Kick Annual Report Fear
Meskipun lembaga nonprofit melaporkan kepada IRS dengan 990 tahunan mereka, mereka juga tahu bahwa mereka harus menghasilkan publikasi yang menyajikan pencapaian mereka kepada pendukung mereka dan masyarakat umum.
Laporan tahunan dapat membantu Anda menunjukkan pencapaian Anda kepada para donor saat ini dan masa depan, menumbuhkan kemitraan baru dan memberikan pengakuan kepada orang-orang penting.
Namun, organisasi nirlaba sering bergumul dengan apa yang seharusnya dimasukkan dalam laporan tahunan dan apa yang harus ditinggalkan.
Laporan tahunan juga telah berubah secara signifikan dari waktu ke waktu.
Setelah brosur yang agak membingungkan ditulis dalam bahasa yang hanya dapat dimengerti oleh orang dalam, laporan tahunan sekarang berbicara kepada sekelompok orang yang lebih luas dan menggunakan teks yang mudah dipahami ditambah lebih banyak foto dan infografis.
Laporan tahunan hadir dalam semua format, ukuran, dan presentasi. Banyak yang diposting di situs web daripada dicetak dan dikirim lewat pos. Laporan tahunan bisa berupa video, kartu pos, atau tayangan slide. Banyak laporan tahunan menjadi kasus dukungan nirlaba, untuk membingkai kampanye penggalangan dana.
Laporan tahunan mungkin bahkan tidak disebut demikian. Mereka mungkin menjadi "laporan kepada komunitas kami" atau "ajakan bertindak." Mereka sering menggunakan tema untuk mengatur informasi, seperti "sehari dalam kehidupan" atau "transformasi."
Kunci untuk laporan tahunan yang sukses hari ini mungkin hanya menggunakan imajinasi Anda, memburu banyak contoh dari badan amal yang serupa dengan Anda, dan mencari tahu apa yang dinikmati pemirsa Anda.
Pemirsa yang lebih muda akan menyukai sesuatu yang digital sementara kolam donor yang lebih tua mungkin lebih memilih pendekatan yang lebih tradisional.
Sepuluh tips berikut akan membantu Anda mengembangkan laporan tahunan nirlaba yang sangat baik, apakah Anda tetap berpegang pada upaya yang dicoba dan benar atau mendorong batas-batas semua media yang tersedia bagi Anda.
Fokus pada pencapaian, bukan aktivitas.
Donor ingin tahu apa yang Anda lakukan, tetapi yang lebih penting, mereka ingin tahu mengapa Anda melakukannya.
Apa hasilnya ? Mengapa Anda menghabiskan waktu dan uang Anda seperti yang Anda lakukan? Apa bedanya?
Hubungkan kegiatan sehari-hari organisasi Anda ke pernyataan misi Anda. Jangan berasumsi bahwa pembaca akan secara otomatis memahami bagaimana kegiatan Anda membantu Anda mencapai misi Anda. Hubungkan titik-titik untuk mereka.
Berhenti berbicara tentang hal-hal internal.
Mendapatkan koneksi internet berkecepatan tinggi di kantor dan perangkat lunak akuntansi baru mungkin merupakan pencapaian besar dari tempat Anda duduk di meja Anda, tetapi mereka tidak ada hubungannya dengan misi Anda.
Berikan inspirasi kepada donatur dengan pencapaian yang terkait dengan misi Anda dalam laporan tahunan Anda dan tinggalkan semua barang administrasi untuk laporan Anda ke dewan Anda.
Jangan membual tentang pencapaian penggalangan dana Anda.
Donor mengharapkan Anda untuk mengumpulkan uang, tetapi pencapaian penggalangan dana tidak boleh dirayakan dalam laporan tahunan Anda pada tingkat yang sama dengan hasil yang terkait dengan misi Anda.
Pembaca lebih suka tahu apa yang Anda lakukan dengan uang daripada bagaimana Anda membesarkannya. Meskipun tepat untuk memasukkan informasi tentang seberapa baik upaya penggalangan dana Anda, sebaiknya tempatkan informasi ini di bagian keuangan laporan Anda, bukan di depan dan di tengah.
Sertakan foto dalam laporan tahunan.
Ya, foto bernilai seribu kata.
Banyak orang yang membaca laporan tahunan Anda tidak akan membacanya. Jadi, tunjukkan pada mereka apa yang telah Anda lakukan dengan penggunaan foto secara liberal. Foto-foto ini harus menunjukkan kepada orang-orang atau hewan yang Anda bantu, bukan anggota dewan Anda, CEO, atau donor utama. Pendonor hari ini mengharapkan cerita dari Anda, dan kisah itu dapat dikatakan lebih baik dengan foto yang bagus.
Investasikan dalam kamera digital yang bagus, atau habiskan sejumlah uang untuk fotografer profesional. Anda juga bisa menggunakan fotografi stok jika anggaran Anda terbatas, asalkan Anda memilih gambar tersebut dengan hati-hati. Ketik 'foto stok bebas royalti' di mesin pencari favorit Anda, dan Anda akan menemukan banyak situs. Foto Anda harus menampilkan wajah lebih dari banyak hal.
Tulis keterangan yang menceritakan kisah Anda.
Sekarang Anda telah membuat mereka melihat foto-foto menceritakan kisah dengan keterangan Anda.
Jangan hanya menyatakan apa yang ada di gambar. Hubungkan foto ke pencapaian.
Jika orang tidak membaca apa pun kecuali keterangan dalam laporan tahunan Anda, mereka harus tetap memahami pekerjaan bagus yang Anda lakukan tahun lalu.
Sertakan profil pribadi.
Donor menyukai kisah nyata tentang orang sungguhan. Ringkasan umum pekerjaan Anda akan membuat pendonor Anda tidur.
Jelaskan apa yang telah Anda capai secara keseluruhan, dan kemudian memanusiakan statistik Anda dengan beberapa profil pribadi. Soroti bagaimana pekerjaan Anda membantu individu tertentu . Bagikan kisah relawan tentang bagaimana mereka membuat perbedaan positif.
Jelaskan keuangan Anda.
Banyak dari donatur Anda tidak akan tahu cara membaca laporan keuangan atau tidak akan meluangkan waktu untuk membacanya. Sertakan satu atau dua paragraf yang menjelaskan dalam bahasa Inggris apa yang dikatakan tabel. Cobalah memasukkan beberapa informasi itu ke infografis. Tindakan mendesain kekuatan infografis Anda untuk menyederhanakan dan menyederhanakan lagi. Teks tentang angka membuat mata orang berkilau. Infografik menarik perhatian mereka, dan angka-angka ini kemungkinan akan diingat.
Nomor apa yang harus Anda sertakan? Dari mana asal uang Anda dan bagaimana Anda membelanjakannya? Berapa banyak orang yang Anda jangkau? Apa strategi penggalangan dana utama Anda? Apakah Anda membuat taktik penghematan biaya tahun ini?
Jika Anda membutuhkan lebih banyak ruang untuk foto dan infografis, potong daftar donor dalam laporan tahunan.
Lembaga nonprofit perlu menyeimbangkan antara menggunakan ruang dalam laporan tahunan mereka untuk mendiskusikan pencapaian mereka dan menggunakannya untuk mengenali para donor.
Jika sebanyak setengah dari laporan tahunan Anda adalah daftar donatur, Anda harus mempertimbangkan penskalaan daftar kembali untuk membuat lebih banyak ruang untuk teks dan foto. Donor yang lebih kecil dapat dikenali dengan cara lain seperti daftar di buletin. Juga pertimbangkan untuk menghormati donor dengan cara lain, seperti memanggil mereka di media sosial atau memposting foto mereka setelah acara.
Periksa kembali daftar donor Anda.
Tidak ada cara yang lebih baik untuk menyabot sumbangan masa depan daripada mengeja nama donatur yang salah dalam laporan tahunan Anda. Jika Anda tidak yakin tentang nama, jangan tebak. Periksalah dengan donor.
Juga, periksa dengan teliti nama-nama lembaga pemerintah dan yayasan yang memberi Anda hibah . Nama-nama yang disebut oleh organisasi-organisasi ini dalam percakapan seringkali tidak sesuai untuk nama-nama legal lengkap yang termasuk dalam laporan tahunan Anda.
Beri tahu donor bagaimana mereka dapat membantu.
Jangan pernah meninggalkan pendukung potensial yang tergantung, bertanya-tanya bagaimana mereka dapat membantu Anda. Setelah Anda mengilhami pembaca Anda dengan karya-karya bagus dalam laporan tahunan Anda, tutuplah dengan memberi tahu mereka bagaimana mereka dapat membantu Anda berbuat lebih banyak.
Bagaimana mereka dapat mendukung Anda dengan uang atau waktu mereka? Minta mereka untuk menjadi sukarelawan . Ingatkan mereka tentang opsi pemberian yang direncanakan . Beri tahu mereka tentang hadiah stok. Arahkan mereka ke cara menggunakan kartu kredit mereka untuk disumbangkan. Jelaskan tentang cara terbaik untuk membantu.