P2P menghubungkan pengadaan melalui pembayaran barang
Proses pembelian untuk membayar, juga dikenal sebagai proses P2P, menghubungkan pengadaan dan seluruh proses rantai pasokan dalam perusahaan melalui proses penerimaan barang, dan akhirnya pembayaran yang dikeluarkan kepada vendor.
Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan telah secara hati-hati melihat pembelian mereka untuk membayar proses agar:
- Mengurangi keseluruhan rantai suplai dan biaya persediaan
- Membebaskan uang tunai yang dibutuhkan
- Meningkatkan kinerja operasional
- Buat keputusan keuangan yang lebih baik
Selain mengurangi keseluruhan rantai pasokan dan biaya persediaan, meningkatkan pembelian untuk membayar proses dapat menambah visibilitas yang memungkinkan manajemen kesempatan untuk memiliki komunikasi yang lebih baik dengan vendor di mana barang-barang berada dalam proses pengiriman, dan pembayaran kepada vendor.
Elemen Proses Pembelian untuk Bayar
Ada banyak elemen dalam proses P2P, yang masing-masing penting dalam keseluruhan proses. Proses dimulai dengan sumber barang dan berakhir dengan pembayaran ke vendor yang dipilih.
Sumber
Proses P2P dimulai dengan departemen pembelian diminta oleh penelitian dan pengembangan atau departemen produksi untuk mencari vendor untuk barang atau layanan khusus. Departemen R & D mungkin telah menghasilkan spesifikasi di mana vendor harus melakukan.
Dalam beberapa kasus, item tersebut mungkin merupakan stok barang standar yang diperlukan untuk proses produksi, dan itu mungkin hanya membutuhkan departemen pembelian untuk menemukan barang berkualitas terbaik dengan harga terbaik.
Bergantung pada barang atau jasa yang diperlukan, departemen pembelian dapat mengeluarkan Permintaan untuk Quotation (RFQ) atau dapat memilih vendor yang sesuai berdasarkan hubungan sebelumnya.
Kontrak
Ketika departemen pembelian telah memilih vendor atau vendor yang sesuai, akan ada proses kontrak di mana vendor dan departemen pembelian akan merundingkan kontrak berdasarkan harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman.
Membeli
Setelah kontrak ditandatangani antara perusahaan dan vendor, pesanan pembelian dapat diajukan dan dikirim ke vendor. Untuk meningkatkan waktu pengiriman barang, perusahaan dapat mengirim pesanan pembelian secara elektronik daripada mengirim atau mengirim faks.
Dengan mengirim pesanan pembelian elektronik, informasi dapat dimasukkan langsung ke dalam sistem komputer vendor. Untuk memastikan bahwa ada visibilitas, vendor harus memberikan informasi kemajuan perusahaan seperti tanggal pengiriman yang diperbarui dan dokumen seperti pemberitahuan pengiriman lanjutan (ASN).
Penerimaan barang
Setelah pengiriman barang-barang dari vendor, langkah selanjutnya adalah barang-barang tersebut sampai ke pelanggan . Barang-barang akan diperiksa untuk memastikan kuantitasnya sama dengan pesanan pembelian, serta memeriksa barang-barang untuk kerusakan dan kualitas.
Jika ada masalah dengan barang yang diterima, pelanggan akan menginformasikan vendor sehingga barang dapat dikembalikan atau diskon diatur.
Faktur
Vendor dapat menagih pelanggan kapan saja setelah barang dikirim. Dengan menggunakan solusi faktur elektronik, proses P2P dapat disederhanakan sehingga informasi dimasukkan ke dalam sistem hutang akun pelanggan.
Ketika barang diterima, dicocokkan dengan faktur dan pesanan pembelian, pemrosesan faktur dapat dimulai.
Pengolahan Faktur
Dalam proses P2P, pemrosesan faktur harus dilakukan sehingga setiap diskon yang ditawarkan oleh vendor diperoleh. Dalam kontrak yang dinegosiasikan, vendor dapat menawarkan diskon untuk pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sebelum pembayaran jatuh tempo.
Sebagai contoh, vendor dapat menawarkan diskon lima persen untuk pembayaran yang dilakukan kurang dari sepuluh hari setelah penerimaan barang.
Analytics
Sebagai bagian dari proses P2P, perusahaan harus memiliki kelayakan yang lengkap untuk pembelanjaannya. Pemantauan belanja yang konstan akan mengidentifikasi area-area yang dapat menjadi penyebab kekhawatiran seperti vendor yang meningkatkan harga, atau pengeluaran jahat.
Proses P2P yang menggabungkan praktik terbaik dapat menghemat uang perusahaan.
Ini harus mencakup batasan pada apa yang dapat dibeli di luar proses P2P standar.
Dengan mengizinkan pembelian non-standar, insiden biaya yang tidak perlu meningkat dan mengawasi pembelian ini dapat menghabiskan sumber daya yang dapat disimpan jika proses P2P yang benar digunakan.
Pelajari tentang Zelle untuk P2P.
Artikel ini telah diperbarui oleh Gary W. Marion, Ahli Rantai Pasokan dan Logistik untuk The Balance.