Pertanyaan: Apa yang Saya Sertakan dalam Buku Pegangan Pegawai atau Manual Kebijakan dan Prosedur?
Setiap bisnis yang memiliki karyawan (bahkan hanya satu karyawan) harus memiliki buku pegangan karyawan . Artikel ini menguraikan bagian-bagian yang harus dimasukkan dan beberapa masalah hukum yang perlu menjadi bagian dari buku pegangan.
Menjawab:
1. Manfaat Karyawan.
Jelaskan manfaat yang diberikan kepada karyawan. Jelaskan bagaimana karyawan dapat memenuhi syarat untuk mendapatkan manfaat dan apakah semua karyawan memenuhi syarat.
Beberapa majikan membatasi manfaat tertentu hanya kepada karyawan penuh waktu, jadi jelaskan apa artinya "penuh waktu". Anda dapat membatasi manfaat bagi karyawan yang telah menyelesaikan masa percobaan mereka; jelaskan bagaimana ini bekerja. Sertakan manfaat yang dibutuhkan oleh hukum, seperti kompensasi pekerja dan asuransi pengangguran. Anda harus membayar untuk ini, jadi Anda mungkin juga mendapatkan kredit untuk mereka. Akhirnya, sertakan diskusi Anda tentang kenaikan gaji dan promosi di sini, daripada di bagian evaluasi di bawah ini. Evaluasi tidak harus dikaitkan langsung dengan kenaikan gaji, meskipun seringkali sulit untuk dipisahkan.
2. Waktu Tidak Aktif
Anda tidak diwajibkan secara hukum untuk memberi waktu istirahat kepada karyawan, untuk liburan, liburan, waktu sakit atau waktu pribadi. Jadi, jika Anda memberi waktu istirahat, dapatkan beberapa kredit untuk itu. Jelaskan hari apa yang diberikan untuk liburan dan bagaimana kelayakan liburan ditentukan. Cantumkan deskripsi tentang bagaimana pembayaran ditentukan untuk cuti, untuk karyawan paruh waktu, misalnya.
Jelaskan keadaan yang mungkin menyebabkan karyawan kehilangan waktu libur; misalnya, jika seorang karyawan tidak bekerja sehari sebelum dan sesudah liburan, tidak ada bayaran yang diberikan untuk liburan.
e. Kebijakan Office.
Jelaskan semua kebijakan, termasuk pembatasan merokok dan penggunaan narkoba ("Kami adalah kantor non-merokok, non-narkoba."> Jelaskan alasan untuk kebijakan, jika Anda mau.
Termasuk kebijakan tentang non-diskriminasi. Yang paling penting, jelaskan kebijakan untuk kehadiran dan konsekuensi ketidakhadiran dan keterlambatan yang berlebihan. Lihat daftar kebijakan kantor lengkap ini.
4. Evaluasi, disiplin, dan pemutusan karyawan. Di bagian ini, jelaskan bagaimana dan kapan karyawan dievaluasi. Diskusikan proses disiplin untuk pelanggaran kebijakan. Misalnya, berapa banyak peringatan yang didapat karyawan karena muncul terlambat? Sertakan informasi tentang pelanggaran apa yang begitu parah sehingga menyebabkan pemutusan segera (penggunaan narkoba, pencurian, pelecehan, dll.), Dan jelaskan apa yang terjadi pada gaji karyawan jika terjadi penghentian. Anda juga harus menyertakan satu atau dua kalimat untuk memberi pemberitahuan (tentu saja Anda ingin pemberitahuan dua minggu). Tetapi Anda tidak perlu memberi tahu karyawan yang sedang diberhentikan, kecuali Anda menginginkannya.
5. Prosedur kantor.
Buku pegangan karyawan adalah tempat yang baik untuk menjalani prosedur kantor. Apa yang terjadi pertama di pagi hari? Apa yang kita lakukan jika terjadi kebakaran? Bagaimana cara vendor / permintaan luar ditangani? Memiliki masalah-masalah utama yang dibahas dalam buku pegangan membuat pelatihan karyawan baru menjadi lebih mudah dan memberi staf tempat untuk melihat ketika ada sesuatu yang muncul.
Dua item legal yang juga harus dimasukkan dalam buku panduan karyawan Anda:
1. Pernyataan "Tidak Ada Kontrak".
Anda tidak ingin ada karyawan yang berpikir bahwa mereka memiliki kontrak di mana Anda harus menyimpannya untuk jangka waktu tertentu. Pastikan karyawan tahu bahwa Anda tidak memberi mereka kontrak kerja tersirat. Anda harus dapat menghentikan karyawan kapan saja. Berhati-hatilah untuk tidak mengatakan sesuatu seperti "Setelah masa percobaan 90 hari Anda ...." Pernyataan ini menyiratkan bahwa orang tersebut dipekerjakan selama 90 hari, dan Anda dapat memutuskan bahwa mereka tidak bekerja setelah satu hari! Dapatkan bantuan seorang pengacara untuk menyusun bahasa "tidak ada kontrak" ini.
2. Tanda Tangan Karyawan. Berikan kepada setiap karyawan baru salinan buku pegangan yang disewa, minta karyawan membaca dan kemudian tandatangani bahwa dia memahami isi buku pegangan. Meskipun ini tidak akan mencegah masalah karyawan, mungkin membantu jika seorang karyawan mengajukan gugatan terhadap Anda, mengatakan bahwa mereka "tidak tahu" perilaku mereka dapat membuat mereka dipecat.
Lebih lanjut tentang buku pegangan karyawan