Formulir I-9 juga merupakan dasar untuk verifikasi lebih lanjut oleh pemberi kerja, menggunakan sistem E-Verifikasi .
Sebelum Anda Mulai Menyelesaikan Formulir I-9
Siapkan salinan Formulir I-9 sebelum mulai mempekerjakan karyawan pertama Anda. Pastikan Anda memiliki versi terbaru Form I-9. Formulir saat ini, dengan tanggal kedaluwarsa 3/31/2016, harus digunakan oleh perusahaan untuk memverifikasi pekerjaan setelah 7 Mei 2013.
Salinan Formulir I-9 (format PDF) tersedia dari situs web US Customs and Immigration Services (USCIS). Formulir ini dapat diisi secara online, lalu dicetak untuk tanda tangan.
Formulir I-9 harus diselesaikan pada saat perekrutan, dan Anda (majikan) harus menyimpan semua Formulir I-9 untuk semua karyawan. Jika formulir diisi lengkap dan Anda telah menerima dokumen yang disajikan oleh karyawan, Anda dapat memecat karyawan tersebut jika Anda menemukan bahwa karyawan tersebut salah mengartikan status kelayakan pekerjaannya atau jika formulir yang disajikan oleh karyawan tersebut ditemukan tidak valid .
Menyelesaikan Bagian 1 - Informasi dan Pengesahan Karyawan
Bagian 1 selesai oleh karyawan. Karyawan harus memasukkan nama, nama gadis, alamat, dan tanggal lahir. Karyawan harus menyertakan Nomor Jaminan Sosial, tetapi nomor ini opsional kecuali perusahaan Anda menggunakan sistem E-Verifikasi.
Karyawan itu kemudian membuktikan statusnya - salah satu dari yang berikut:
warga negara Amerika Serikat
warga negara non-warga negara Amerika Serikat
Penduduk tetap yang sah (termasuk Alien #)
Orang asing yang berwenang untuk bekerja (termasuk Alien # atau Admission #) sampai (termasuk tanggal kedaluwarsa, jika berlaku)
Seseorang dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan Bagian 1 dari Formulir I-9. Bagian Persiapan dan / atau Sertifikasi Penerjemah harus diselesaikan oleh helper. Pastikan untuk mencetak nama dan alamat helper.
Menyelesaikan Bagian 2: Tinjauan dan Verifikasi Majikan
Bagian 2 diisi oleh majikan. Anda harus meninjau dokumen yang diperlukan untuk memverifikasi kedua (a) identitas dan (b) kelayakan kerja karyawan. Perhatikan bahwa dokumen dalam Daftar A, seperti paspor AS, verifikasi identitas KEDUA dan kelayakan pekerjaan. Dokumen di Daftar B memverifikasi identitas dan dokumen di Daftar C memverifikasi kelayakan pekerjaan. Anda harus memiliki satu dokumen dari SETIAP Daftar B dan Daftar C jika Anda tidak memiliki dokumen dari Daftar A.
Dokumen yang Dapat Diterima
Daftar dokumen yang dapat diterima termasuk dalam formulir I-9. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang dokumen yang dapat diterima, termasuk contoh dokumen, di Buku Pegangan USCIS untuk Pengusaha.
Catatan tentang kartu Jaminan Sosial: Anda tidak dapat menerima kartu Jaminan Sosial yang dilaminasi atau kartu Jaminan Sosial yang menyatakan "tidak sah untuk tujuan kerja." Cetakan dari Administrasi Jaminan Sosial yang menunjukkan informasi keamanan sosial untuk karyawan tidak dapat diterima pengganti untuk Kartu Jaminan Sosial.
Dokumen yang disajikan kepada Anda untuk verifikasi harus sesuai dengan status kelayakan yang dibuktikan oleh karyawan. Jika dokumen yang disajikan kepada Anda tidak konsisten dengan status yang dibuktikan oleh karyawan, Anda tidak dapat menerimanya. Misalnya, jika seorang karyawan menyatakan bahwa dia adalah warga negara AS, tetapi menunjukkan kepada Anda "kartu hijau", Anda tidak dapat menerima dokumen itu.
Tanggal Kedaluwarsa Dokumen
Beberapa dokumen, seperti paspor atau otorisasi kerja, memiliki tanggal kedaluwarsa. Dokumen yang telah kedaluwarsa tidak dapat diterima untuk verifikasi. Jika dokumen kedaluwarsa di masa mendatang, Anda harus menerimanya, tetapi catat tanggal kedaluwarsa dalam sistem penyimpanan catatan karyawan Anda. Jika dokumen kedaluwarsa dan karyawan tidak memberikan dokumen baru yang menunjukkan tanggal kedaluwarsa di masa mendatang, karyawan itu tidak lagi memenuhi syarat untuk bekerja di AS. Jika perusahaan Anda diperiksa, Anda mungkin akan dikenakan denda dan hukuman karena terus mempekerjakan individu ini. .
Dokumen asli saja
Semua dokumen yang disajikan harus asli. Fotokopi tidak dapat diterima. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang apakah dokumen adalah salinan, cari stempel atau stempel dari lembaga pemerintah AS atau dari entitas negara bagian, daerah, atau pemerintah kota.
Jika dokumen memiliki nama yang berbeda dari nama yang diberikan oleh karyawan pada I-9, ajukan pertanyaan. Variasi nama yang sedikit dapat diterima selama dokumen tampak asli dan berhubungan dengan orang tersebut.
Setelah Anda meninjau dokumen dan membuat keputusan yang wajar bahwa keduanya (a) asli (bukan salinan atau dipertanyakan) dan (b) berhubungan dengan nama karyawan, Anda harus membuktikan di bawah sumpah untuk itu, sepengetahuan Anda , karyawan berwenang untuk bekerja di AS. Sertakan tanggal karyawan mulai bekerja untuk perusahaan Anda. Tanda tangani, tanggal, cetak nama dan gelar Anda dan cantumkan alamat perusahaan.
Bagian 3 Memperbarui dan Re-verifikasi
Bagian 3 digunakan untuk memperbarui informasi pada dokumen yang telah kadaluarsa dan memungkinkan untuk tanggal kadaluwarsa dokumen baru untuk ditambahkan ke formulir.
Menyimpan Salinan Dokumen
Jika perusahaan Anda menggunakan sistem E-Verifikasi, simpan fotokopi semua dokumen. Jika Anda tidak menggunakan E-Verifikasi, Anda tidak perlu menyimpan salinan dokumen. Jika Anda menyimpan salinan, lakukan ini untuk SEMUA karyawan.
Setelah Formulir I-9 Selesai - Apa yang Harus Dilakukan
Anda sebagai pemberi kerja harus menyimpan salinan Formulir I-9 yang telah diisi untuk semua karyawan. Anda tidak perlu mengirimkan dokumen ini ke lembaga pemerintah AS mana pun.
Detail dalam artikel ini disediakan untuk membantu Anda sebagai pemberi kerja dalam memahami persyaratan untuk melengkapi formulir I-9. Mereka tidak dimaksudkan untuk inklusif. Pastikan untuk membaca seluruh dokumen I-9 untuk memastikan Anda menyelesaikan dokumen ini secara lengkap dan benar.
Memperbaiki Kesalahan
Kesalahan yang benar pada Formulir I-9 dalam hal yang sama seperti yang Anda lakukan dengan dokumen penting lainnya. Jangan gunakan whiteout atau mencoba untuk menghapus kesalahan. Prosedur standar untuk mengoreksi kesalahan dalam dokumen penting adalah:
- Garis melalui informasi yang salah (pastikan informasinya masih bisa dibaca)
- Membuat perubahan
- Tentukan tanggal dan inisial perubahannya.
Kiat untuk mengisi Formulir I-9
- Anda sebagai pemberi kerja dapat menunjuk seorang karyawan atau orang lain untuk melengkapi bagian-bagian majikan formulir I-9. Namun, INS mengatakan, "jika orang lain mengisi formulir I-9 atas nama Anda, dia harus menjalankan tanggung jawab penuh I-9."
Seorang karyawan dapat menerima bantuan menyelesaikan Bagian 1. Pastikan helper menyelesaikan blok "Persiapan dan / atau Sertifikasi Penerjemah" dan minta tanda karyawan. Informasi lebih lanjut - jawaban atas pertanyaan tentang formulir I-9
Lihat artikel ini dengan jawaban atas pertanyaan umum tentang formulir I-9 dan verifikasi kelayakan pekerjaan- Anda diminta untuk melindungi informasi pribadi yang diberikan oleh karyawan pada formulir I-9 dan pada dokumen pendukung. Gunakan informasi ini untuk keperluan I-9 HANYA dan simpan dokumen di lokasi yang aman dan aman, seperti lemari arsip yang terkunci, yang hanya memiliki beberapa orang tepercaya.
- Beberapa agen tenaga kerja negara AS dapat memverifikasi kelayakan pekerjaan dan mengesahkan karyawan yang mereka kirimkan kepada Anda. Pastikan Anda mendapatkan dan menyimpan salinan sertifikasi dari negara Anda dalam kasus ini.