Bagaimana cara kerja modul Pembelian di SAP?
Bisnis dengan ukuran apa pun menggunakan fungsi rantai pasok mereka untuk membeli barang baik untuk memproduksi barang jadi atau untuk menyediakan layanan. Sebelum departemen pembelian dapat membeli materi di SAP, infrastruktur unik departemen harus dikonfigurasi.
Untuk merancang struktur yang paling memenuhi kebutuhan bisnis, Anda perlu memahami struktur organisasi SAP dan keputusan yang harus dibuat oleh departemen pembelian.
Struktur Organisasi Pembelian SAP
Setiap departemen pembelian adalah unik, tetapi struktur organisasi yang ditentukan dalam SAP akan memungkinkan perusahaan untuk mengadopsi praktik terbaik untuk memaksimalkan manfaat dari sistem.
- Organisasi Pembelian - Ini adalah tingkat tertinggi dari infrastruktur pembelian. Organisasi pembelian didefinisikan sebagai sekelompok aktivitas pembelian yang terkait dengan semua atau bagian tertentu dari perusahaan.
Jika suatu perusahaan memiliki sejumlah besar lokasi yang secara geografis independen maka setiap daerah mungkin memiliki organisasi pembelian mereka sendiri. Namun, usaha kecil dengan satu atau dua lokasi hanya dapat menggunakan satu organisasi pembelian.
- Grup Pembelian - Kelompok pembelian dapat didefinisikan sebagai orang atau sekelompok orang yang berurusan dengan produk atau kelompok produk tertentu yang dibeli melalui organisasi pembelian.
Dalam organisasi yang lebih besar sering ada kelompok profesional pembelian di departemen pembelian yang bekerja dengan pemasok atau jenis pemasok tertentu.
Membeli Dokumen
Ada sejumlah dokumen pembelian yang digunakan oleh departemen pembelian di SAP.
- Purchase Requisition - Jika suatu produk diperlukan melalui proses perencanaan produksi, permintaan pembelian dapat dihasilkan. Produk dan layanan bukan bagian dari proses perencanaan dapat diminta secara manual menggunakan permintaan pembelian.
Permintaan dapat dibuat oleh pengguna yang berwenang dan mereka akan meminta item dari katalog berbasis web atau dengan memasukkan rekuisisi langsung ke sistem SAP . Jika daftar permintaan diajukan untuk item yang belum dibeli sebelumnya, permintaan untuk kutipan dapat dibuat dan dikirim ke vendor yang ada atau yang baru.
- Permintaan Penawaran - Jika produk tidak dapat dibeli dari pemasok yang dikontrak atau harga dan kualitas tidak dapat diterima, departemen pembelian dapat mengirim pemasok baru atau yang sudah ada, sebuah Permintaan Kuotasi (RFQ).
Pemasok dapat meninjau RFQ dan mengirim kembali harga dan ketentuan terbaik mereka untuk barang-barang tersebut.
- Quotation - Ketika pemasok mengirim kembali kutipan mereka, mereka dapat dimasukkan ke SAP dan kemudian departemen pembelian dapat meninjau dan membandingkan.
Mungkin ada beberapa negosiasi dengan pemasok untuk penawaran terbaik, di mana departemen pembelian akan mencoba mendapatkan waktu pengiriman, diskon, atau biaya pengiriman yang lebih menguntungkan.
- Purchase Order - Ini adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh departemen pembelian kepada vendor, yang mengidentifikasi produk atau layanan yang diperlukan, jumlah, dan harga yang dinegosiasikan yang disetujui oleh pemasok dan bagian pembelian.
Adalah mungkin untuk mengatur sistem sehingga vendor harus mengakui bahwa mereka telah menerima pesanan pembelian.
Juga, dimungkinkan untuk meminta vendor mengirimkan pemberitahuan pengiriman lanjutan, sehingga Anda dapat mengetahui kapan barang tersebut akan dikirimkan .
- Kontrak - Alih-alih satu pesanan pembelian dengan vendor, adalah mungkin untuk membuat kontak di mana vendor setuju untuk mengirim sejumlah item tertentu selama periode waktu tertentu.
Juga, kontrak bisa menjadi kontrak nilai di mana bukan kuantitas; kontak adalah untuk jumlah total barang yang dibeli selama periode tertentu.
- Perjanjian Penjadwalan - Perjanjian ini dengan vendor berarti bahwa akan ada kontrak untuk memasok barang pada interval terjadwal selama periode waktu tertentu.
Fungsi Pembelian SAP dirancang sedemikian rupa sehingga penggunanya dapat membantu organisasi mereka memberikan pesanan yang diinginkan pelanggan kepada pelanggan mereka, ketika pelanggan tersebut menginginkan pesanan tersebut - dan mencapai itu dengan membelanjakan sedikit persediaan sebanyak mungkin.
Artikel Pembelian SAP ini telah diperbarui oleh Gary Marion, Ahli Logistik dan Rantai Pasok.