Pastikan Acara Penggalangan Dana Anda Menghasilkan Lebih Banyak Uang Daripada Biaya
Namun, jangan khawatir - kami telah mengumpulkan delapan kesalahan besar yang dilakukan oleh sebagian besar lembaga nonprofit, jenis kesalahan yang menyebabkan kerugian, bukan keuntungan. Kami akan menutupi kesalahan ini dan memberi Anda saran yang dapat ditindaklanjuti tentang cara mengatasi setiap kesalahan.
Sekarang, mari turun ke bisnis dan menemukan solusi untuk setiap kegagalan ini:
Menunggu Terlalu Lama untuk Memulai Perencanaan
Kesalahan pertama adalah salah langkah rookie. Ini mudah dibuat. Dan mudah dihindari. Mari jujur. Kita semua ada di sana; kami semua telah melebih-lebihkan kemampuan kami dan meremehkan kesulitan acara dan tantangan tersembunyi. Jadi, kami telah menunggu sampai beberapa bulan sebelum kami idealnya ingin mengadakan acara untuk melempar sesuatu bersama.
Menunggu Hingga Menit Terakhir Tidak Menguntungkan Siapapun, Sedikitnya Semua Organisasi Anda
Bagaimana Anda memutuskan kapan waktu yang tepat untuk mulai merencanakan suatu acara? Ini dimulai dengan menentukan tujuan penggalangan dana Anda. Pertama-tama Anda harus bertanya pada diri sendiri, "Apa yang ingin kami capai dengan acara ini?"
Jawabannya akan memberi Anda ruang lingkup untuk acara penggalangan dana Anda. Jika Anda bertujuan mengumpulkan ribuan dolar untuk proyek tertentu, Anda tahu bahwa Anda harus meluangkan lebih banyak waktu untuk mempersiapkannya.
Namun, jika Anda tidak memiliki tujuan konkret dalam pikiran, Anda mungkin ingin menentukan satu sebelum Anda mulai merencanakan acara Anda.
Pada akhirnya, Tujuan Anda Adalah Apa yang Akan Menyerahkan Sisa Keputusan Anda
Setelah Anda menentukan tujuan dan menentukan ruang lingkup acara Anda, Anda dapat mulai meneliti jumlah waktu yang diperlukan setiap jenis acara (Perencanaan lelang yang diam-diam, misalnya, dapat memakan waktu hingga 9-12 bulan!).
Tidak ada aturan yang keras dan cepat, sayangnya, ketika tiba waktunya untuk mulai merencanakan. Namun, semakin banyak waktu yang Anda berikan pada diri sendiri, semakin banyak waktu Anda harus bernapas dan memperbaiki jalan berlubang yang Anda temui di sepanjang jalan.
Perbaikan Sederhana
Beri diri Anda setidaknya 6-12 bulan untuk merencanakan setiap acara penggalangan dana yang diberikan. Jika ragu, lebih baik untuk memberi lebih banyak waktu daripada yang Anda kira akan Anda perlukan.
Tidak Memilih Tema untuk Fundraiser
Pada akhirnya, sebuah tema hanyalah sebuah ide pemersatu. Inilah yang membawa semua upaya Anda bersama di bawah payung yang sama. Kebanyakan orang menganggap tema sebagai sesuatu di sepanjang garis “Under the Sea” atau “Las Vegas Casino Night.” Sebenarnya, itu adalah tema yang hebat. Namun, mereka bukan ide terbaik yang mungkin untuk tujuan Anda.
Jika Anda Ingin Membangkitkan Uang Dari Donatur, Tema Anda Harus Datang Dari Tempat yang Jujur. Itu Harus Memiliki Beberapa Arti Di Balik Itu
Dikatakan demikian, tema tradisional dapat dikerjakan ulang untuk memenuhi kriteria tersebut. Katakanlah, misalnya, bahwa tahun ini adalah tahun yang Anda rencanakan untuk tumbuh secara signifikan. Anda ingin mengomunikasikan hal ini kepada peserta acara Anda. Tapi bagaimana caranya? Dengan tema yang menyenangkan, tentu saja!
Bayangkan ini: ruang acara makan malam penggalangan dana yang terasa seperti hutan sejati, penuh dengan pepohonan dan margasatwa, dan yang paling penting, kemungkinan.
Anda menebaknya! Temanya adalah "Grow With Us."
Tema-Tema Terbaik Adalah Yang Ganda sebagai Menyenangkan dan Memprovokasi Pemikiran
Ingat, tema yang Anda pilih mengirimkan pesan bawah sadar kepada peserta Anda, jadi pilihlah dengan bijak!
Perbaikan sederhana: Apa pun jenis penggalangan dana yang Anda rencanakan, tidak ada salahnya membumbuinya dengan tema yang menyenangkan. Pilih tema yang menarik, bermakna, dan jalankan dengannya!
Ada puluhan ide dan tema acara yang perlu dipertimbangkan.
Di atas Produk Bermerek di Acara Anda
Dapat dengan mudah mengabaikan produk sebagai bagian dari acara penggalangan dana Anda. Mereka tampak seperti biaya tambahan tanpa banyak manfaat tambahan. Pengembalian investasi (ROI) pada produk penggalangan dana adalah astronomi.
Jika Anda berpikir tentang hal itu, memiliki produk bermerek yang dapat didatangi atau didatangi oleh peserta acara Anda untuk beberapa tahun mendatang hampir tak ternilai harganya.
Itu diiklankan oleh donatur Anda!
Selain itu, peserta acara Anda mungkin mengenakan kemeja atau minuman dari botol air dengan nama organisasi Anda ditampilkan secara jelas di atasnya (ditambah nama-nama sponsor Anda) selama bertahun-tahun yang akan datang. Jika mereka menggunakan produk itu selama lima tahun, itu berarti peluang iklan yang tak terhitung jumlahnya.
Ratusan teman, anggota keluarga, dan kenalan dapat membaca pesan di kaos atau botol air itu dan bertanya, “Organisasi apa itu?” Dengan sedikit keberuntungan, itu akan menggoyahkan minat mereka, dan teman-teman serta anggota keluarga itu akan mencari tahu terlibat dengan lembaga nonprofit Anda.
Anda mungkin berpikir, “Bagaimana dengan terlalu banyak menimbun? Apa yang kita lakukan tentang semua ekstra yang telah kita pesan? ”Lagi pula, t-shirt harus dipesan dalam beberapa ukuran.
Namun, crowdfunding produk Anda memecahkan terlalu banyak menimbun (dan masalah ukuran). Dalam hal T-shirt, setiap peserta dapat memilih ukuran, gaya, dan warna mereka sebelumnya. Dengan begitu, Anda tidak pernah memiliki tambahan apa pun, dan semua orang mendapatkan apa yang diinginkannya.
Melalui platform crowdfunding, setiap peserta dapat memilih barang promosi yang mereka inginkan, memesan, dan produk itu akan dikirimkan kepada mereka secara langsung.
Perbaikan sederhana: Jika Anda belum melakukannya, pastikan Anda menyertakan produk bermerek dalam strategi acara Anda. Penggalangan dana produk adalah lebih dari sekedar kaos yang hebat. Ada puluhan ide produk untuk dipilih.
Meraba-raba Dengan Sponsorship Tanya
Bukan rahasia: di balik acara penggalangan dana paling signifikan ada setidaknya satu sponsor besar. Masalah yang dihadapi oleh banyak lembaga nonprofit adalah menyiapkan permintaan awal. Adalah canggung untuk meminta suatu bisnis untuk mensponsori suatu acara, sama memalukan jika meminta uang kepada siapa pun. Itu tidak datang secara alami.
S ponsorship bukan uang untuk apa-apa; mereka adalah perjanjian kemitraan. Anda memiliki sesuatu yang diinginkan setiap bisnis yang sadar pasar. Anda memiliki tujuan mulia.
Riset pasar menunjukkan bahwa lebih dari 70% orang akan berganti merek ke bisnis yang mendukung tujuan baik. Selain itu, mayoritas orang juga akan sangat merekomendasikan produk atau perusahaan apa pun yang terhubung dengan lembaga nonprofit yang bereputasi baik.
Jadi, mengapa begitu sulit untuk bertanya? Itu karena kurangnya penelitian. Untuk membuat permintaan terbaik, Anda harus tahu apa yang Anda bicarakan, siapa yang Anda ajak bicara, dan apa yang sebenarnya Anda tawarkan.
Langkah pertama adalah menjangkau koneksi apa pun yang mungkin Anda miliki dalam bisnis. Memiliki seseorang di dalam akan membantu menjelaskan apa tujuan perusahaan.
Jika Anda belum memiliki koneksi di dalam, jangan khawatir. Anda selalu dapat menjangkau seseorang dan memulai percakapan informal. Wawancara informasi, jika Anda mau.
Tujuan berikutnya adalah untuk mengetahui apa tujuan pemasaran sponsor potensial Anda. Apa yang mereka inginkan dari lembaga nonprofit seperti Anda? Apakah ini paparan kepada audiens Anda? Atau, apakah itu lebih tentang afiliasi dengan tujuan baik?
Setelah Anda mengetahui semua itu, Anda dapat menentukan apa yang harus Anda perdagangkan untuk sponsor mereka. Memiliki Semua Info itu di Tangan Mencegah Meremehkan Pertanyaan
Selain itu, di penghujung hari, seorang sponsor potensial akan mendapatkan manfaat yang sama dari kemitraan seperti yang dilakukan oleh organisasi Anda.
Perbaikan sederhana: Lakukan riset yang cukup sebelum waktunya untuk memastikan bahwa Anda tahu persis apa yang harus diminta dari sponsor potensial Anda - dan apa yang ditawarkan sebagai imbalannya.
Memilih untuk Tidak Mengelompokkan Basis Data Anda
Ketika Anda membuat daftar tamu acara tamu Anda (dan memeriksanya dua kali), Anda mungkin bertanya-tanya, “Siapa yang paling mungkin memberikan hadiah yang signifikan setelah acara ini?” Ini adalah pertanyaan yang bagus!
Namun, jika Anda hanya berhenti merenung, Anda mungkin kehilangan beberapa peluang bagus untuk menjawab pertanyaan Anda. Tindakan yang benar adalah untuk mempelajari lebih lanjut tentang pendukung Anda dan kemudian mengelompokkan basis data Anda sesuai. Anda dapat mencapai langkah pertama dengan melakukan penelitian prospek.
Ada beberapa pendekatan yang bisa Anda ambil untuk menyaring dan mengevaluasi donatur Anda. Anda dapat DIY dan mencoba mengumpulkan informasi dari internet.
Atau Anda dapat menyewa peneliti atau konsultan prospek. Anda juga dapat mengirim daftar donor Anda ke perusahaan penyaringan penelitian prospek.
Bagaimanapun, biarkan informasi yang Anda kumpulkan dari riset Anda menginformasikan keputusan segmentasi Anda. Katakanlah, misalnya, bahwa Anda melakukan beberapa riset prospek dan menemukan bahwa Anda memiliki beberapa donor yang akan menjadi calon yang sangat baik untuk hadiah utama.
Anda akan ingin mengelompokkan basis data Anda untuk menekankan bahwa donatur ini dapat menjadi penyumbang penting bagi lembaga nonprofit Anda. Memiliki pengetahuan itu juga dapat menginformasikan cara Anda menyusun grafik tempat duduk acara penggalangan dana Anda.
Selain itu, itu bisa memengaruhi cara Anda menjangkau peserta individu. Beberapa peserta mungkin memerlukan sentuhan yang lebih pribadi (panggilan telepon daripada email) untuk mengundang mereka ke acara Anda.
Tanpa penelitian itu dan memisahkan donatur Anda ke dalam kategori yang berarti, Anda mungkin telah menghabiskan terlalu banyak energi pada peserta yang tidak mungkin memberi. Lebih parah lagi, Anda mungkin telah mengabaikan pendukung penting! Untungnya, sekarang Anda tahu pentingnya melakukan penggalian sedikit sebelumnya.
Perbaikan sederhana: Lakukan penelitian prospek pada peserta acara Anda dan segmentasikan database Anda sebelum acara, sehingga Anda tidak pernah melewatkan kesempatan untuk melayani calon donatur utama.
Membuat Peserta Acara Penggalangan Dana Tunggu
Ini adalah kesalahan rookie lain yang, sayangnya, banyak organisasi nonprofit lakukan ketika mereka menyiapkan acara penggalangan dana.
Seperti yang mereka katakan, "Anda kehilangan seribu dolar setiap menit lewat jam 9 malam." Yaitu, kirim tamu Anda ke rumah lebih awal daripada nanti.
Pengunjung acara penggalangan dana tidak ingin ditawan selamanya. Mereka memiliki kehidupan dan anak-anak dan pekerjaan, dan mereka tidak ingin menghabiskan enam jam di acara Anda, tidak peduli betapa indahnya itu.
Sebenarnya, pendukung Anda mencintai organisasi Anda. Mereka tidak akan muncul di penggalangan dana Anda atau mencari cara untuk menyumbang untuk tujuan Anda sebaliknya. Namun, itu tidak berarti Anda dapat menahan perhatian mereka selamanya.
Tentu, ada banyak cara untuk membumbui acara penggalangan dana Anda berikutnya, tetapi bahkan "acara utama" yang paling memikat pun tidak bisa membenarkan penggalangan dana yang berlangsung beberapa jam lebih lama dari yang diperkirakan.
Jika ragu, tidak ada salahnya untuk memotong acara yang baik menjadi sedikit pendek. Anda mungkin ingin menjaga waktu yang baik bergulir, tetapi mengambil halaman dari buku pedoman The Beatles, dan berhenti ketika Anda berada di depan.
Perbaikan sederhana: Pertahankan acara penggalangan dana Anda singkat, manis, dan langsung ke sasaran. Anda selalu ingin meninggalkan tamu Anda menginginkan lebih banyak!
Gagal Meminta Sumbangan Dari Para Peserta
Ini mungkin tidak perlu dipikirkan, dan Anda mungkin bertanya-tanya mengapa itu bahkan ada dalam daftar ini. Namun, untuk mengatakan yang sebenarnya, sebagian besar organisasi nirlaba tidak pernah keluar dan mengatakan apa yang mereka inginkan. Mereka tidak pernah meminta sumbangan, bahkan ketika mereka berpikir bahwa mereka memilikinya.
Banyak organisasi nirlaba akan mengangkat bahu dan berkata, “Saya meminta dukungan!” Sejujurnya, itu tidak cukup. Jika Anda tidak pernah meminta sumbangan dari para pendukung Anda, jika Anda tidak pernah spesifik tentang kebutuhan Anda, bagaimana Anda bisa mengharapkan mereka datang untuk Anda?
Cara terbaik untuk memperbaiki perbedaan ini adalah dengan menyelidiki hal-hal spesifik di acara penggalangan dana Anda. Sampaikan kepada hadirin Anda semua tentang cita-cita dan aspirasi mulia Anda. Biarkan mereka masuk dalam perencanaan inisiatif Anda yang akan datang.
Mereka mungkin ingin tahu tentang proyek-proyek yang Anda rencanakan untuk diatasi. Selain itu, mereka ingin tahu bagaimana mereka dapat membantu - bagaimana mereka bisa masuk ke lantai dasar dari pekerjaan baik yang Anda kejar.
Mintalah donor untuk bantuan mereka. Katakan kepada mereka bahwa sumbangan mereka penting dan bahwa setiap dolar penting untuk mencapai impian nirlaba Anda.
Mungkin terasa tidak wajar pada awalnya untuk meminta uang secara langsung, tetapi para donor Anda lebih suka mengetahui kebenaran daripada melanjutkan, tidak menyadari bagaimana mereka dapat benar-benar membantu perjuangan Anda.
Perbaikan sederhana: Langsung tanyakan kepada peserta acara Anda. Anda mungkin terkejut dengan seberapa positif tanggapan mereka.
Melupakan untuk Terima Kasih kepada para Donatur yang Baik
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan banyak penggalang dana adalah tidak berterima kasih kepada para peserta acara dan para donor. Atau jika mereka melakukannya, mereka mungkin tidak berterima kasih kepada donor mereka dengan cara yang benar. Misalnya, jika donor memberikan $ 10 setelah acara penggalangan dana, itu sangat diterima untuk mengirimi mereka email ucapan terima kasih .
Namun, jika donatur utama memberi $ 5 nirlaba Anda, Anda dapat bertaruh bahwa sebuah email tidak cukup. Surat ucapan terima kasih yang terencana sudah beres. Selain itu, panggilan telepon formal untuk mengakui kontribusi mereka yang murah hati mungkin dalam urutan.
Intinya adalah: Untuk memberikan pengalaman pengelolaan terbaik yang mungkin, penting untuk mempertimbangkan setiap donor Anda sebagai individu. Penting juga untuk mengenali bahwa mengakui donatur Anda adalah apa yang membuat mereka kembali ke organisasi Anda .
Kenyataannya, para donor sering menyebut kurangnya komunikasi dan / atau rasa syukur sebagai alasan mereka meninggalkan lembaga nonprofit. Tidak hanya apa yang Anda katakan penting, tetapi juga penting ketika Anda mengatakannya.
Praktik terbaik untuk berterima kasih kepada peserta acara Anda adalah mengirimkan ucapan terima kasih Anda dalam 48 jam pertama setelah penggalangan dana. Secara praktis, ini berarti bahwa Anda mungkin harus mengirimkan ucapan terima kasih umum melalui email terlebih dahulu dan kemudian beralih ke cara yang lebih pribadi seperti panggilan telepon dan surat terima kasih yang dikirim.
Perbaikan sederhana: Pastikan untuk berterima kasih kepada donatur Anda sejak dini, sering, dan dengan cara yang sesuai dengan keterlibatan mereka dengan organisasi Anda.
Meskipun mungkin ada beberapa kesalahan yang dapat dilakukan oleh lembaga nonprofit dengan acara penggalangan dana, ada juga banyak perbaikan singkat. Gunakan solusi ini dan Anda dapat menyelenggarakan acara penggalangan dana dengan keyakinan bahwa Anda akan mengumpulkan lebih banyak uang daripada yang Anda belanjakan.