8 Catatan Tuan Rumah Harus Dijaga
Ketika Anda menyaring calon penyewa untuk mengisi lowongan di properti sewaan Anda, Anda akan menerima banyak panggilan telepon dari individu yang ingin melihat properti. Informasi bisa sangat banyak, jadi ada hal-hal tertentu yang ingin Anda rekam tentang setiap penyewa, apakah itu hanya panggilan telepon, kunjungan langsung atau jika penyewa mengisi aplikasi sewa. Pelajari tujuh bagian penting informasi untuk mempertahankan calon penyewa yang dapat membantu Anda di masa depan.
3 Alasan untuk Menyimpan Catatan tentang Penyewa Calon
Anda mungkin tahu bahwa Anda harus menyimpan catatan tentang penyewa Anda saat ini, tetapi Anda mungkin tidak menyadari pentingnya menyimpan catatan tentang penyewa yang tidak menyewa apartemen Anda. Catatan-catatan ini penting karena tiga alasan.
- Anda sudah memiliki informasi jika ada penyewa panggilan lagi di masa depan.
- Membantu Anda memahami mengapa penyewa tidak menyewa apartemen.
- Berfungsi sebagai bukti jika Anda dituduh melakukan diskriminasi perumahan.
8 Rekaman untuk Disimpan Selama Penyaringan Penyewa
Catatan yang Anda simpan pada calon penyewa akan bergantung pada sejauh mana penyewa masuk dalam proses aplikasi. Untuk beberapa calon penyewa, semua yang Anda miliki adalah nama depan dan nomor telepon, dan untuk orang lain, Anda akan memiliki aplikasi lengkap dan deposit untuk menahan apartemen.
Nama, Nomor Telepon dan Tanggal Panggilan:
Setiap kali calon penyewa menelepon untuk menanyakan tentang properti Anda, Anda harus memasukkan informasi berikut ke dalam spreadsheet:
- Tanggal Mereka Disebut.
- Nomor Mereka Disebut Dari.
- Nama mereka.
Bahkan jika penyewa tidak memiliki kepentingan lebih lanjut dalam properti, daftar ini dapat membantu Anda di masa depan. Setiap kali seorang calon penyewa menelpon, Anda harus mencari nomor telepon dalam spreadsheet. Meskipun metode ini tidak begitu mudah, karena orang-orang mengubah nomor telepon mereka, itu dapat membantu Anda menemukan jika calon penyewa telah menelepon sebelumnya.
Misalnya, jika penyewa yang menelepon lima bulan lalu menelepon lagi untuk melihat properti, Anda harus mempertimbangkan kemungkinan bahwa mereka digusur .
Spreadsheet Jawaban untuk Pertanyaan Kualifikasi:
Anda harus memiliki daftar pertanyaan kualifikasi yang Anda tanyakan setiap calon penyewa sebelum mereka melihat properti. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat memberi Anda pemahaman dasar tentang situasi penyewa.
Contoh Pertanyaan Kualifikasi Termasuk:
- Tanggal Diusir Berencana
- Berapa Banyak Kamar Tidur Yang Anda Inginkan?
- Berapa Banyak Orang Akan Tinggal di Properti?
- Perkiraan Penghasilan Bulanan / Tahunan
- Apakah Anda Memiliki Bantuan Persewaan ?
- Apakah Anda Memiliki Hewan?
- Kapan Anda Dapat Melihat Properti?
Pertanyaan-pertanyaan ini tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk menentukan apakah penyewa berkualifikasi untuk menyewa properti Anda, tetapi akan berfungsi sebagai perbandingan dengan apa yang penyewa mengisi pada aplikasi sewa jika mereka sampai ke titik itu. Juga, jika calon penyewa menelepon lagi di masa depan, Anda akan dapat membandingkan informasi mereka saat ini dengan informasi sebelumnya yang Anda miliki.
Tanggal dan Jam Dilihat Properti:
Untuk calon penyewa yang telah mengambil langkah untuk membuat janji untuk melihat properti, Anda harus menambahkan informasi berikut ke spreadsheet:
- Tanggal Pengangkatan
- Waktu Pengangkatan
- Apakah Mereka Tampil?
- Apakah Mereka Memanggil untuk Membatalkan?
Komentar tentang Properti:
Ketika calon penyewa melihat properti, Anda harus membuat catatan tentang apa yang mereka lakukan dan tidak sukai tentang properti. Ini dapat membantu Anda menentukan sisi positif dan negatif dari properti Anda. Beberapa negatif dapat diperbaiki dengan mudah, seperti warna cat yang jelek, sementara yang lain, seperti lantai tiga, tidak begitu mudah diperbaiki. Dalam situasi ini, Anda harus mencoba untuk memainkan hal-hal positif, seperti, jika Anda berada di lantai atas, Anda mendapatkan sinar matahari terbaik dan tidak ada penyewa di atas Anda.
Positif dan negatif ini juga dapat berfungsi sebagai saran untuk pembelian di masa depan. Jika banyak penyewa berkomentar tentang kurangnya mesin cuci dan pengering di properti Anda, mungkin itu adalah sesuatu yang Anda ingin pastikan ada properti masa depan.
Aplikasi Sewa Lengkap
Jika calon penyewa mengisi aplikasi sewa, Anda harus menyimpan salinan ini, bahkan jika mereka tidak akhirnya menyewa unit. Ini adalah bukti yang baik jika calon penyewa mencoba menuduh Anda melakukan diskriminasi perumahan. Anda dapat menunjukkan bahwa Anda menolak pemohon karena mereka tidak memenuhi standar kualifikasi yang Anda miliki untuk semua pelamar, seperti penghasilan mereka tidak sama dengan setidaknya dua kali sewa bulanan. Jika calon penyewa akhirnya menyewa unit, Anda dapat menggunakan aplikasi untuk membandingkan dengan informasi yang mereka masukkan pada perjanjian sewa .
Pemeriksaan Latar Belakang / Pemeriksaan Kredit / Verifikasi Ketenagakerjaan
Jika calon penyewa melewati standar kualifikasi awal dan Anda mengambil langkah selanjutnya untuk melakukan pemeriksaan kredit , pemeriksaan latar belakang, dan verifikasi pekerjaan , Anda harus menyimpan dokumentasi ini. Jika calon penyewa menyewa unit, itu bisa masuk ke dalam file mereka. Jika Anda menolak pemohon karena informasi yang ditemukan dalam proses penyaringan ini, Anda memiliki bukti mengapa Anda menolak pemohon, seperti mereka tidak bekerja di perusahaan tempat mereka bekerja.
Alasan Penolakan:
Anda harus menyatakan dengan jelas mengapa Anda menolak pemohon. Anda hanya dapat menolak pelamar karena alasan hukum, seperti mereka tidak memenuhi persyaratan pendapatan minimum, terlalu banyak orang akan tinggal di sewaan atau mereka memiliki sejarah kriminal yang kejam. Anda harus mematuhi Hukum Perumahan yang Adil .
Setoran ke Perjanjian Penangguhan:
Jika calon penyewa telah menandatangani setoran untuk memegang unit dan telah memberi Anda uang, simpan dokumentasi ini. Undang-undang negara bagian akan bervariasi, jadi periksa dengan negara Anda. Beberapa negara memberi penyewa tiga hari untuk mundur dari Perjanjian Deposit to Hold ini tanpa penalti.
Biasanya, jika penyewa menandatangani perjanjian ini, mereka setuju bahwa mereka akan menyewa unit atau, jika mereka tidak, mengakui bahwa mereka akan kehilangan setoran apa pun yang telah mereka masukkan. Memiliki salinan dokumen yang ditandatangani ini dapat melindungi Anda jika calon penyewa mencoba mengklaim Anda melanggar hukum menahan setoran mereka.