Bagaimana, Mengapa, dan Kapan Menyeimbangkan Laci Kas
Ketika diselidiki, penyebab paling umum dari pencurian adalah kurangnya prosedur atau kontrol yang tepat.
Proses penghitungan uang, rekonsiliasi kwitansi dan penyeimbangan laci kas menciptakan akuntabilitas transaksi hari itu. Sistem manajemen kas ini dapat dibuat pada saat yang bersamaan kebijakan toko ditetapkan. Banyak sistem POS (titik penjualan) hari ini memiliki petunjuk langkah demi langkah untuk menutup (juga dikenal sebagai penyeimbangan) laci kas untuk memandu karyawan.
Mengapa Saldo?
Manajemen toko atau kasir dapat menarik laporan penjualan kapan saja selama shift. Dengan menambahkan kas awal di laci ke angka penjualan harian, pengecer akan tahu persis berapa banyak uang yang harus ada di kasir atau sistem POS pada waktu tertentu. Ini sangat berguna:
- Untuk menghindari terlalu banyak uang di lantai penjualan.
- Jika toko dirampok.
- Ketika seorang pelanggan mengeluh tentang terlalu sedikit perubahan.
- Untuk menemukan kelebihan / kekurangan yang sering terjadi untuk kasir tertentu.
- Untuk menghapus godaan mengambil uang tunai tanpa dokumentasi dari laci kas.
Cara Menyeimbangkan Laci Kas
Menyeimbangkan cash register biasanya terjadi pada akhir hari atau di akhir pergeseran kasir. Laci kas dan isinya harus dibawa ke kantor atau tempat lain yang terpencil untuk menyiapkan laporan.
Jika menyeimbangkan laci setelah menutup, pastikan lampu lantai penjualan mati dan pintu terkunci. Bagi banyak penjual, mereka terburu-buru dan cenderung mulai menutup sebelum toko benar-benar tutup. Ini bukan praktik yang aman. Namun, jika Anda memiliki banyak karyawan di toko, Anda dapat menutup salah satu register selama jam buka.
Setiap kelebihan dan kekurangan harus diselidiki. Sifat manusia harus diperhitungkan untuk kesalahan kecil dan jumlah kecil. Dengan ini, kami mengartikan bahwa perubahan perhitungan yang sederhana biasa terjadi ketika memproses transaksi. Namun, sering terjadi ketidaksesuaian dapat menjadi tanda pencurian karyawan atau mungkin menunjukkan pelatihan lebih lanjut diperlukan untuk kasir tertentu. Sebagai aturan, Anda ingin memastikan bahwa tidak lebih dari $ 2 dimatikan pada malam hari. Sementara itu tergantung pada jumlah transaksi hari itu (dengan kata lain, semakin banyak transaksi semakin besar kesempatan untuk menghitung kesalahan) aturan $ 2 adalah yang membantu.
Uang tunai di awal dimasukkan kembali ke dalam laci kas dan disimpan untuk malam hari, sementara setoran disiapkan untuk bank. Semua slip kartu kredit, laporan terminal, dan tanda terima pendaftaran lainnya dapat dijilid ke Laporan Laci Kas Harian dan diajukan berdasarkan tanggal.
Pemisahan Tugas
Untuk akuntabilitas lebih, pertimbangkan untuk menggunakan dua orang untuk menyeimbangkan cash register. Satu orang akan menghitung laci dan membuat laporan kas harian, sementara orang lain menyiapkan setoran bank. Kedua anggota staf harus menandatangani laporan yang menunjukkan bahwa mereka bertanggung jawab atas angka-angka yang ditunjukkan. Meskipun tidak ada sistem yang dapat mencegah penipuan, jejak audit ini akan membantu mencegah kolusi di antara karyawan.
Pada awal pergantian berikutnya, setiap kasir harus diberikan laci kas mereka sendiri. Minta kasir menghitung ulang uang tunai di laci untuk memverifikasi saldo awal. Jika Anda adalah toko kecil dengan hanya satu daftar, uang tunai kemungkinan besar akan tetap berada di laci dalam semalam. Jika ini adalah situasi Anda, prosedurnya sama.
Satu catatan terakhir: karena kesalahan manusia adalah bagian dari permainan, pastikan Anda memasukkan ketidaksesuaian dalam uang tunai Anda sebagai bagian dari laporan untung dan rugi Anda.
Tambahkan baris ke laporan untung dan rugi Anda yang menganggarkan dan tunjukkan kerugian dari penghitungan yang salah. Ini adalah cara lain Anda dapat mengaudit dan mengelola kerugian.