Apakah bisnis kecil Anda terlalu sibuk untuk menyiapkan kartu skor pemasok?
Jika Anda adalah pemilik usaha kecil - atau hanya bekerja di bisnis kecil - dan rantai pasokan adalah salah satu hal yang perlu Anda jaga, tetapi Anda tidak punya waktu untuk memikirkannya, jangan khawatir.
Pemasok kartu skor adalah cara yang bagus untuk menjaga jari Anda pada denyut nadi kinerja pemasok Anda. Dan ada cara mudah dan praktis untuk menerapkan dan memelihara kartu skor tersebut - sehingga Anda dapat melakukan jutaan hal lain yang harus Anda lakukan hari ini .
Data
Perusahaan-perusahaan besar, dengan tumpukan uang yang digunakan para eksekutif mereka sebagai dinding panjat tebing, membayar mahal untuk data. Dan kemudian mereka menggandakan diri dan membayar lebih banyak uang untuk membuat analis, memotong, dan memahami data itu. Bagaimana Anda bisa diharapkan untuk mengumpulkan, menganalisis dan memahami data itu - dan memasukkan apa yang mungkin berguna dalam kartu penilaian pemasok Anda?
Nah, kabar baiknya adalah Anda sudah memiliki akses ke semua data yang Anda perlukan untuk tetap melacak kinerja pemasok Anda.
Pesanan yang Anda tempatkan pada pemasok Anda memberi Anda tanggal permintaan Anda, jumlah pesanan, dan harga yang Anda harapkan.
Dokumen pengiriman pemasok Anda dan dokumen penerima Anda memberi Anda tanggal kapal yang sebenarnya, tanggal penerimaan, serta kuantitas yang diterima.
Dan faktur pemasok Anda dapat mengkonfirmasi harga pembayaran Anda yang sebenarnya.
Itu semua yang Anda butuhkan untuk mendapatkan scorecard pemasok Anda dimulai.
Apa yang harus dinilai
Apa yang ingin Anda dan usaha kecil Anda capai, dari sudut pandang pemenuhan pelanggan? Anda mungkin ingin mengirim pelanggan Anda apa yang mereka pesan, kapan mereka menginginkannya dikirimkan - dan dapatkan itu dilakukan dengan membelanjakan uang sesedikit mungkin.
Dan itulah yang Anda harapkan dari pemasok Anda lakukan untuk Anda. Mereka harus mengirimkan apa yang Anda inginkan, kapan Anda menginginkannya - dan memungut biaya sebagai uang sesedikit mungkin untuk apa yang Anda pesan.
Dalam istilah rantai pasokan, itu berarti pengiriman tepat waktu, akurasi pesanan, dan pengendalian biaya barang.
Menyiapkan Kartu Skor Anda
Menggunakan spreadsheet adalah cara termudah untuk menyelesaikannya. Setelah Anda menyiapkan data yang mendasarinya, Anda dapat menyiapkan Tab Scorecard yang menjadi sumber data dalam spreadsheet ke satu lokasi. Tab Scorecard akan memungkinkan Anda untuk melihat informasi konsolidasi Anda dengan mudah.
Kartu skor ini adalah alat bagi Anda untuk dengan cepat menilai kinerja pemasok Anda. Scorecard digunakan untuk mengumpulkan data untuk membantu mendorong strategi manajemen rantai suplai dan pengambilan keputusan. Sama seperti Anda mungkin mendapatkan A, B atau C di kartu laporan sekolah - itu memberi Anda ide tingkat tinggi tentang bagaimana Anda lakukan. Scorecard Pemasok juga membantu Anda dan fokus bisnis kecil Anda pada bidang apa yang perlu ditingkatkan oleh pemasok.
Kami akan kembali ke kartu skor di kartu skor Anda dalam beberapa menit, tetapi pertama - review dari istilah-istilah rantai pasokan tersebut.
Pengiriman tepat waktu
Pelanggan Anda ingin bisnis kecil Anda mengirimkan pesanan tepat waktu.
Anda ingin mengirim ke pelanggan Anda tepat waktu. Jadi masuk akal bahwa pemasok Anda ingin mengirim ke bisnis kecil Anda tepat waktu.
Jadi mengapa ada begitu banyak pengiriman yang terlambat di dunia?
Masalah produksi dan kualitas dapat mendorong pengiriman yang terlambat. Permintaan terakhir kedua dapat menyebabkan pemesanan menit terakhir, yang mungkin tidak memungkinkan untuk lead time yang tepat dalam proses manufaktur dan rantai pasok. Tetapi penyebab paling umum dari keterlambatan pengiriman adalah perencanaan yang buruk. Kabar baiknya adalah itu adalah driver termudah untuk diperbaiki.
Langkah pertama dalam memperbaikinya adalah mengidentifikasi hal itu.
Kapan Anda memesan dengan pemasok Anda? Apakah itu dalam waktu tunggu yang diberikan? Apakah pesanan sampai kepada Anda tepat waktu? Ini pertanyaan ya atau tidak dan pemasok Anda mendapat 100 persen atau nol.
Ketepatan Pesanan
Apa yang Anda pesan dari pemasok Anda?
Apakah itu yang muncul?
Berapa banyak dari barang-barang yang Anda pesan? Apakah itu berapa banyak yang muncul? (Sering ada peringatan untuk hal ini jika barang tersebut tidak mudah dihitung dan setiap unit individu memiliki biaya yang relatif rendah. Dalam kasus tersebut, pemasok cenderung mengirimkan overages kecil 3 persen hingga 10 persen dan pelanggan memungkinkan kelonggaran.)
Pengendalian Biaya Barang
Berapa banyak yang Anda harapkan untuk membayar pemasok Anda? Apakah itu yang ditagih pemasok Anda?
Jika biaya pemasok Anda merayap naik , bisnis kecil Anda perlu mengetahui itu lebih cepat daripada nanti. Menjaga track reguler melalui scorecard pemasok dapat membantu menghentikan bencana biaya barang.
Scorecard Mur dan Baut
Dengan menggunakan spreadsheet Anda (yang disebutkan di atas), buat tab untuk pemasok Anda, sebut saja Pemasok A. Dalam beberapa kasus, mungkin lebih mudah untuk membuat spreadsheet terpisah - satu untuk masing-masing pemasok Anda.
Jika Anda memiliki sistem ERP (dan jika Anda tidak tahu apakah Anda memiliki sistem ERP , Anda tidak tahu) atau sistem lain yang melacak pesanan yang Anda tempatkan dengan pemasok Anda (Quickbooks, misalnya), Anda harus dapat ekspor data yang Anda butuhkan. Jika tidak, Anda mungkin perlu memasukkannya secara manual - tetapi setelah Anda menyiapkannya, ini bisa berjalan cukup cepat.
Kolom Anda harus seperti: nomor urut, nama pemasok, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman yang diminta, nama produk (atau nomor komponen), harga satuan, kuantitas pesanan. Anda bisa mendapatkan semua informasi ini dari pesanan yang dihasilkan usaha kecil Anda.
Lanjutkan kolom dengan informasi dari pengiriman aktual pemasok Anda: tanggal pengiriman aktual, tanggal diterima, dan jumlah yang diterima.
Ketika pemasok Anda mengirimkan faktur, Anda dapat menambahkan kolom untuk harga yang ditagih.
Dengan data tersebut, Anda memiliki apa yang Anda butuhkan untuk menyeberang referensi tanggal kapal yang Anda minta dengan tanggal pengiriman aktual pemasok Anda. Beberapa pergi ke jumlah pesanan versus kuantitas yang diterima dan harga pesanan versus harga faktur.
Tambahkan tiga kolom lagi ke ujung kanan Anda dengan tajuk kolom ini:
- Tepat waktu?
- Akurasi Orde 100 persen?
- Harga yang tepat?
Sekarang bandingkan apa yang Anda masukkan pada pesanan dengan apa yang Anda terima dari pemasok Anda. Dan mengisi sel dengan Y atau N. Total Y Anda atas total pesanan memberi Anda persentase Anda. Anda dapat menangkap persentase tersebut di Tab Scorecard pertama yang kami bicarakan di atas.
Setelah Anda mengatur template, Tab Scorecard dapat terisi secara otomatis. Jika Anda tidak yakin cara mengaturnya, ada sejumlah tutorial yang dapat memandu Anda melalui itu. Atau tanyakan anak remaja Anda.
Scorecard Anda harus membaca: Nama Pemasok, Persentase Tepat Waktu = xx persen, Akurasi Pesanan = xx persen, Akurasi Biaya Barang = xx persen. Tampilan tingkat tinggi pada kinerja pemasok Anda dapat memberi tahu Anda apakah Anda perlu mengelola pemasok itu lebih dekat , atau jika Anda bebas melakukan jutaan hal lain yang harus Anda lakukan hari ini.