Buatlah Singkat tapi Mengundang
Mim Carlson dan Tori O'Neal-McElrath, penulis Winning Grants, Step by Step , menunjukkan bahwa surat pengantar harus:
- perkenalkan organisasi Anda kepada orang yang tepat;
- pastikan pemberi dana bahwa proyek ini mendapat dukungan dari dewan direksi Anda ;
- dan nyatakan apa yang Anda minta ... berapa banyak dan untuk apa.
Kapan Anda Meliputi Surat Pengantar?
Gunakan surat lamaran untuk proposal ke perusahaan dan yayasan, tetapi tidak untuk aplikasi hibah federal atau negara bagian. Para penyandang dana hanya menginginkan apa yang mereka minta. Mereka jarang meminta surat pengantar.
Atribut Surat Pengantar yang Baik
Surat lamaran Anda harus:
- singkat
- langsung ke intinya
- seharusnya tidak hanya mengulang informasi yang ada di proposal
- harus memberi tahu pembaca seberapa baik Anda memahami pemberi dana dan bagaimana hibah Anda memenuhi persyaratan pemberi dana
Beverly A. Browning, penulis Grant Writing for Dummies , menyarankan agar Anda menulis surat lamaran setelah Anda menyelesaikan keseluruhan proposal, dan ketika Anda berada dalam suasana hati yang reflektif. Browning mengatakan:
"Ketika Anda mempertimbangkan pencapaian besar Anda (permintaan pendanaan yang telah selesai), biarkan sisi kreatif, sisi kanan otak Anda menendang dan menghubungkan perasaan pencapaian Anda kepada orang yang akan membantu membuat rencana Anda menjadi kenyataan."
Memformat Surat Pengantar Anda
Ikuti dasar-dasar ini, dan Anda tidak bisa salah:
- Gunakan kop surat organisasi Anda. Masukkan tanggal yang sama pada surat lamaran yang ada di aplikasi hibah yang telah selesai. Itu adalah tanggal Anda akan mengirimkan proposal hibah kepada pemberi. Menggunakan tanggal yang sama membuat semua dokumen dalam paket proposal Anda konsisten.
- Untuk alamat dalam (tercantum di bagian atas surat), gunakan nama perusahaan atau nama kontak perusahaan dan judul, diikuti dengan nama sumber pendanaan, alamat, kota, negara bagian, dan kode pos. Periksa kembali informasi ini dengan panggilan telepon atau email. Informasi seperti itu sering berubah, jadi pastikan Anda memiliki nama dan alamat saat ini. Juga, ketika Anda mengajukan permohonan hibah elektronik , Anda mungkin tidak tahu nama tertentu.
- Dalam sambutan Anda, gunakan "Dear" ditambah judul pribadi (Mr., Ms., Mrs., Dr., Messrs., Dll.), Diikuti dengan nama belakang. Sangat penting bahwa Anda menyampaikan surat itu kepada orang tertentu. Hubungi yayasan atau kantor perusahaan untuk memastikan Anda memiliki orang yang tepat dan judul pribadi yang benar. Detail ini mungkin tampak tidak penting, tetapi itu penting.
- Paragraf pertama Anda harus singkat dan terfokus. Perkenalkan organisasi Anda (nama resminya) dan beri tahu pemberi dana berapa banyak uang yang Anda minta dan mengapa. Sertakan satu atau dua kalimat tentang apa yang dilakukan organisasi Anda, dan kemudian sertakan satu poin berbasis penelitian yang menunjukkan ada kebutuhan untuk apa yang dilakukan organisasi Anda.
- Tulis satu atau dua paragraf yang lebih singkat. Nyatakan tujuan proyek Anda dan bagaimana itu sesuai dengan misi atau prioritas pendanaan penyandang dana. Termasuk fakta bahwa dewan direksi Anda sepenuhnya mendukung proyek tersebut.
- Akhiri surat Anda dengan paragraf meringkas. Tambahkan apa kemitraan pendanaan ini dapat berarti untuk audiens target proyek Anda. Anda mungkin ingin menyertakan undangan untuk kunjungan situs juga.
- Gunakan penutup seperti "Hormat saya."
- Surat itu harus ditandatangani oleh direktur eksekutif atau ketua dewan, atau keduanya. Di bawah tanda tangan, ketik nama depan, nama tengah, nama belakang, dan jabatan pertama penandatangan. Meskipun ED atau ketua dewan harus menandatangani surat itu, jangan sertakan informasi kontak untuk orang terbaik untuk menjawab pertanyaan di akhir paragraf terakhir.
- Di bagian bawah surat, sertakan kata, "ENCLOSURE" (dalam semua topi).
Berapa Lama Surat Penutup Harus Jadi?
Kebanyakan ahli menyarankan Anda membatasi surat lamaran Anda ke satu halaman dengan tiga atau empat paragraf. Karena pembaca memiliki seluruh proposal untuk dikerjakan, Anda tidak ingin membuatnya tidak sabar dengan harus membaca surat lamaran panjang.
Nada dan spesifikasi surat lamaran Anda dapat bervariasi tergantung pada apakah Anda telah diundang untuk mengajukan proposal lengkap setelah mengirim Letter of Inquiry (LOI) , atau jika proyek ini adalah pendekatan pertama organisasi Anda untuk yayasan khusus ini.
Contoh Surat Sampul
Mary Smith, PhD
Petugas Program
Yayasan Komunitas
4321 Jalur Umum
Beberapa Kota, YZ 55555
Dr. Smith yang terhormat:
Beberapa Pusat Senior Kota dengan hormat meminta hibah sebesar $ 50.000 untuk Proyek Percontohan Jangkauan Masyarakat Latino Senior.
Sebagai pusat senior terbesar di Any County, melayani lebih dari 450 senior setiap hari, kami sadar akan perubahan demografis di area layanan kami. Dan kami berkomitmen untuk tumbuh dan beradaptasi dengan pusat kami untuk memenuhi kebutuhan yang muncul. Proyek Percontohan Outreach Masyarakat Latino Senior akan memungkinkan kami untuk melakukan uji coba selama satu tahun untuk menentukan apakah pusat kami dapat secara efektif:
- memberikan akses yang komprehensif terhadap layanan kesehatan dan sosial kepada manula di komunitas Latino yang dilayani oleh pusat kami, dan
- tingkatkan dan integrasikan sepenuhnya kompetensi budaya dari dewan, staf, dan sukarelawan dari Beberapa Pusat Senior Kota.
Dewan direksi kami sangat antusias dengan program ini dan bersemangat untuk meluncurkannya sehingga kami dapat menjadi pusat yang paling inklusif dan kompeten secara budaya untuk para manula di semua komunitas kami yang membutuhkan layanan ini. Jika kita menemukan pada akhir tahun percontohan kami bahwa program ini, pada kenyataannya, berhasil, dewan kami telah berkomitmen untuk memasukkan sebagian dari pengeluaran tahunan proyek ke dalam anggaran operasi tahunan kami sehingga program ini menjadi bagian integral dari layanan inti kami. .
Melalui proyek ini, Pusat akan menjadi rujukan utama yang diberikan oleh Health Access Latinos, Families of Any County, dan tiga klinik komunitas dalam radius lima belas mil dari pusat kami. Kami juga akan menerima referensi dari senior berbahasa Spanyol dari agensi komunitas lainnya di area layanan langsung kami.
Terima kasih atas pertimbangan Anda atas permintaan kami. Saya akan menindaklanjuti Anda di minggu depan untuk menjawab pertanyaan apa pun yang Anda miliki, serta untuk mengetahui apakah kami akan bertemu dengan Anda untuk mendiskusikan manfaat proposal kami. Sementara itu, jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi Connie Jones, Direktur Pengembangan kami, di (555) 555-5555, x555, atau cjones@scsc.org.
Hormat saya,
Jane Lovely
Direktur Eksekutif
LAMPIRAN
* Surat dicetak ulang (dengan modifikasi) dengan izin dari Winning Grants, Langkah demi Langkah , Edisi Kedua, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 Cara untuk Mengacaukan Surat Pengantar Anda
- Menulis terlalu banyak. Surat lamaran bukan disertasi, juga bukan proposal lengkap. Tetap singkat dan to the point. Tip: Mintalah orang lain membacanya. Apakah mereka memahaminya?
- Menggunakan kata-kata besar . Jika Anda sudah lulus sekolah, Anda belajar menulis dengan cara yang rumit. Jangan lakukan itu di sini. Anda tidak mencoba untuk mengesankan seseorang dengan pengetahuan Anda. Anda hanya ingin menyatakan kasus Anda sealami mungkin. Jika Anda tidak tahu kapan Anda terlalu rumit dalam menulis, gunakan aplikasi seperti Hemingway. Ini akan memberi tahu Anda kapan kalimat Anda sulit dibaca dan ketika Anda terlalu banyak bicara.
- Membuat Kesalahan Tata Bahasa . Jika Anda tidak yakin dengan tata bahasa Anda, jangan ambil risiko. Gunakan pemeriksaan grammar di WORD, dan, juga jalankan draf Anda melalui aplikasi seperti Grammarly. Ada versi gratis, tetapi versi berbayar melampaui pemeriksaan grammar yang diperlukan.
Bagaimana Anda Bisa Membuat Surat Sampul Anda Menonjol?
Sedih untuk mengatakan, tetapi proposal hibah Anda mungkin berada di antara ratusan atau ribuan yang akan dilihat oleh sebuah yayasan biasa selama satu tahun rata-rata. Surat lamaran Anda dapat membuat perbedaan dalam membuat potongan ke langkah berikutnya menuju pendanaan. Tapi bagaimana Anda bisa membuatnya menonjol?
Yah, jangan mencoba sesuatu yang "lucu." Para pejabat Yayasan tidak akan terkesan. Tetapi Anda dapat menyertakan paragraf tentang mengapa organisasi Anda adalah salah satu yang dapat menyelesaikan misi ini dengan sebaik-baiknya. Amati organisasi pesaing Anda dan nilai seberapa dan di mana Anda unggul. Itu mungkin dalam kekuatan staf dan relawan Anda, pengalaman Anda dengan masalah khusus ini, atau dukungan komunitas yang Anda nikmati.
Anda tidak perlu menyebutkan nama-nama pesaing atau mengkritik mereka. Soroti saja kekuatan Anda. Ini akan menjadi saat yang tepat untuk berkonsultasi dengan orang lain di sekitar kantor. Tarik beberapa orang bersama dan lakukan brainstorming bagaimana nirlaba Anda unggul.
Sumber daya:
Mendongeng untuk Penerima Hibah , Edisi Kedua, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Beli dari Amazon.
Memenangkan Dana Langkah demi Langkah: Buku Kerja Lengkap untuk Merencanakan, Mengembangkan dan Menulis Proposal yang Sukses, Edisi ke 4, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Beli dari Amazon
Grant Writing for Dummies , Edisi ke 5, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Beli dari Amazon
Kembali ke Cara Menulis Proposal Dana.