Bagaimana reaksi Anda terhadap email dari pelanggan yang berada ribuan mil jauhnya yang ingin membeli produk Anda? Untuk mendapatkan bola bergulir setiap transaksi penjualan ekspor harus mengandung informasi yang berkaitan dengan deskripsi produk, harga, kuantitas dan transportasi, tetapi dalam batas-batas itu terdapat sejumlah rincian lain yang bisa salah. Kebutuhan untuk instruksi yang jelas pada istilah yang digunakan dalam negosiasi kontrak penjualan tidak dapat cukup ditekankan.
Mari kita lihat enam komponen utama untuk penjualan ekspor. Ini mungkin bukan semua yang perlu Anda perhatikan, tetapi itu adalah titik awal yang baik.
1. Pertanyaan
Pelanggan mengirim email yang meminta informasi tentang produk tertentu yang Anda buat. Meskipun Anda mungkin memiliki kecenderungan untuk mempersempit penawaran Anda sehingga tidak membingungkan pelanggan Anda, memperluas penawaran Anda memberi pelanggan Anda lebih banyak pilihan, yang mengarah ke kemungkinan penerimaan yang lebih besar.
2. Tawaran (proposal)
Setelah Anda memperjelas opsi produk apa yang tersedia bagi pelanggan, telusuri dari sana. Lebih baik daripada kurang di sini karena pelanggan saat ini memiliki kemewahan untuk mencari tahu tentang segala hal yang perlu diketahui tentang produk berkat Internet . Nyatakan semua fitur produk yang menonjol: warna, ukuran, harga, komposisi material, foto, jaminan produk, jika ada, dan hal lain yang relevan dengan permintaan pelanggan.
Pastikan untuk membedakan apa yang membedakan produk Anda dari orang lain juga. Ini adalah sesuatu yang semua penelitian di dunia mungkin tidak mengungkap ketika seorang pelanggan melakukan pekerjaan rumahnya.
Catatan: Berhati-hatilah saat mengirimkan foto karena jika Anda akhirnya mengirimkan produk yang tidak persis sama dengan yang ada di foto, Anda bisa bertanggung jawab.
Pembeli dapat mengklaim bahwa dia mengharapkan apa yang ditampilkan dalam foto terlepas dari apa yang dijelaskan dalam penawaran.
3. Penerimaan
Dari sana, pelanggan berada dalam posisi untuk memilih sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan di pasarnya. Jadi pastikan untuk tanggal setiap halaman penawaran dan nyatakan bahwa "bisnis ini tunduk pada persetujuan sebelumnya di kantor pusat." Apa alasannya? Pelanggan mungkin tidak memiliki rasa urgensi dan kembali kepada Anda setahun kemudian dengan penerimaannya berdasarkan penawaran asli Anda. Saat itu, produk mungkin telah dihentikan atau diberi harga lebih tinggi. Ini memberi Anda peluang untuk membuat penawaran baru berdasarkan kondisi saat ini.
4. Incoterms
Apakah Anda seorang importir, eksportir, broker, konsultan, pengacara, bankir, transporter, perusahaan asuransi atau calon pengusaha perdagangan internasional, Anda harus membiasakan diri dengan aturan Incoterms , yang dianggap penting untuk digunakan dalam kontrak untuk penjualan barang secara internasional. Sangat penting bahwa Anda menguasai Incoterms untuk persiapan faktur proforma - lihat bagian kutipan di bawah ini.
Importir dan eksportir harus menyetujui terlebih dahulu tentang peran mereka masing-masing dan syarat, ketentuan dan definisi penjualan.
Seorang pembeli dan penjual harus tahu di mana risiko dimulai dan berakhir, siapa yang bertanggung jawab untuk apa (misalnya, biaya dan dokumentasi), siapa yang memiliki apa dan apa titik geografis.
Misalnya, untuk menentukan definisi FOB (gratis di papan), CIF (biaya, asuransi dan pengiriman), C & F (biaya dan pengiriman) dan bagaimana hal itu mempengaruhi kontrak penjualan, kunjungi: Incoterms: Ketentuan Pengiriman Internasional
5. Kutipan
Meskipun Anda berpikir bahwa ketika pelanggan Anda menerima proposal Anda bahwa Anda siap untuk mengirim, Anda tidak. Anda masih harus mengeluarkan apa yang disebut faktur proforma . Faktur proforma memiliki semua komponen yang familier dari faktur domestik biasa - deskripsi produk, daftar biaya dan syarat penjualan yang terperinci. Lihat di sini untuk apa faktur pro forma dan bagaimana itu disiapkan .
Setelah pelanggan Anda menyetujui faktur proforma, itu akan menjadi faktur Anda yang sebenarnya untuk pesanan.
Pelanggan juga akan menggunakan faktur proforma untuk mendapatkan pendanaan atau lisensi impor yang diperlukan. Pelanggan Anda harus mengomunikasikan penerimaan dalam satu atau dua kalimat singkat, seperti berikut ini (biasanya melalui email), dengan tanda tangan: "Kami menerima faktur proforma Anda No. 1234 terhadap PO No. ABCD kami." Anda kemudian akan menjawab: "Akui dan konfirmasikan PO Anda. ABCD terhadap faktur proforma kami No. 1234."
Itu dia. Anda memiliki penjualan yang sah. Sebelum Anda merilis pesanan, Anda dan pelanggan Anda harus menegosiasikan persyaratan pembayaran.
6. Pembayaran
Semua orang tahu betapa pentingnya mengumpulkan pembayaran untuk transaksi luar negeri. Hal yang sama berlaku untuk pembayaran tepat waktu kepada pemasok luar negeri. Ada katalog rahasia keuangan perdagangan internasional yang hanya diketahui oleh mereka di parit. Kunjungi, Panduan Orang Dalam untuk Melakukan Pembayaran dan Mendapatkan Pembayaran untuk Transaksi Luar Negeri untuk mendapatkan informasi.
Sekarang yang harus Anda lakukan adalah kembali ke Incoterms dan faktur proforma Anda, menghasilkan barang dan mengirimkannya.