Intinya adalah: Jika Anda tidak dapat membuktikannya, jangan menguranginya.
Sangat bagus untuk dapat mengambil potongan pajak untuk semua pengeluaran bisnis Anda, tetapi lebih baik untuk dapat membuktikan pengurangan tersebut dalam audit IRS. Jika Anda memiliki pembuat pajak yang kompeten, orang ini akan meminta untuk melihat semua dokumentasi pada pemotongan pajak Anda.
Jadi, sebelum Anda pergi ke tukang pajak Anda dengan dokumen Anda ( BUKAN di kotak sepatu , silakan!)
Dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa pengeluaran bisnis sederhana, selalu menanyakan pertanyaan, "Bagaimana saya dapat membuktikan bahwa ini adalah pengeluaran bisnis nyata?" Dan kami akan selalu melihat transaksi ini dari sudut pandang IRS dan pembuat pajak Anda.
Fakta paling penting untuk diingat adalah bahwa Anda HARUS mampu menunjukkan tidak hanya bahwa transaksi itu terjadi, tetapi itu untuk TUJUAN BISNIS.
Membeli Properti atau Membayar Biaya
Anda membeli printer all-in-one dari Best Buy untuk bisnis Anda. Anda menulis cek dari akun bisnis Anda, atau Anda menggunakan kartu kredit bisnis Anda. Jadi, itu cukup untuk menunjukkan itu adalah pengeluaran bisnis, bukan? Sebenarnya tidak. Menyimpan cek yang dibatalkan atau tanda terima kartu kredit Anda hanyalah salah satu bagian dari bukti Anda. Cek yang dibatalkan tidak menunjukkan apa yang Anda beli. Menggunakan kartu kredit lebih baik, karena tanda terima menunjukkan pembelian.
Termasuk tanda terima kasir dengan cek yang dibatalkan juga diperlukan, untuk menunjukkan apa yang sebenarnya Anda beli.
Membayar dari Akun Pribadi
Membayar biaya dari rekening bank bisnis Anda atau kartu kredit bisnis bekerja dengan cara yang sama. Tentu saja, Anda harus menggunakan akun pengecekan atau tabungan bisnis atau kartu kredit bisnis yang terpisah.
Meskipun akun pribadi Anda tidak selalu menjadi masalah, ini membuat lebih sulit untuk membuktikan bahwa pemeriksaan pribadi ini digunakan untuk tujuan bisnis.
Ketika Anda pertama kali memulai bisnis Anda, Anda mungkin harus menggunakan akun pribadi untuk beberapa item. Sebagai contoh, saya baru -baru ini membentuk LLC baru dan saya harus menggunakan cek pribadi untuk pendaftaran di negara saya. Ketika Anda menggunakan akun pribadi untuk tujuan bisnis, pastikan Anda memiliki banyak dokumentasi. Dalam hal ini, saya mencetak tanda terima dari sekretaris negara bagian yang menunjukkan saya telah membayar untuk pendaftaran LLC. Dalam hal ini, cukup sulit untuk percaya bahwa ini untuk penggunaan pribadi.
Menggunakan Log Pengeluaran
Beberapa pengeluaran lebih sulit dibuktikan daripada yang lain. Dua contoh besar dari hal ini adalah biaya perjalanan, termasuk jarak tempuh, dan properti yang terdaftar. Dalam kedua situasi itu, cara terbaik untuk memenuhi permintaan IRS untuk bukti pengeluaran adalah dengan menyimpan catatan.
IRS lebih suka "pada saat itu" bukti . Artinya, catatan yang Anda buat pada slip pengeluaran atau tanda terima atau catatan jarak tempuh pada saat uang dibelanjakan lebih baik daripada daftar yang Anda tulis pada akhir tahun.
Menyimpan log jarak tempuh adalah, saya tahu, menyimpan catatan jarak tempuh adalah rasa sakit yang luar biasa. Ini berarti bahwa setiap kali Anda masuk ke mobil Anda (tidak masalah jika bisnis membayar untuk mobil, by the way), Anda harus mencatat:
- Tanggal
- Jarak tempuh
- Kemana kamu pergi
- Tujuan - bisnis atau pribadi - sespesifik mungkin.
Jika Anda ingin membuatnya lebih mudah, perhatikan jarak tempuh di mobil pada tanggal 1 Januari, dan kemudian catat jarak tempuh hanya untuk tujuan bisnis.
Untuk mengurangi biaya jarak tempuh bisnis, baik menggunakan pengurangan jarak tempuh standar atau biaya sebenarnya, Anda harus menunjukkan bahwa Anda telah menggunakan mobil setidaknya 50% dari waktu untuk bisnis.
Tip: Jika Anda terhubung ke ponsel cerdas Anda, cobalah aplikasi jarak tempuh atau aplikasi pengeluaran. Ini akan menghemat banyak kertas dan menjaga pengeluaran online log Anda.
Akhirnya, ingat bahwa perjalanan komuter l (bolak-balik bekerja) tidak dianggap sebagai biaya perjalanan yang dapat dikurangkan. Meskipun Anda dapat melacak pengeluaran perjalanan, jangan sertakan mereka dalam log perjalanan bisnis Anda.
Menggunakan Tanda Terima Perjalanan Bisnis
Selain log jarak tempuh, jika Anda melakukan perjalanan untuk bisnis, Anda harus melacak tanda terima untuk biaya.
Pengeluaran ini, seperti jarak tempuh, dilihat dengan cermat oleh auditor IRS, karena mudah untuk memasukkan biaya perjalanan pribadi dengan perjalanan bisnis.
Cara terbaik untuk membuktikan biaya perjalanan bisnis (termasuk hotel, penerbangan, penyewaan mobil, makanan dan hiburan) adalah menggunakan slip kartu kredit (menggunakan kartu nama Anda, tentu saja) dengan catatan tambahan tentang tujuan bisnis. Buat catatan pada saat Anda mengeluarkan biaya. Anda juga dapat menggunakan perencana hari, buku janji temu, atau kalender untuk mencatat acara perjalanan bisnis, lalu mengikatnya dengan tanda terima Anda.
Membeli Properti Terdaftar
Mari kita lihat lebih dekat pada printer all-in-one yang Anda beli. Printer juga dapat digunakan untuk pencetakan pribadi, dan IRS mengkategorikan jenis properti ini sebagai properti yang terdaftar . Mereka ada dalam daftar karena mereka dapat digunakan baik untuk keperluan pribadi atau bisnis. IRS membutuhkan bukti penggunaan bisnis yang lebih tinggi.
Anda harus secara khusus mendokumentasikan bagaimana Anda menggunakan properti terdaftar. Cara terbaik adalah menyimpan catatan dengan potongan properti (seperti catatan pengeluaran yang dijelaskan di bawah). Setiap kali Anda menggunakan printer atau properti terdaftar lainnya, catat tanggal, penggunaan (jumlah salinan, misalnya), pekerjaan tertentu (mencetak salinan brosur untuk bisnis ") dan apakah penggunaannya bisnis atau pribadi. Perhatikan juga biaya terkait dengan printer, seperti kartrid.
Pada akhir tahun, Anda harus dapat menunjukkan persentase penggunaan untuk bisnis dan kemudian menetapkan persentase itu ke biaya. Misalnya, jika Anda menemukan bahwa Anda telah menggunakan printer 60% dari waktu untuk bisnis, Anda dapat mengambil 60% dari biaya sebagai pengurang bisnis.
Sebagai pengingat, jika Anda memiliki properti di lokasi bisnis Anda (BUKAN kantor rumah Anda), Anda tidak perlu menyimpan catatan. Semua penggunaan di lokasi bisnis diasumsikan untuk tujuan bisnis.
Menggunakan Laporan Rekening
Katakanlah Anda kehilangan slip kartu kredit atau Anda tidak memiliki cek yang dibatalkan untuk pembelian printer tersebut. Anda dapat menggunakan pernyataan bank atau pernyataan kartu kredit untuk membuktikan pembelian bisnis tetapi Anda juga memerlukan verifikasi tambahan, dari buku janji, kalender, atau perencana hari.
Tidak ada hal seperti itu sebagai terlalu banyak bukti
Jika ada keraguan tentang apakah beberapa biaya untuk tujuan bisnis, sebaiknya ada beberapa cara untuk membuktikan biayanya.
Sistem Catatan Bisnis Anda
Akhirnya, catatan yang Anda simpan pada pengeluaran bisnis ini harus menjadi bagian dari sistem pencatatan bisnis Anda secara keseluruhan .