Bagaimana Rekaman Pendapatan Karyawan Diciptakan dan Digunakan
Catatan penghasilan karyawan adalah catatan tentang bagaimana gaji karyawan dihitung, untuk setiap periode pembayaran selama setahun, dengan total tahun berjalan yang berjalan.
Apa yang Disertakan dalam Rekaman Pendapatan Pegawai
Catatan penghasilan karyawan mencakup informasi dan perhitungan berikut untuk setiap gaji.
- Pertama, gaji kotor dihitung, untuk setiap jam dan untuk karyawan yang digaji.
- Kemudian, pajak pemotongan federal, negara bagian, dan lokal dihitung, berdasarkan jumlah pembayaran bruto. Jumlah pajak pendapatan federal dihitung berdasarkan formulir W-4 karyawan.
- Pengurangan pajak FICA (jaminan sosial dan Medicare) dihitung, berdasarkan pembayaran bruto.
- Pengurangan sukarela lainnya disertakan.
- Semua pemotongan dan pemotongan dijumlahkan.
- Pembayaran bersih dihitung, sebagai pembayaran kotor dikurangi total pemotongan dan pengurangan.
Contoh Satu Baris Dari Rekaman Pendapatan Pegawai:
Ini adalah satu catatan, dari satu periode pembayaran untuk satu karyawan. Jumlah pemotongan tersebut dijumlahkan. Gaji bersih adalah pembayaran kotor dikurangi total pemotongan.
Rekam Penghasilan Karyawan
| Bayaran Bruto | Pajak Penghasilan Federal Dirahasiakan | Pajak Penghasilan Negara Dirahasiakan | FICA Tax Dirahasiakan | Total Dirahasiakan | Gaji bersih |
| $ 850,00 | $ 170,00 | $ 65,02 | $ 25,99 | $ 261,01 | $ 588,99 |
Bagaimana Rekaman Pendapatan Karyawan Digunakan
Informasi tentang catatan pendapatan karyawan memiliki beberapa tujuan:
- Tujuan utama dari catatan ini adalah untuk menghitung gaji bersih karyawan (gaji)
- Catatan diberikan kepada karyawan untuk menunjukkan bagaimana perhitungan dilakukan, jika karyawan memiliki pertanyaan.
- Rekaman ini digunakan untuk melacak semua pendapatan karyawan untuk tahun ini, untuk menyiapkan formulir W-2 - upah tahunan dan laporan pajak - diberikan kepada karyawan setelah akhir tahun.
- Total untuk semua karyawan untuk periode pembayaran, untuk pemotongan pajak FICA federal, negara bagian, dan akhir, dimasukkan ke dalam rekening hutang, untuk tujuan pelaporan untuk Formulir 941 - laporan perusahaan triwulanan
- Akun hutang untuk pajak FICA juga ditambahkan oleh kontribusi majikan, yang sesuai dengan pemotongan karyawan. Jadi, dalam contoh di atas, baik karyawan dan majikan berhutang $ 65,02 untuk periode pembayaran ini.
- Total gabungan dari karyawan yang menahan pajak penghasilan dan pajak FICA, ditambah kontribusi majikan untuk pajak FICA, dihitung dan dikirim ke IRS.
- Total pemotongan FICA dimonitor, untuk memastikan bahwa bagian Jaminan Sosial dihentikan ketika karyawan mencapai Jaminan Sosial maksimum untuk tahun ini.
- Pembayaran kotor dipantau untuk menyertakan pajak Medicare tambahan jika gaji kotor karyawan melebihi jumlah tertentu.
Item Lain yang Dapat Dimasukkan ke dalam Catatan Penghasilan Karyawan
Nama, alamat, dan nomor jaminan sosial karyawan,
Status perkawinan karyawan dan jumlah pengecualian (dari Formulir W-4), untuk tujuan menghitung pemotongan pajak penghasilan federal.
Pengurangan untuk kontribusi sukarela oleh karyawan untuk rencana kesehatan karyawan,
Pengurangan untuk kontribusi karyawan untuk 401 {(k) atau 403 (b) rencana
Rekaman tunjangan yang dibayarkan kepada karyawan, dan bagaimana nilainya ditentukan
Tanggal kerja untuk setiap karyawan
Pembayaran khusus seperti pembayaran sakit , pembayaran cuti bersama, pembayaran cacat, dan pembayaran asuransi jiwa.
Penggantian untuk perjalanan karyawan , makan dan hiburan , atau pengeluaran harian
Penggantian untuk penggunaan kendaraan pribadi oleh karyawan untuk tujuan bisnis.
Semua pembayaran kepada karyawan dan tunjangan karyawan harus dikategorikan pada catatan pendapatan karyawan, sehingga mereka dapat dicatat dengan benar untuk keperluan pajak pada Formulir W-2.