Di sebagian besar negara bagian, sejauh ini jumlah terbesar pengaduan konsumen, penalti komisi, dan penangguhan lisensi serta pencabutan terkait dengan manajemen properti . Bukannya para pemegang lisensi yang melakukan manajemen properti itu bodoh.
Ini adalah bisnis yang sangat transaksi intensif. Sementara agen rata-rata dapat melakukan transaksi penjualan selusin tahun dengan perjanjian pembelian dan dokumen terkait, manajer properti rata-rata dapat melakukan ratusan transaksi yang lebih kecil.
Fakta bahwa mereka lebih kecil tidak membuat transaksi tersebut kurang penting dan tidak mengurangi risiko yang terlibat dalam melakukannya. Sebagai manajer properti, Anda membuat kontrak dengan pemilik untuk memasarkan dan menyewakan properti mereka, mengumpulkan uang sewa dan menyerahkannya kepada pemilik, dan mengelola properti, dari pemeliharaan hingga penegakan aturan penyewa.
Dalam melakukan ini, Anda bertransaksi dengan pemilik, penyewa, perusahaan perbaikan, media iklan, kontraktor, dan lainnya. Masing-masing dan setiap satu dari transaksi ini memperkenalkan beberapa risiko ke dalam bisnis Anda. Itu tidak selalu banyak risiko dalam setiap kasus, tetapi itu kumulatif.
Fungsi keuangan sejauh ini adalah yang paling mungkin menciptakan masalah bagi broker.
Fungsi keuangan meliputi:
- fungsi pemasaran & keuangan membutuhkan catatan pengeluaran dan pendapatan, serta catatan pajak, faktur iklan dan banyak lagi,
- manajemen penyewa melibatkan catatan semua permintaan mereka, riwayat pembayaran sewa dan pelanggaran aturan, dan
- pemeliharaan & perbaikan fasilitas memerlukan jadwal perawatan, perbaikan catatan untuk garansi, dan catatan karyawan karyawan dan subkontraktor.
Komponen manajemen risiko tentu saja sangat penting. Bencana besar dapat mengancam kelangsungan hidup properti secara ekonomi. Catatan yang disimpan adalah bagian dari ini, karena setiap tindakan hukum yang diambil oleh orang lain dapat digagalkan jika ada catatan rinci yang menyanggah klaim mereka.
Bagian dari manajemen risiko adalah penentuan risiko versus imbalan. Contoh yang baik adalah bak mandi air panas atau kolam renang di properti. Pemilik properti dan pemilik properti harus menyeimbangkan nilai kumpulan dengan risiko yang terjadi. Ketika risiko seperti ini diidentifikasi, ada tiga cara yang dapat diatasi:
1. Penghindaran - Keputusan dapat dibuat untuk menghilangkan bak mandi atau kolam air panas, karena pendapatan sewa tambahan tidak sebanding dengan biaya asuransi atau risiko yang terlibat.
2. Kontrol - Jika bak mandi air panas dipertahankan, mungkin kunci dan pagar berkode akan dipasang untuk mencegah anak-anak yang lebih muda.
3. Pengalihan Risiko - Cara yang paling lazim dalam menangani risiko adalah dengan membeli asuransi untuk mentransfer risiko kepada firma asuransi.
Manajer properti yang sukses akan merencanakan masalah, menyimpan file dan catatan yang sangat baik dari setiap kegiatan, dan terus menilai fungsi-fungsi ini untuk menentukan apakah perubahan diperlukan.
Dokumen dan Email
Di banyak negara bagian, Anda hanya diminta untuk menyimpan catatan transaksi selama enam tahun.
Namun, disarankan untuk menyimpannya lebih lama, terutama jika Anda diizinkan untuk melakukannya dalam format elektronik. Anda dapat bertaruh bahwa jika ada pihak yang memiliki klaim, seseorang yang ingin menuntut Anda untuk sesuatu yang enam tahun dan sepuluh hari yang lalu akan tetap memiliki salinan dokumen mereka. Jauh lebih sulit untuk membela kasus Anda jika Anda sudah menghancurkan salinan Anda.
Ketika datang ke email, setiap tindakan pengadilan yang melibatkan pinjaman dijamin secara federal (cukup banyak semua transaksi perumahan kami), dapat memaksa Anda untuk menghasilkan email yang terkait dengan transaksi dan komunikasi dengan pelanggan / klien Anda. Ada banyak cara dan produk perangkat lunak untuk menyimpan email terkait, tetapi baca beberapa artikel di sini tentang Evernote, solusi untuk banyak alasan. Berikut cara menangani email menggunakan Evernote dan arsip Gmail Anda.
Ubah agar sesuai dengan solusi email Anda.
- Siapkan penerusan otomatis di Gmail setiap email ke atau dari pelanggan / klien Anda.
- Mereka masuk ke buku catatan di Evernote untuk transaksi.
- Beberapa minggu setelah penutupan, tarik semua email tersebut di Evernote dan cetak dalam urutan kronologis ke file PDF.
Karena file PDF dapat ditelusuri, Anda dapat dengan cepat mengambil email apa pun yang diinginkan seseorang dengan kata kunci. Ini bekerja dengan baik.