Perhatikan detail saat menyiapkan dokumen pengiriman internasional
Untuk menyiapkan daftar kemasan Anda, hapus semua harga pada faktur dan periksa kembali untuk melihat bahwa jumlah kasus, berat (bersih, kotor, metrik) dan pengukuran muncul pada faktur. Kemudian ganti nama dokumen "PACKING LIST" dalam huruf besar dan tebal. Jangan pernah mengganti daftar kemasan untuk faktur komersial.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa daftar kemasan itu penting:
- Mendukung apa yang sebenarnya sedang dikirim.
- Ini dapat menyertai sertifikat inspeksi.
- Ini dapat digunakan sebagai bukti lebih lanjut untuk mendukung metode pembayaran tetapi (disarankan) Anda harus memastikan Anda mencocokkan deskripsi produk Anda dengan instrumen pembayaran apa pun.
- Ini akan digunakan oleh Pialang Adat untuk izin dan masuk ke negara asing.
- Ini digunakan oleh pembeli-penjual untuk membandingkan apa yang telah diperintahkan kepada apa yang telah dikirimkan.
- Ini digunakan untuk menerbitkan bill of lading.
- Ini digunakan untuk informasi ekspor elektronik (EEI) dan sering digunakan oleh pejabat bea cukai AS dan asing untuk memverifikasi barang.
Mengapa Daftar Packing begitu Penting
Jika Anda tidak menyelesaikan daftar pengepakan, segudang masalah dapat muncul yang dapat merusak bisnis Anda. Masalah-masalah ini berkisar dari tidak mendapatkan barang Anda dikirim ke tujuan yang diinginkan untuk tidak dibayar.
Sebuah daftar pengepakan ekspor harus terpasang dengan aman di bagian luar setiap kontainer pengiriman , lebih disukai dalam paket tahan air dan sebuah amplop yang ditandai dengan jelas "Daftar Kemasan Tertutup." Ini adalah tanggung jawab pengirim dan agen forwarding untuk menentukan berat total dan volume pengiriman, dan apakah atau tidak kargo yang benar (seperti yang ditunjukkan) sedang dikirim.
Semua informasi ini berdasarkan pada daftar kemasan. Selain itu, petugas bea cukai di pelabuhan masuk dan keluar pelabuhan dapat menggunakan daftar pengepakan untuk memeriksa kargo.
Persiapan Awal
Beberapa minggu sebelum pengiriman, perusahaan ekspedisi , pialang pabean, bank, dan pelanggan Anda perlu menunjukkan berapa banyak salinan yang mereka butuhkan dan di mana setiap salinan harus dilampirkan dan didistribusikan. Anda harus selalu membuat tiga atau empat salinan tambahan untuk file Anda, berjaga-jaga.
Jika Anda memutuskan untuk memproses dokumentasi pengiriman Anda secara online, pilih opsi daftar kemasan yang sesuai dan kemudian hubungi semua pihak yang terlibat dalam penjualan internasional untuk menentukan apakah daftar kemasan Anda harus ditandatangani.
Karena kesalahan pada daftar kemasan dapat menyebabkan keterlambatan izin di pelabuhan tujuan, ikuti semua langkah yang diperlukan untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar pada kali pertama.