Bagaimana Mengetahui Jika Anda Memiliki Masalah Pengendalian Inventaris
Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk menguji tekanan proses kontrol inventaris Anda. Salah satu metode adalah dengan meninjau ulang pengiriman yang baru saja dilewatkan ke pelanggan Anda. Apakah ada pengiriman yang terlewat karena kurangnya pemahaman tentang apa yang Anda miliki dan tersedia untuk dikirimkan?
Misalnya, Anda mungkin memiliki 100 masing-masing Bagian A dan seorang pelanggan meminta 100 masing-masing. Tapi mereka tidak membutuhkan Anda untuk mengirimnya sampai minggu depan, jadi 100 setiap Bagian A duduk di gudang Anda. Keesokan harinya, pelanggan lain menelepon dan meminta 100 setiap Bagian A. Anda jauh dari kantor, mengurus 40 juta hal lain yang perlu ditangani oleh pemilik usaha kecil, sehingga satu karyawan Anda yang lain mengambil panggilan . Itu satu karyawan lain diperiksa dan melihat 100 masing-masing Bagian A duduk di sana dan mengirimkannya pelanggan kedua. Minggu berikutnya, Anda perlu mengirimkan 100 setiap Bagian A ke pelanggan pertama, dan itu tidak ada di sana.
Bisnis kecil Anda mungkin memiliki masalah kontrol inventaris. Penting untuk mengetahui bukan hanya bisnis kecil Anda, tetapi apa yang Anda miliki yang tersedia untuk dikirimkan. Dalam kasus di atas, sementara satu karyawan Anda melihat bahwa Anda memiliki 100 setiap Bagian A untuk dikirimkan, tidak ada proses di tempat untuk memberi tahu bahwa 100 masing-masing dialokasikan ke pelanggan lain.
Audit Lantai ke Lembar
Metode lain yang dapat Anda gunakan untuk menguji tekanan kontrol inventaris Anda adalah melakukan audit lantai ke lembar. Itu berarti bahwa Anda berjalan keluar ke lantai gudang Anda (atau ruang stok, atau lemari aula, atau garasi - di mana pun bisnis kecil Anda menyimpan inventarisnya) dan Anda memilih beberapa item untuk dihitung.
Kami akan membahas berapa banyak item yang akan dihitung nanti, tetapi ketika Anda selesai, Anda kemudian mengambil angka-angka tersebut ke sistem Anda yang melacak inventaris. Ini mungkin WMS Anda (sistem manajemen gudang), ERP / MRP (perencanaan sumber daya perusahaan / perencanaan kebutuhan material), spreadsheet Excel, buku besar atau, mungkin, tumpukan Post-Its. Jika Anda tidak memiliki sistem yang melacak inventaris Anda - meskipun hanya berupa tumpukan Post-Its - Anda memiliki masalah kontrol inventaris.
Dalam audit lantai ke lembar, Anda kemudian membandingkan jumlah fisik yang baru saja Anda lakukan dengan apa yang dipikirkan sistem kontrol inventaris Anda. Sekali lagi, tujuan Anda harus 100% akurat. Jika nomor penghitungan fisik Anda tidak selaras dengan apa yang dipikirkan sistem kontrol inventaris Anda, tahukah Anda mengapa? Dan bisakah Anda menerapkan tindakan pencegahan untuk mencegah hal itu terjadi lagi? Beberapa alasan paling populer yang diperhitungkan tidak sejajar meliputi:
- Anda menerima pengiriman dari pemasok Anda, tetapi Anda tidak menghitung bagian-bagian dalam kotak. Daftar pengepakan seharusnya tidak dihitung sebagai 100% akurat. Buka kotak dan hitung isinya. Jika pemasok Anda mengatakan bahwa mereka mengirimi Anda 1.000 suku cadang dan mereka hanya mengirimi Anda 990 bagian, dan Anda tidak menangkap kesalahan - Anda tidak hanya memiliki masalah kontrol inventaris, tetapi Anda mungkin akhirnya memendek pelanggan Anda sendiri.
- Anda mengirim suku cadang ke pelanggan tetapi tidak menurunkan inventaris Anda dengan benar. Atau sama sekali. Pastikan Anda mengurangi pengiriman keluar dari total inventaris Anda secara waktu nyata.
- Masalah kualitas memaksa Anda menghapus sebagian inventaris Anda dari tumpukan inventaris yang dapat digunakan. Namun, sistem kontrol inventaris Anda tidak memiliki cara untuk membedakan antara dapat digunakan dan tidak dapat digunakan, sehingga sistem Anda mengatakan Anda memiliki lebih dari yang dapat Anda gunakan. Memiliki kemampuan untuk membedakan antara persediaan yang dapat digunakan dan tidak dapat digunakan tidak hanya merupakan fitur penting yang memungkinkan Anda untuk melacak bagian-bagian dengan masalah kualitas, tetapi juga dapat menjadi mekanisme untuk mengalokasikan inventaris ke pelanggan sambil menjaga bagian-bagian tersebut dalam persediaan.
- Apakah produk Anda berharga dan mudah dilepas? Sebuah perusahaan yang menjual landasan mungkin memiliki lebih sedikit masalah pencurian daripada perusahaan yang menjual koin emas. Pastikan rencana kontrol inventaris Anda mencakup cara menjaga keamanan produk Anda. Dan terapkan program hitungan siklus yang membantu Anda melacak inventaris Anda.
Cycle Count Program Basics
Program penghitung siklus adalah apa yang terjadi selama perhitungan dari lantai ke lembar. Program perhitungan siklus adalah suatu proses di mana Anda secara teratur menghitung persentase bagian Anda sehingga, selama setahun, Anda telah menghitung semuanya (atau setidaknya semua bagian Anda yang paling berharga).
Anda dapat menggunakan program perhitungan siklus bersamaan dengan inventaris fisik tahunan , yang biasanya membantu mengurangi varians dari persediaan fisik tersebut. Beberapa perusahaan menggunakan jumlah siklus daripada inventaris fisik tahunan, tetapi saya tidak merekomendasikan hal itu.
Untuk menentukan parameter program perhitungan siklus Anda, Anda perlu menentukan:
- Berapa jumlah total bagian yang harus Anda hitung?
- Apakah Anda akan menghitungnya selama setahun? Jika tidak, bagaimana Anda akan menentukan titik cutoff? Biasanya, perusahaan mengikuti aturan 80-20, yaitu 80% dari nilai inventaris Anda berasal dari 20% bagian Anda - jadi fokuslah untuk menghitung bahwa 20%.
- Seberapa sering Anda akan menghitung?
- Siapa yang akan melakukan penghitungan? Jika perusahaan Anda cukup besar, penghitung siklus haruslah seseorang yang kinerja pekerjaannya terkait dengan akurasi inventaris. Ini membantu menghilangkan potensi konflik kepentingan dalam proses perhitungan siklus. Jumlah siklus adalah audit - bukan alat peringkat kinerja pekerjaan.
- Bagaimana hitungannya akan dilakukan? Proses floor-to-sheet adalah metode yang disukai. Penghitung siklus harus diberi daftar nomor bagian dan lokasi. Penghitung kemudian pergi ke lantai dan menghitungnya. Dia seharusnya tidak tahu berapa banyak yang akan terjadi di sana. Metode lain adalah hitungan lembar ke lantai. Ini adalah kebalikan dari metode lantai ke lembar. Metode sheet-to-floor dimulai ketika Anda menyerahkan counter Anda daftar bagian dan jumlah yang sesuai menurut sistem pelacakan inventaris Anda. Counter kemudian mengaudit kuantitas fisik di rak-rak dibandingkan dengan jumlah sistem.
Dengan memahami faktor proses hitung siklus di atas, Anda dapat membangun program hitung siklus Anda. Misalnya, jika Anda memiliki 500 nomor bagian untuk dihitung dan Anda dapat menghitung sekali setiap minggu, maka Anda dapat menghitung 10 bagian per minggu (atau hanya dua per hari). Pada akhir tahun 50-minggu, Anda akan menghitung semua 500 nomor bagian. Ingatlah untuk menghitung nomor bagian yang berbeda dengan setiap hitungan, untuk menghindari penghitungan berlebihan satu nomor bagian dan di bawah menghitung yang lain.
Selama proses ini, penting untuk mengetahui kapan jumlah inventaris Anda tidak aktif. Itu sebabnya penghitung siklus seharusnya bukan supervisor gudang atau petugas kontrol inventaris. Sudah menjadi sifat manusia bagi karyawan untuk menempatkan perbaikan pada tempatnya tanpa meningkatkan masalah mendasar kepada manajemen. Sebagai pemilik atau manajer bisnis kecil, Anda harus tahu kapan proses kontrol inventaris yang mendasarinya tidak berfungsi, sehingga Anda dapat menerapkan tindakan pencegahan untuk mencegah masalah hilir.
Mengatasi Masalah Kontrol Inventaris
Program perhitungan siklus, dikombinasikan dengan inventaris fisik tahunan, berjalan jauh menuju pemecahan masalah pengendalian persediaan. Program penghitungan siklus membantu mengidentifikasi kekurangan dalam pengendalian inventaris, tetapi terserah Anda untuk membuat perubahan untuk memperbaiki masalah yang disimpulkan oleh program siklus siklus Anda.