Cara Melakukan Penggajian di Kanada
Cara Melakukan Penggajian di Kanada
Sebagai perusahaan Kanada, ada lima langkah untuk menjalankan pembayaran gaji:
1. Membuka dan mengoperasikan akun penggajian dengan Canada Revenue Agency (CRA).
2. Mengumpulkan informasi yang diperlukan dari karyawan, seperti nomor asuransi sosial (SIN) dan formulir TD1 federal dan provinsi yang lengkap.
3. Membuat potongan gaji Kanada yang sesuai dari gaji karyawan setiap periode pembayaran.
4. Menyerahkan pemotongan gaji ini, bersama dengan bagian pemberi kerja dari kontribusi Rencana Pensiun Kanada (CPP) dan Asuransi Pekerjaan (EI), ke Badan Pendapatan Kanada jika diperlukan.
5. Melaporkan pendapatan dan potongan masing-masing karyawan pada slip T4 atau T4A yang sesuai dan mengajukan pengembalian informasi pada atau sebelum hari terakhir bulan Februari tahun kalender berikutnya.
Mari kita lihat detailnya.
Langkah 1) Buka dan operasikan akun penggajian dengan Canada Revenue Agency (CRA).
Anda akan membutuhkan akun program pemotongan gaji CRA untuk mengirimkan pemotongan gaji Anda ke Badan Pendapatan Kanada.
Jika Anda sudah memiliki Nomor Bisnis dan sebelumnya telah terdaftar untuk akun program CRA lainnya (seperti GST / HST), Anda hanya akan menambahkan akun pemotongan Penggajian ke akun program yang ada.
Jika Anda belum memiliki Nomor Bisnis , Anda harus mendapatkannya terlebih dahulu, yang dapat Anda lakukan dengan salah satu dari beberapa cara:
- daftar online menggunakan layanan Registrasi Bisnis Online (BRO)
- hubungi Canada Revenue Agency melalui telepon di 1-800-959-5525
- surat atau faks Formulir RC1, Permintaan Nomor Bisnis ke kantor layanan pajak (TSO) terdekat atau pusat pajak (TC)
Setelah Anda memiliki Nomor Bisnis, Anda dapat mendaftar untuk akun program melalui layanan Registrasi Bisnis Online (BRO), termasuk:
- pemotongan gaji
- GST / HST
- pajak perusahaan
- impor -ekspor
Langkah 2) Kumpulkan informasi yang diperlukan dari karyawan, seperti nomor asuransi sosial (SIN) dan formulir TD1 federal dan provinsi yang lengkap.
Sebagai bagian dari proses perekrutan , Anda harus memeriksa setiap kartu SIN karyawan baru dan mencatat nama karyawan dan SIN persis seperti yang muncul pada kartu. (Ingatlah untuk memperhatikan Nomor Asuransi Sosial yang dimulai dengan angka '9' ketika Anda melakukan ini, karena nomor ini menandakan seseorang yang tidak dapat Anda pekerjakan; ia bukan warga negara Kanada atau penduduk tetap dan berwenang untuk bekerja hanya untuk perusahaan tertentu dengan izin kerja yang sah yang dikeluarkan oleh Kewarganegaraan dan Imigrasi Kanada.)
Anda juga harus sudah memiliki karyawan baru mengisi Formulir TD1 federal dan provinsi yang tepat, Pengembalian Pajak Pribadi, yang menentukan berapa banyak pajak yang harus dipotong dari penghasilan pekerjaan seseorang.
Langkah 3) Buat pemotongan gaji yang sesuai dari gaji karyawan setiap periode pembayaran.
Tambahkan manfaat kena pajak karyawan Anda terlebih dahulu.
Apakah Anda menyediakan karyawan dengan papan dan penginapan, penggunaan mobil perusahaan, parkir atau pinjaman berbunga rendah? Apa pun yang Anda berikan kepada karyawan selain uang dapat dianggap sebagai manfaat kena pajak.
Dan jika gaji karyawan melibatkan tunjangan kena pajak, ini perlu ditambahkan ke penghasilan karyawan setiap periode pembayaran sebelum Anda membuat pemotongan gaji, karena total pendapatan menentukan jumlah total yang dikenakan pemotongan sumber, dan manfaat kena pajak dapat dikenakan. untuk kontribusi CPP, premi EI dan pemotongan pajak penghasilan seperti pendapatan lainnya.
Panduan Badan Pendapatan Kanada T4130, Panduan Pengusaha - Manfaat dan Tunjangan Kena Pajak memberikan rincian tentang cara menghitung nilai manfaat ini dan manfaat kena pajak mana yang terkena GST / HST.
Maka Anda siap untuk membuat potongan gaji Kanada Anda. Umumnya, pengusaha perlu membuat tiga potongan program pemerintah berikut dari gaji karyawan:
- Pajak penghasilan
- Sumbangan Rencana Pensiun Kanada (CPP)
- Asuransi Ketenagakerjaan (EI).
Anda mungkin memiliki potongan karyawan khusus untuk organisasi Anda seperti manfaat kesehatan yang diperluas, asuransi jiwa, rencana pensiun, dll.
1) Pengurangan Pajak Penghasilan
Untuk mengetahui berapa banyak pajak penghasilan yang perlu Anda kurangi dari gaji karyawan, Anda menggunakan tabel provinsi atau teritorial untuk provinsi atau wilayah tempat karyawan melaporkan untuk bekerja. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Kalkulator Pengurangan Pembayaran Online Badan Pendapatan Kanada, yang akan menghitung semua pemotongan gaji lainnya yang perlu Anda buat juga.
Namun, jika Anda tidak dapat menggunakan Kalkulator Pengurangan Kalkulator Online, semua tabel pemotongan daftar gaji yang Anda perlukan tersedia melalui laman Pengumpulan Pendapatan Kanada.
2) Mengurangi Kontribusi Rencana Pensiun Kanada (CPP)
Umumnya, Anda harus mengurangi kontribusi CPP jika seorang karyawan berusia lebih dari 18 tahun dan lebih muda dari 70 tahun, dalam pekerjaan yang dapat dipensiunkan, tidak cacat dan tidak menerima pensiun CPP atau QPP (Dana Pensiun Quebec).
Anda akan menemukan tautan ke tingkat kontribusi CPP, grafik maksimum dan pengecualian, serta informasi berguna lainnya tentang kontribusi CPP di laman Pensiun Pensiun Kanada ini dari Badan Pendapatan Kanada.
Jika Anda adalah Majikan di Quebec
Perhatikan bahwa provinsi Quebec memiliki rencana pensiun provinsi sendiri, Rencana Pensiun Quebec (QPP), Rencana Asuransi Orang Tua Quebec (QPIP) dan pajak pendapatan provinsinya sendiri -
"Pengusaha dengan karyawan di Quebec harus mengurangi kontribusi untuk QPP daripada CPP, jika pekerjaan itu dapat pensiun di bawah QPP. Pengusaha harus mengambil potongan untuk QPIP dan EI, jika pekerjaan itu dapat diasuransikan" Panduan T4001 Pengusaha - Pengurangan Penggajian dan Pengiriman Uang (Badan Pendapatan Kanada).
Kunjungi situs web Revenu Québec untuk informasi lebih lanjut.
3) Memotong Premi Asuransi Ketenagakerjaan (EI)
Biasanya, Anda mengurangi premi EI dari gaji karyawan pada setiap dolar dari pendapatan yang dapat diasuransikan hingga maksimum tahunan. Kontribusi EI perusahaan adalah 1,4 kali premi EI yang ditahan untuk setiap karyawan. Perhatikan bahwa tidak seperti CPP, tidak ada batasan usia untuk mengurangi premi EI. Ketika deduksi EI karyawan Anda mencapai jumlah maksimum tahunan, Anda berhenti menguranginya.
Lihat daftar tarif EI Premium Kanada dan maksimum untuk menentukan potongan EI untuk tahun tertentu. Perhatikan bahwa ada bagan terpisah untuk Quebec, yang memiliki struktur tarif yang berbeda.
Di tahun 2017, Penghasilan Tahunan yang Dapat Dihasilkan Maksimum adalah $ 51.300 dan pemotongan gaji harus dilakukan dengan Tingkat Federal sebesar 1,63% (1,27% di Quebec) dengan Premium Tahunan Karyawan Senior sebesar $ 836,19 ($ 651,51 di Quebec). Premi Pemberi Kerja Tahunan Federal Maksimum 2017 adalah $ 1,170.67 ($ 912,11 di Quebec).
Seperti pemotongan gaji lainnya, Anda dapat menggunakan Kalkulator Pengurangan Pembayaran Online Badan Pendapatan Kanada untuk menghitung jumlah Asuransi Kerja yang perlu Anda kurangi untuk setiap periode pembayaran.
Anda juga dapat menggunakan tabel yang disediakan oleh Badan Pendapatan Kanada, Panduan T4302, Daftar Pengurangan Tabel dan Panduan T4008, Tabel Tambahan Pengurangan Penggajian atau menghitungnya secara manual menggunakan metode ini.
Beberapa manfaat dan pembayaran yang Anda berikan kepada karyawan tidak dikenakan Asuransi Ketenagakerjaan; lihat daftar Badan Pendapatan Kanada ini.
Sebagai majikan Kanada, mungkin juga ada situasi khusus yang memengaruhi potongan EI Anda; lihat halaman Asuransi Ketenagakerjaan Badan Pendapatan Kanada untuk informasi tentang topik-topik seperti pekerjaan di luar Kanada, pembayaran khusus, dan mempekerjakan seorang anggota keluarga.
Langkah 4) Kirim pemotongan gaji karyawan Anda, bersama dengan kontribusi pemberi kerja, ke Badan Pendapatan Kanada.
Biasanya, Badan Pendapatan Kanada mengirimi Anda formulir pengiriman uang melalui pos setiap kali pembayaran pembayaran gaji jatuh tempo. Namun, sebagai perusahaan Kanada baru, Anda tidak akan memiliki formulir pembayaran untuk pembayaran pertama Anda, jadi Anda perlu mengirimkan cek atau wesel bayar ke Penerima Umum dengan Nomor Bisnis Anda (BN) yang tercetak di bagian belakang ke pusat pajak yang sesuai.
Dengan cek atau money order ini, Anda harus menyertakan surat yang menyatakan:
- bahwa Anda adalah pengirim baru,
- periode pengiriman uang Anda mencakup,
- nama lengkap perusahaan Anda, alamat, dan nomor telepon bisnis; dan
- Nomor Bisnis Anda.
Pengusaha baru digolongkan sebagai pengirim reguler oleh CRA, yang berarti Anda harus menyerahkan potongan Anda sehingga Badan Pendapatan Kanada menerima mereka pada atau sebelum hari ke-15 pada bulan berikutnya setelah bulan Anda melakukan pemotongan. Kemudian, setelah Anda membuat riwayat pengiriman uang, Anda mungkin menemukan diri Anda direklasifikasi sebagai pengolah triwulanan atau dipercepat dan harus menyelesaikan lebih sedikit dokumen.
Untuk informasi lebih lanjut tentang pengiriman uang, termasuk cara memperbaiki kesalahan pengiriman gaji, lihat halaman pemotongan pembayaran Pengurangan CRA.
Langkah 5) Lengkapi semua slip T4 dan pengembalian informasi.
Terakhir, sebagai majikan, setiap tahun Anda harus menyelesaikan T4 Slip untuk setiap karyawan dan mengisi formulir Ringkasan T4.
Anda harus mengajukan pengembalian informasi T4 dan memberikan slip T4 kepada karyawan pada atau sebelum hari terakhir bulan Februari setelah tahun kalender di mana informasi tersebut berlaku.
T4 Slips dapat diisi secara elektronik menggunakan aplikasi Formulir Web T4 Canada Revenue Agency (yang memungkinkan Anda mengajukan satu hingga enam slip T4 asli atau yang diubah) atau diisi online menggunakan formulir T4 PDF yang dapat diisi.
Untuk informasi lebih lanjut tentang slip T4, lihat halaman T4 CRA - Halaman Informasi untuk Pengusaha.
Formulir Ringkasan T4 juga dapat diisi dan diajukan secara elektronik. Anda juga dapat mengajukannya dalam bentuk kertas, dalam hal ini Anda harus mengirimkan ringkasan asli dan slip T4 terkait ke Pusat Teknologi Ottawa. Anda akan menemukan tautan ke alamat ini dan petunjuk baris demi baris untuk mengisi formulir Ringkasan T4 dengan mengikuti tautan di awal paragraf ini.
Informasi lebih lanjut tentang Menjalankan Penggajian di Kanada
Semua catatan bisnis Anda, termasuk catatan Anda terkait dengan penggajian, harus disimpan di tempat bisnis Anda atau di tempat tinggal Anda di Kanada kecuali Badan Pendapatan Kanada telah memberi Anda izin untuk menyimpannya di tempat lain.
Perhatikan juga bahwa catatan bisnis dan dokumen pendukung "yang diperlukan untuk menentukan kewajiban pajak Anda dan hak" harus disimpan untuk jangka waktu enam tahun.
Tidak Mematuhi Persyaratan Penggajian Kanada
Hukuman untuk ketidakpatuhan terhadap persyaratan penggajian Kanada berkisar dari denda $ 1.000 hingga $ 25.000, penjara hingga 12 bulan atau kombinasi keduanya. Halaman Penalti CRA memberikan rincian untuk pelanggaran dan kelalaian tertentu dari gagal membuat potongan gaji yang tepat untuk mengisi formulir informasi terlambat.
Lebih banyak Penggajian di Sumber Daya Kanada
Badan Pendapatan Kanada memiliki banyak sumber daya yang berkaitan dengan penggajian. Selain sumber daya CRA yang dikutip di atas, Anda mungkin menemukan Panduan Pengusaha ini sangat berguna:
- T4001: Panduan Pengusaha - Pengurangan dan Pengiriman Uang Penggajian
- T4130: Panduan Pengusaha - Manfaat dan Tunjangan Kena Pajak
Lihat juga:
Proses Perekrutan: Cara Menyewa Karyawan di Kanada
Langkah-langkah untuk Memulai Bisnis di Kanada
7 Cara Membuat Perekrutan Karyawan Lebih Mudah