Organisasi Pembelian Setiap Perusahaan Sangat Penting untuk Keberhasilannya
Fungsi pembelian dari setiap perusahaan sangat penting bagi keberhasilan perusahaan itu. Dengan bernegosiasi dengan vendor, departemen pembelian dapat memperoleh barang berkualitas terbaik, dengan harga terbaik, pada waktu pengiriman yang tepat.
Dengan cara ini, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memiliki suku cadang yang tersedia untuk proses manufaktur mereka, yang pada gilirannya memungkinkan tim produksi untuk memproduksi dan mengirimkan barang berkualitas kepada pelanggan.
Cara di mana suatu departemen pembelian terstruktur secara langsung bergantung pada cara di mana perusahaan beroperasi. Memiliki organisasi pembelian yang terstruktur dengan cara yang salah dapat menyebabkan biaya yang lebih tinggi untuk material dan inkonsistensi untuk produksi barang jadi, yang dapat menyebabkan penurunan kepuasan pelanggan.
Bisnis kecil
Untuk usaha kecil, pembelian bahan adalah sama pentingnya dengan perusahaan besar. Sebuah usaha kecil beroperasi dengan cara yang ramping, dan proses pembeliannya mungkin sederhana, tetapi tetap harus beroperasi dengan sukses.
Sebuah bisnis kecil mungkin memiliki satu pembelian profesional yang harus mendapatkan semua barang yang dibutuhkan untuk bisnis. Keuntungan dari pembelian profesional tunggal adalah bahwa mereka biasanya akan memiliki hubungan pribadi dengan vendor dan dapat bertindak cepat ketika masalah muncul.
Namun, mereka perlu memastikan bahwa bahan tiba ketika dibutuhkan dan dengan harga yang tepat.
Ketika bisnis tumbuh, para profesional pembelian tunggal dapat dengan mudah menjadi kewalahan dan ini dapat menyebabkan ketidakmampuan mereka untuk tetap di atas vendor dan pengiriman.
Penting bagi usaha kecil untuk memahami bahwa perusahaan yang sedang tumbuh perlu memastikan bahwa departemen pembelian mereka tumbuh selangkah demi selangkah untuk memastikan bahwa mereka mempertahankan efisiensi yang telah dibuat.
Pembelian Terpusat
Perusahaan yang lebih besar sering mengadopsi struktur pembelian terpusat dengan semua staf pembelian melaporkan kepada eksekutif pembelian.
Organisasi pembelian terpusat akan mengakomodasi persyaratan pembelian untuk seluruh perusahaan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan memiliki tujuh pabrik di seluruh AS, organisasi pembelian pusat akan berlokasi di satu lokasi, dan membeli barang untuk semua tujuh pabrik.
Ada sejumlah alasan mengapa perusahaan akan memilih jenis struktur pembelian ini. Dengan memiliki satu organisasi pembelian, perusahaan dapat memanfaatkan total pengeluaran perusahaan ketika bernegosiasi dengan vendor. Ini harus memungkinkan departemen pembelian untuk memastikan harga dan ketentuan terbaik dari vendor dengan menawarkan kepada mereka komitmen untuk membeli dalam volume yang lebih besar.
Organisasi pembelian terpusat juga memungkinkan pembelian profesional untuk berspesialisasi dalam satu area. Misalnya, petugas pembelian dapat bekerja dengan vendor yang menyediakan produk baja, sedangkan jika mereka berada di departemen pembelian yang lebih kecil, mereka harus bekerja dengan vendor dari banyak industri.
Perusahaan sering menyukai departemen pembelian terpusat karena memberi mereka tingkat kontrol yang lebih tinggi atas proses pembelian.
Dengan pembelian dibubarkan di seluruh organisasi, maka akan ada jumlah yang jauh lebih besar dari personel yang terlibat dalam proses dan kurang kontrol proses pembelian.
Pembelian Terdesentralisasi
Organisasi dengan banyak lokasi dapat mengadopsi model pembelian yang terdesentralisasi.
Ini memungkinkan setiap fasilitas atau sekelompok fasilitas untuk melakukan pembelian sendiri. Model pembelian ini dapat berhasil di mana budaya organisasi sedemikian rupa sehingga setiap lokasi bertindak sebagai pusat laba sendiri, atau memiliki bisnis yang berbeda dari lokasi lain.
Bagi perusahaan yang telah memperoleh bisnis yang mungkin tidak sama dengan bisnis inti mereka, maka struktur pembelian yang terdesentralisasi akan lebih tepat. Organisasi pembelian lokal akan sering beroperasi serupa dengan model bisnis kecil di mana mereka akan memiliki hubungan yang lebih dekat dengan vendor lokal dan dapat bereaksi dengan cepat ketika diperlukan.
Di mana fasilitas memerlukan pengiriman barang pada saat pemberitahuan, model pembelian terpusat tidak tepat.
Jika kehabisan stok sudah dekat, dan manufaktur akan dihentikan, maka vendor lokal sering dapat memberikan hari yang sama, sedangkan pembelian terpusat mungkin akan berurusan dengan vendor nasional yang tidak akan dapat menawarkan respons yang sama.
Banyak perusahaan telah mencoba untuk mengadopsi campuran pembelian terpusat dan terdesentralisasi, di mana fasilitas memiliki tanggung jawab pembelian untuk barang-barang produksi penting tertentu, tetapi organisasi pembelian pusat memiliki tugas membeli barang-barang non-kritis atau barang-barang layanan bersama.
Artikel ini telah diperbarui oleh Gary Marion, Ahli Logistik dan Rantai Pasok di The Balance.