Temukan, Rekam, dan Lindungi Konten Digital Bisnis Anda
Ini adalah abad ke-21, dan semuanya digital, yaitu, online. Dalam bisnis Anda, Anda memiliki aset digital yang mungkin belum Anda pikirkan. Aset ini, seperti semua aset bisnis Anda, berharga dan harus dilindungi.
Apakah Aset Digital itu?
Bisnis Anda memiliki aset - hal yang bernilai. Aset-aset ini termasuk semuanya dari uang tunai dan piutang , melalui peralatan bisnis dan kendaraan, ke tanah dan bangunan.
Akuntan Anda mungkin memasukkan biaya dan nilai saat ini dari aset Anda di neraca Anda, tetapi mungkin mereka lupa aset digital.
Aset digital adalah aset yang ada secara online. Beberapa aset digital Anda mungkin ada di server Anda sendiri atau mungkin "di awan". Aset digital meliputi:
- Foto bisnis yang Anda buat. Mereka bisa menjadi foto bisnis atau proses bisnis Anda. Ini adalah aset karena bisa dijual.
- Situs web atau blog bisnis . Konten memiliki nilai, dan "tampilan" situs dapat bernilai jika bermerek dagang.
- Proses bisnis (pada spreadsheet, misalnya) yang telah dikembangkan oleh karyawan Anda dan yang dapat diduplikasi dan dijual.
- Aplikasi yang dibuat oleh bisnis Anda, baik untuk dijual atau untuk Anda gunakan sendiri.
- Daftar kontak email dan daftar klien atau pelanggan , termasuk milis buletin, memiliki nilai karena dapat dijual.
- Langganan ke jurnal online memiliki nilai untuk jangka waktu berlangganan.
- Kekayaan intelektual — materi yang dilindungi hak cipta, merek dagang atau merek layanan (logo perusahaan Anda, misalnya), paten. Aset-aset ini mungkin ada dalam bentuk kertas, tetapi seringkali hanya digital.
- Produk di toko online , yang merupakan bagian dari inventaris bisnis Anda . Mereka harus di bawah kendali Anda, bahkan jika mereka disimpan online. Jika Anda seorang penjual Amazon , misalnya, produk mungkin berada di gudang mereka, tetapi Anda mendapatkan penjualan.
Mengapa Aset Digital Penting?
Seperti semua hal berharga yang dimiliki oleh bisnis Anda, aset digital sangat bermanfaat bagi bisnis Anda.
- Anda dapat mengklaim biaya yang terkait dengan pembelian dan penggunaan aset pada pengembalian pajak bisnis Anda. Biaya aset jangka pendek (persediaan, misalnya) dapat diambil sebagai biaya segera, sementara biaya aset jangka panjang (yang bertahan setidaknya satu tahun) dapat dibebankan dari waktu ke waktu (baik melalui depresiasi atau amortisasi).
- Anda dapat menjual banyak aset ini atau melisensikannya saat Anda masih memilikinya.
- Aset berharga bagi investor atau seseorang yang membeli bisnis Anda . Jumlah yang mungkin dibayar seseorang untuk membeli bisnis Anda sangat bergantung pada nilai aset bisnis.
- Beberapa aset digital, seperti daftar pelanggan atau daftar pelanggan buletin, sangat berguna dalam membangun itikad baik. Nilai goodwill dari perspektif akuntansi dan penilaian didasarkan pada daftar ini.
- Melindungi catatan akuntansi dan karyawan secara online berarti mereka tersedia untuk audit . Tidak memiliki catatan akuntansi berarti Anda mungkin tidak dapat membuktikan pemotongan biaya. Tidak memiliki catatan karyawan dapat berarti Anda berisiko terkena denda dan hukuman.
Di mana Saya Mulai Melindungi Aset Digital Saya?
Cari dan Daftar. Mulailah dengan membuat daftar lengkap semua aset ini.
Gunakan daftar di atas sebagai titik awal, tetapi jadilah kreatif. Pikirkan apa pun yang Anda miliki di internet atau di server bisnis Anda yang dapat bermanfaat. Anda mencari hal-hal yang bersifat hak milik (yang dimiliki oleh bisnis Anda), hal-hal yang tidak dimiliki dan mungkin diinginkan oleh orang lain - atau diambil. Pertimbangkan aset digital ini sebagai barang yang mungkin untuk dijual. Mana yang Anda inginkan atau anggap berharga jika Anda membeli perusahaan ini?
Menetapkan Kepemilikan dan Nilai. Lihatlah aset digital yang Anda daftarkan. Siapa pemiliknya? Sebelum Anda dapat melindungi aset-aset ini, kepemilikan khusus harus ditetapkan. Misalnya, bisakah Anda membuktikan bahwa perusahaan Anda memiliki email atau daftar email karyawan? Tanyakan kepada pengacara untuk menulis kebijakan yang menetapkan kepemilikan.
Meskipun mungkin sulit untuk menetapkan nilai tertentu untuk beberapa aset digital perusahaan Anda, ada baiknya untuk memiliki rasa nilai itu lebih cepat daripada nanti.
Ya, nilai aset digital ini dapat terus berubah, karena Anda menambahkan pelanggan ke daftar atau halaman Anda ke situs web Anda atau melakukan pembaruan terhadap proses, tetapi nilai dasar dapat ditetapkan melalui penilaian . Temukan penilai bisnis yang dapat memberi Anda perkiraan sekarang. Jauh lebih mudah untuk menghargai sesuatu yang ada daripada sesuatu yang telah dicuri atau dihancurkan oleh bencana seperti banjir atau kebakaran.
Jika Anda memiliki produk yang Anda jual melalui penjual online seperti Amazon atau eBay, baca perjanjian untuk memastikan Anda mempertahankan kepemilikan.
Buat Perjanjian Perlindungan. Lindungi aset digital Anda melalui perjanjian dengan mereka yang dapat mencurinya. Pertimbangkan untuk meminta karyawan, klien, dan konsultan menandatangani perjanjian non-disclosure. Perjanjian ini memberi tahu orang lain bahwa pencurian aset digital dapat mengakibatkan tindakan hukum.
Daftarkan Kepemilikan Anda. Banyak aset digital dapat didaftarkan, untuk memberi tahu dunia tentang kepemilikan Anda. Foto bisnis, proses, dan konten situs web dan blog dapat dilindungi hak cipta . Aset digital seperti logo dan desain dapat bermerek dagang. Dan jangan lupa paten untuk proses.
Merencanakan Masa Depan. Apa yang terjadi pada aset digital perusahaan Anda jika sesuatu terjadi pada Anda? Sertakan aset digital Anda dalam perjanjian perusahaan Anda. Sebagai contoh, aset digital yang dimiliki oleh kemitraan perlu dipertanggungjawabkan dalam perjanjian kemitraan , bersama dengan aset lainnya. Jika Anda memiliki bisnis satu orang atau keluarga kecil, sertakan aset ini dalam rencana suksesi Anda .
Cadangkan! Sangat penting untuk menemukan sistem cadangan untuk melindungi semua aset digital Anda. Memiliki cadangan cadangan tidak gila; Lifewire menyarankan sistem cadangan ganda, menggunakan beberapa hard drive eksternal. Anda mungkin juga menginginkan cadangan hard drive dan cadangan online untuk memastikan dua kali lipat.
Akhirnya, Menetapkan Protokol untuk Melindungi Aset Digital
Sekarang Anda telah mengatur sistem manajemen aset digital Anda, mendokumentasikannya. Siapkan tugas-tugas khusus yang sedang berlangsung untuk pencadangan dan garis waktu untuk ulasan dan pembaruan.
Sebagian besar bisnis Anda sedang online; tetap bersenandung dengan baik dengan melindungi aset digital online ini