01 - Pembelian Eksekutif
02 - Rasionalisasi Data Yang Ada
Setiap perusahaan yang telah memperoleh data selama periode waktu akan memiliki database vendor yang berisi data saat ini, duplikat, ketinggalan zaman dan salah. Jika perusahaan Anda memiliki beberapa departemen pembelian yang terpisah secara geografis, tingkat ketidakakuratannya berlipat ganda. Untuk strategi pembelian kelas dunia yang akan diterapkan, data dari setiap departemen pembelian harus diperbarui untuk mencerminkan data vendor saat ini dan dirasionalisasi untuk menghilangkan data duplikat, salah dan tidak perlu. Manfaat memiliki data yang akurat untuk perusahaan Anda adalah memungkinkan keputusan dibuat secara akurat. Hal ini memungkinkan departemen pembelian Anda untuk menganalisis pengeluaran di vendor yang digunakan di lebih dari satu area pembelian. Setelah pemahaman yang lebih besar tentang di mana uang dibelanjakan di perusahaan, perusahaan akan memiliki pengaruh yang lebih besar dengan vendor.
03 - Ambil Keuntungan dari Program Insentif Vendor
Sudah menjadi norma bagi perusahaan untuk membayar vendor selambat mungkin. Jika vendor memiliki kontrak selama 45 hari maka mereka tidak akan pernah menerima pembayaran mereka sebelum hari ke-45. Untuk mendorong perusahaan membayar tagihan mereka sebelum tanggal kontrak dinegosiasikan, vendor menawarkan potongan harga, diskon, dan insentif lainnya. Tetapi vendor telah menemukan bahwa meskipun ada insentif, perusahaan masih belum membayar lebih awal. Satu teori adalah bahwa perusahaan memasukkan syarat pembayaran ke dalam sistem ERP mereka dan melupakannya. Cek dipotong berdasarkan data itu dan insentif vendor tidak pernah terealisasi. Strategi pembelian kelas dunia harus menerima diskon ini dan perusahaan harus memastikan bahwa mereka mengambil setiap insentif yang mungkin. Dalam masa ekonomi yang sulit ini, perusahaan tidak mampu memberikan diskon yang signifikan. Selain itu, negosiasi dengan vendor juga harus termasuk mendapatkan diskon lebih besar untuk pembayaran pada penerimaan barang atau bahkan pembayaran di muka.
04 - Melaksanakan Evaluasi Vendor
Strategi pembelian yang baik harus mencakup metode yang mengukur vendor. Proses evaluasi harus mencakup tidak hanya kinerja pengiriman tetapi juga melacak metrik yang kurang jelas seperti di bawah atau di atas pengiriman, kualitas barang yang dikirim dan kinerja layanan pelanggan vendor. Metrik ini mungkin tidak selalu menjadi nilai yang terukur, tetapi terkadang metrik bersifat subyektif. Jika pedoman kebijakan diterapkan untuk evaluasi subyektif, maka semua vendor dapat diukur secara merata. Jangan lupa untuk memberi tahu vendor bahwa mereka sedang dievaluasi. Jika mereka tahu pelanggan mereka mengawasi mereka, mungkin mereka akan meningkatkan permainan mereka.
05 - Menyewa Profesional Pembelian
Begitu banyak perusahaan percaya bahwa keterampilan dasar administrasi adalah satu-satunya prasyarat untuk posisi di departemen pembelian. Pandangan ini sangat naif mengingat bahwa juru tulis ini bertugas menghabiskan banyak sumber daya perusahaan. Profesional pembelian adalah kunci untuk menerapkan organisasi pembelian kelas dunia. Keterampilan yang diperlukan untuk organisasi pembelian kelas dunia meliputi pengetahuan tentang bisnis yang mereka beli, keterampilan analitis, keterampilan negosiasi dan keterampilan interpersonal. Dengan merampas departemen pembelian karyawan Anda yang berpengalaman dalam keterampilan ini, perusahaan Anda dapat menemukan dirinya terikat dalam kontrak akan vendor yang salah, untuk materi yang salah, dan dengan harga yang salah. organisasi pembelian termasuk pengetahuan tentang bisnis yang mereka beli, keterampilan analitis, keterampilan negosiasi dan keterampilan interpersonal. Dengan merampas departemen pembelian karyawan Anda yang berpengalaman dalam keterampilan ini, perusahaan Anda dapat menemukan dirinya terikat dalam kontrak akan vendor yang salah, untuk materi yang salah, dan dengan harga yang salah.
06 - Mengurangi Jumlah Vendor
Perusahaan memiliki ratusan vendor, beberapa memiliki ribuan, banyak yang memiliki ribuan, bahkan puluhan ribu. Memiliki ribuan vendor di sistem Anda, tidak hanya membutuhkan banyak perawatan, itu juga bisa sangat mahal. Jika departemen pembelian memesan barang dari dua puluh vendor yang berbeda setiap hari, itu berarti dua puluh pesanan pembelian yang harus dikirim, dua puluh biaya pengiriman yang harus dibayar dan dua puluh tanda terima barang yang perlu diproses ketika barang tiba. Selain biaya tambahan, mungkin ada tabungan yang tidak disadari. Berapa banyak dari dua puluh penjual yang menjual produk yang sama atau serupa. Jika dua puluh vendor dikurangi menjadi lima, maka biaya pemrosesan akan berkurang dan mungkin biaya bahan telah dinegosiasikan lebih rendah.
07 - Pembelian Terpusat
Jika perusahaan Anda memiliki sejumlah lokasi yang tersebar secara geografis, Anda mungkin berpikir bahwa tidak mungkin untuk menerapkan strategi pembelian kelas dunia. Sangat bijaksana bagi perusahaan untuk memikirkan pengeluaran keseluruhan mereka sebagai fungsi utama. Memiliki organisasi pembelian terpusat, perusahaan dapat meninjau total pembelian dan memilih vendor yang dapat menyediakan sebagian besar barang dengan biaya terbaik. Skenario ini tidak akan mencakup semua barang yang digunakan di semua lokasi dan organisasi pembelian pusat harus bekerja dengan lokasi untuk mengidentifikasi pemasok lokal yang memfasilitasi kebutuhan lokasi terpencil.
08 - Mendapatkan Yang Paling Banyak dari Vendor
Merundingkan kesepakatan dengan vendor bisa menjadi urusan yang panjang dengan tidak ada pihak yang senang dengan hasilnya. Memiliki hubungan yang buruk dengan vendor Anda di awal kontrak bukanlah cara di mana organisasi pembelian kelas dunia beroperasi. Vendor merupakan bagian penting dari rantai pasokan Anda. Bahan yang mereka sediakan diperlukan pada tanggal tertentu sehingga pesanan Anda dikirim ke pelanggan pada tanggal yang dijanjikan. Membuat vendor Anda menjadi mitra, bukan hanya vendor lain, akan membantu memastikan bahwa pesanan Anda benar dan tepat waktu. Negosiasi dengan vendor Anda harus fokus pada manfaat menjadi vendor; menunjukkan kepada mereka bahwa jika Anda berhasil, mereka akan sukses. Negosiasi yang berfokus pada klausul penalti dan denda untuk kualitas yang buruk dan tanggal pengiriman yang terlewatkan akan membuat vendor kurang bersedia untuk mengakomodasi kebutuhan Anda.
09 - Memaksimalkan Teknologi
Ada beberapa perusahaan yang masih menggunakan Rolodex, daftar permintaan pembelian melalui pembelian melalui kertas dan memanggil pesanan pembelian mereka ke vendor. Sebagian besar memiliki semacam perangkat lunak pembelian, bahkan jika itu adalah spreadsheet Excel, yang melacak pesanan dan pembelanjaan secara keseluruhan. Dengan diperkenalkannya perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP), perusahaan dapat mengintegrasikan departemen pembelian mereka ke dalam rantai pasokan mereka untuk memanfaatkan data real-time. Namun, disitulah banyak perusahaan berhenti. Strategi pembelian kelas dunia melangkah lebih jauh untuk mendapatkan manfaat yang ditawarkan kepada mereka oleh sistem ERP mereka. Perusahaan dapat mengadopsi teknik alur kerja dalam sistem ERP mereka untuk mengotomatisasi persetujuan dan pembayaran, sehingga mengurangi waktu yang harus diintervensi oleh staf pembelian. Data yang dihasilkan oleh ribuan transaksi pembelian dapat digunakan di gudang data untuk membantu pembelian profesional dengan metrik dalam evaluasi vendor dan negosiasi kontrak.