Anda harus dengan seksama mendokumentasikan pengaturan pengiriman yang Anda buat untuk pelanggan internasional Anda. Anda ingin penjualan ekspor Anda menjadi sukses lengkap, dan ini adalah fase kritis. Dokumentasi untuk transaksi mengikuti pola yang sama seperti untuk penjualan domestik. Ketika Anda menjual widget Anda (atau seperti dalam kasus ini, ' sikat rambut ') kepada pelanggan Anda di seluruh kota, Anda menagihnya, bukan? Di situlah Anda mulai dengan pelanggan luar negeri Anda.
Kadang-kadang pelanggan lokal Anda akan memiliki persyaratan khusus untuk pesanan, seperti daftar kemasan atau tanda luar yang ditentukan pada setiap kasus yang dikirimkan . Transaksi ekspor Anda akan memiliki persyaratan dokumentasi khusus juga. Ini akan bervariasi sesuai dengan negara tujuan dan jenis barang yang dikirim.
Jika Anda telah memilih perusahaan pengiriman barang atau perusahaan logistik yang memiliki sejarah pengiriman jenis produk Anda, mereka harus benar pada bola tentang persyaratan dokumentasi saat ini.
Misalnya, Deklarasi Ekspor Pengirim yang lama (SED), sekarang disebut Informasi Ekspor Elektronik (EEI), mengkompilasi statistik ekspor AS dan memberlakukan undang-undang ekspor AS. EEI harus diajukan dengan pengiriman dari AS, Puerto Rico atau Kepulauan Virgin AS ke tujuan luar negeri; antara AS dan Puerto Rico; dan dari AS atau Puerto Riko ke Kepulauan Virgin AS. Tidak semua pengiriman membutuhkan EEI.
Itulah sebabnya ekspedisi pengiriman barang sangat berguna karena mereka dapat menyarankan Anda sesuai dengan itu.
Jika pengiriman barang dagangan, misalnya, bernilai lebih dari US $ 2.500 dan dikirim dari eksportir yang sama ke penerima yang sama pada hari yang sama, itu akan membutuhkan pengajuan EEI. Atau, jika pengiriman, terlepas dari nilainya, memerlukan izin atau lisensi ekspor, Anda akan diminta untuk mengajukan EEI.
Apa yang Bisa Salah Saat Membuat Dokumentasi Ekspor?
Jika Anda tidak sadar, banyak. Makna penuh arti Anda mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang aturan dan peraturan dan tidak cukup berhati-hati (misalnya, kesalahan ketik atau masuknya informasi ditempatkan di kotak yang salah). Solusi Pengiriman telah datang dengan enam hal yang bisa salah ketika membuat dokumen ekspor. Berikut adalah daftar mereka tetapi saya sarankan Anda mengunjungi situs ini untuk menjelajahi lebih dalam pada setiap poin.
- Informasi kontak, pengepakan, dan pembayaran yang salah.
- Klasifikasi barang yang salah.
- Nilai salah.
- Deskripsi produk salah.
- Memiliki orang yang salah mengisi formulir berbahaya.
- Salah mengasumsikan barang Anda memenuhi syarat untuk tarif istimewa.
Sumber: 6 Hal Yang Bisa Salah Saat Membuat Dokumen Ekspor
Tidak peduli apa, selalu ambil inisiatif, dan tanyakan banyak pertanyaan kepada perusahaan pengiriman barang atau logistik Anda. Gunakan keahlian mereka untuk keuntungan Anda sehingga Anda tidak membuat kesalahan mahal yang disebutkan di atas.
Sembilan dari sepuluh, Anda akan membutuhkan dokumen dasar berikut untuk menyelesaikan penjualan ekspor:
- Faktur komersial (lihat " Cara Mempersiapkan Faktur Komersial ").
- Daftar kemasan .
- Sertifikat asal (seperti yang ditunjukkan dan mana yang berlaku - lihat " Country of Origin Certificate ").
- Tiga (3) laut asli atau tagihan udara lading, dan salinan.
- Instrumen pembayaran (lihat " Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Metode Pembayaran Ekspor "). Persyaratan pengiriman Anda memengaruhi cara dan waktu Anda menerima pembayaran. Incoterms memandu Anda saat risiko berlalu, dan bagaimana biaya dialokasikan antara penjual dan pembeli.
- Dokumen penting penting lainnya yang diperlukan untuk beberapa tujuan dan beberapa komoditas: salinan faktur proforma , sertifikat inspeksi , faktur konsuler, lisensi impor atau ekspor , sertifikat asuransi, tagihan dan resi gudang, sertifikat pemeriksaan kesehatan dan sertifikat IATA pengirim artikel tidak dibatasi atau berbahaya barang .
UPS, misalnya, menawarkan berbagai bentuk (misalnya, faktur komersial, daftar kemasan, Sertifikat Asal NAFTA, Surat Keterangan Asal AS dan Informasi Ekspor Elektronik) untuk pengiriman internasional.
Kami akan meninjau setiap dokumen secara menyeluruh di sini di situs ini dari waktu ke waktu sehingga Anda akan merasa nyaman mempersiapkannya. Ada program perangkat lunak yang tersedia yang akan mengeksekusi dokumen ekspor Anda secara elektronik. Ketika bisnis Anda berkembang, Anda dapat mempertimbangkan untuk menginstal satu atau bahkan mencari menggunakan perusahaan logistik canggih yang menawarkan fitur ini sebagai bagian dari kemampuan layanan mereka di seluruh dunia.