Pengurangan harga pembelian dapat memungkinkan perusahaan untuk memenangkan bisnis
Pengurangan biaya bahan baku dan jasa dapat memungkinkan perusahaan untuk secara kompetitif memasarkan harga barang jadi mereka untuk memenangkan bisnis. Ukuran kinerja yang jelas dari keberhasilan departemen pembelian adalah jumlah uang yang disimpan oleh perusahaan.
Namun, ada sejumlah pengukuran kinerja yang dapat digunakan oleh bisnis ketika mengukur kinerja pembelian. Ini termasuk:
- Efisiensi Pembelian
- Efektivitas Pembelian
- Fungsionalitas Pembelian
- Pengukuran Kinerja
Efisiensi Pembelian
Biaya administrasi adalah dasar untuk mengukur efisiensi pembelian. Pengukuran kinerja ini tidak berhubungan dengan jumlah barang yang dibeli yang dibeli oleh departemen.
Pengukuran berkaitan dengan seberapa baik departemen pembelian melakukan dalam kegiatan yang mereka harapkan untuk tampil terhadap anggaran yang ada untuk departemen.
Jika biaya pembelian berada dalam anggaran maka efisiensi departemen pembelian akan melebihi harapan. Jika departemen menggunakan dana di atas anggaran maka fungsi pembelian tidak efisien.
Efektivitas Pembelian
Harga yang dibayar departemen pembelian untuk suatu barang belum tentu merupakan pengukuran kinerja pembelian yang baik.
Harga suatu barang dapat berfluktuasi karena kondisi pasar, ketersediaannya, dan tekanan permintaan lainnya. Oleh karena itu, departemen pembelian mungkin tidak dapat mengendalikan harga. Metode yang populer untuk menilai keefektifan pembelian adalah meninjau rasio perputaran persediaan . Rasio mengukur berapa kali, rata-rata bahwa persediaan digunakan, atau berbalik, selama periode tersebut.
Rasio digunakan untuk mengukur likuiditas persediaan. Namun, ini tidak selalu merupakan ukuran besar dari efektivitas pembelian karena persyaratan musiman untuk memiliki barang dalam persediaan dapat membuat pengukuran ini tidak akurat.
Fungsionalitas Pembelian
Kinerja pembelian dapat diukur terhadap persyaratan fungsional dari fungsi pembelian.
Fungsi utama departemen adalah menyediakan barang yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya serendah mungkin. Pengukuran kinerja dapat mempertimbangkan elemen-elemen ini, tetapi tidak memperhitungkan faktor - faktor yang mungkin berhubungan dengan stabilitas pemasok, masalah kualitas material, dan diskon pemasok.
Pengukuran Kinerja
Kinerja fungsi pembelian dapat diukur menggunakan berbagai pengukuran.
Perusahaan dapat memutuskan pengukuran efektivitas mana yang relevan dengan kinerja departemen pembelian mereka. Pengukuran dapat meliputi:
- Penghematan biaya. Jika departemen pembelian membeli barang dengan harga lebih rendah daripada yang sebelumnya, maka itu adalah penghematan biaya. Hal ini dapat terjadi ketika pemasok baru ditemukan, barang pengganti yang lebih murah digunakan, kontrak baru telah ditandatangani dengan vendor, metode transportasi yang lebih murah telah ditemukan, atau departemen pembelian telah merundingkan harga yang lebih rendah dengan pemasok yang ada.
- Peningkatan Kualitas. Ketika suatu barang memiliki kualitas yang ditingkatkan baik dengan menggunakan pemasok yang berbeda atau dengan bernegosiasi dengan pemasok yang ada, perbaikan akan tercermin dalam pengurangan limbah atau sumber daya produksi.
- Pembelian Perbaikan. Efisiensi dalam metode yang digunakan di departemen pembelian akan meningkatkan efektivitas. Ini dapat termasuk pengenalan EDI, sistem e-procurement, inventaris yang dikelola vendor dan membayar pada proses penerimaan.
- Perbaikan Transportasi. Ketika departemen pembelian bernegosiasi dengan operator atau sejumlah operator untuk mengurangi biaya pengangkutan barang dari vendor ke fasilitas produksi, biaya unit barang akan berkurang. Penghematan biaya ini dapat digunakan sebagai ukuran efektivitas.
Kinerja Pembelian
Sejumlah penelitian telah dilakukan pada pembelian kinerja dan hasilnya telah mencatat bahwa tidak ada satu metode yang akan mencakup setiap departemen pembelian.
Namun, ada sejumlah langkah kunci yang ditemukan umum dalam mengevaluasi kinerja. Yakni, penghematan biaya, kualitas vendor, metrik pengiriman, efektivitas harga, dan aliran inventaris.
Meskipun langkah-langkah kunci ini umum, bobot yang ditempatkan pada langkah-langkah ini sama sekali tidak seragam dan akan bervariasi antara industri dan bisnis. Selain itu, pentingnya langkah-langkah ini untuk efektivitas keseluruhan departemen pembelian akan berubah dari waktu ke waktu dan oleh karena itu perlu dinilai dan dimodifikasi secara berkala.
Diperbarui oleh Gary Marion, Ahli Logistik dan Rantai Pasokan.