Ada sejumlah program kartu pengadaan yang berbeda, beberapa hanya melibatkan penggunaan vendor yang disetujui perusahaan, sementara yang lain mengizinkan vendor mana pun yang akan digunakan.
Pembelian yang dilakukan oleh karyawan menggunakan kartu pengadaan umumnya bernilai kecil dan rendah. Banyak reaksi negatif tentang program kartu pengadaan secara khusus ditujukan untuk penyalahgunaan kartu oleh karyawan. Namun, manfaat dari program pengadaan jauh lebih besar daripada risiko dan biaya yang terlibat dalam mengoperasikan program.
Manfaat Kartu Pengadaan
Pemerintah Amerika Serikat menemukan bahwa pembelian di bawah $ 2500 hanya terdiri dari 2 persen dari keseluruhan pembelanjaan pemerintah, tetapi mencatat 85 persen semua pembelian. Karena biaya administrasi untuk pembelian kecil ini sering melebihi pengeluaran dolar yang sebenarnya, penggunaan kartu pengadaan meningkat di banyak departemen pemerintah. Salah satu lembaga pemerintah, Departemen Perdagangan, memperkirakan bahwa penggunaan kartu pengadaan menyelamatkan mereka lebih dari $ 22 juta per tahun pada biaya administrasi dan pengurangan waktu pemrosesan pembelian.
Penggunaan kartu telah memungkinkan departemen pembelian untuk memusatkan upaya ke dalam 15 persen dari total belanja pengadaan yang menyumbang 98 persen dari total pengeluaran.
Menerapkan Kontrol Internal
Penyalahgunaan kartu pengadaan adalah berita utama tetapi sering kali pelanggaran ini, terutama di departemen Pemerintah, biasanya menunjukkan nilai dolar yang tinggi, tetapi sering kurang dari setengah persen dari total pembelanjaan.
Namun penyalahgunaan tidak terjadi tetapi dapat dikontrol dengan menerapkan kontrol internal yang tepat untuk mengurangi pemborosan dan penyalahgunaan.
Arah manajemen yang kuat sangat penting untuk program kartu pengadaan yang sukses. Manajemen harus secara jelas mendefinisikan apa yang diperbolehkan menggunakan kartu itu dan mendefinisikan, dan memaksakan, hukuman mereka untuk pembayaran kenakalan, penipuan, dan penyalahgunaan. Tentu saja, prosedur dan sumber daya kantor belakang harus ada untuk menerapkan kontrol. Jika tidak ada cukup sumber daya untuk memantau dan menangani penyalahgunaan kartu pengadaan, maka pelanggaran akan terus berlanjut dan meningkat karena kurangnya komitmen dalam program ini dilihat oleh penggunanya.
Siapa yang Mendapat Kartu?
Hal negatif lain yang terlihat dalam program kartu pengadaan adalah bahwa perusahaan berpikir mereka perlu memberikan kartu kepada semua karyawan mereka yang melakukan pembelian. Ini bukan kasusnya; sedang dikeluarkan kartu pengadaan sedang diberi kepercayaan. Perusahaan harus dapat mempercayai pengguna kartu karena mereka sebenarnya membelanjakan uang perusahaan . Harus ada proses persetujuan di tempat di mana karyawan harus dipilih, ditinjau dan disetujui. Jika seorang karyawan memiliki kredit macet maka haruskah mereka diberi kartu pengadaan perusahaan?
Memaksakan Batas Pembelanjaan
Seperti halnya kartu kredit, harus ada batas kredit untuk pengguna.
Perusahaan kartu kredit memberi pemegang kartu batas berdasarkan kemampuan mereka untuk membayar. Untuk pemegang kartu pengadaan, perusahaan harus memberikan batas pembelanjaan kepada pemegang kartu yang sesuai dengan posisi mereka dan kemungkinan pengeluaran mereka. Sebagai contoh, seseorang yang dipekerjakan sebagai analis IT hanya mungkin diperlukan untuk membeli tinta printer dan peripheral komputer kecil yang mungkin hanya berjumlah beberapa ratus dolar setahun. Batas pembelanjaan untuk karyawan ini harus mencerminkan hal ini dan tidak diberi batas pembelanjaan sebesar $ 2500 yang dapat diberikan kepada semua staf TI. Batas pengeluaran harus ditinjau secara berkala sehingga tingkat yang sesuai diberikan kepada karyawan berdasarkan pengeluaran aktual mereka.