakukan layanan sebagai karyawan.
- Karyawan tersebut harus bertanggung jawab secara memadai kepada majikan untuk biaya-biaya ini dalam waktu yang wajar. Anda harus meminta karyawan untuk memberi Anda informasi terperinci mengenai pengeluaran ini, termasuk tanggal, waktu, tempat, jumlah, dan tujuan bisnis untuk biaya tersebut.
- Anda harus meminta karyawan untuk mengembalikan kelebihan pembayaran dalam jangka waktu yang wajar dan spesifik, tergantung pada keadaan
Jika ketiga persyaratan ini tidak dipenuhi, rencana ditentukan oleh IRS untuk tidak bertanggung jawab, dan biaya apa pun yang dibayarkan kepada karyawan oleh bisnis Anda akan dikenakan pajak kepada karyawan.
Pengembalian Berlebihan
Pengembalian berlebih adalah penggantian lebih besar dari jumlah yang diijinkan. Jika karyawan tidak mengembalikan kelebihan pembayaran dalam jangka waktu yang wajar, kelebihan jumlah ini dapat dikenakan pajak kepada karyawan. Keadaan yang paling umum adalah kasus di mana Anda memberi karyawan uang muka sebelum ia pergi untuk perjalanan, dan pengeluarannya selama perjalanan kurang dari jumlah uang muka.
Jangka waktu yang wajar untuk pengembalian kelebihan pembayaran ditentukan oleh IRS, misalnya:
- Uang muka diterima dalam 30 hari dari waktu biaya
- Karyawan tersebut memberikan perhitungan biaya yang memadai dalam 60 hari setelah mereka dibayar atau dikeluarkan.
- Karyawan mengembalikan kelebihan pembayaran dalam waktu 120 hari setelah dibayarkan atau dikeluarkan.
- Karyawan tersebut diberi pernyataan (setidaknya setiap tiga bulan) yang meminta pengembalian atau akuntansi yang memadai untuk kemajuan luar biasa, dan karyawan tersebut patuh dalam 120 hari setelah menerima pernyataan.
Menyerahkan Rencana yang Akuntabel kepada IRS
Tidak, tidak ada persyaratan bahwa Anda menyerahkan rencana tertulis kepada IRS. Tetapi Anda harus dapat membuktikan bahwa Anda telah menetapkan persyaratan untuk penggantian biaya karyawan. Anda akan memerlukan sesuatu secara tertulis untuk menunjukkan kepada IRS bahwa Anda memahami apa rencana yang dapat dipertanggungjawabkan dan bahwa Anda menjalankan bisnis Anda sesuai persyaratan.
Pertama, Anda perlu menempatkan persyaratan ini secara tertulis, sebagai bagian dari kebijakan dan prosedur manual karyawan Anda .
Kedua, Anda harus mendokumentasikan semua transaksi dengan karyawan untuk penggantian biaya mereka, menyimpan catatan untuk menunjukkan bahwa semua persyaratan dari rencana yang dapat dipertanggungjawabkan diikuti.
Rencana yang Dapat Diakibatkan Mempengaruhi dan Pajak Bisnis
Apakah pengeluaran ini dibuat dalam rencana yang dapat dipertanggungjawabkan tidak secara langsung mempengaruhi kemampuan Anda untuk memotong pengeluaran ini pada pengembalian pajak bisnis Anda. Tetapi Anda masih harus menyediakan dokumentasi yang memadai untuk membuktikan bahwa biaya ini terkait dengan bisnis.
Untuk penggantian biaya perjalanan, misalnya, Anda dapat mengurangi biaya pada baris yang sesuai pada pengembalian pajak bisnis Anda. Misalnya, untuk biaya makan dan hiburan, gunakan baris 24b Jadwal C (untuk pemilik tunggal atau anggota tunggal LLC.)