Rancang kalender penulisan hibah yang akan membuat Anda tetap fokus, tepat waktu, dan bertanggung jawab atas semua detail.
Tahun demi tahun, kalender hibah dapat menjadi alat yang hebat yang akan membantu Anda hanya mengejar pendanaan yang paling sesuai dengan program Anda dan membantu Anda tetap berhubungan baik dengan penyandang dana.
Kembangkan kalender proposal hibah hari ini, dan buat peta untuk kesuksesan penggalangan dana hibah di masa depan.
Membuat jadwal hibah yang komprehensif memang membutuhkan waktu dan mungkin sedikit kompulsif. Namun, sedikit kerja di depan akan menghemat banyak waktu dan sumber daya sepanjang tahun. Anda bahkan bisa bersantai sedikit.
Berikut ini beberapa langkah sederhana untuk memulai Anda di kalender hibah Anda.
Pilih template untuk kalender proposal hibah Anda
Format yang Anda pilih bergantung pada kebutuhan organisasi Anda, tim, dan gaya kerja individual. Bagi banyak organisasi, spreadsheet, dibagi bulanan, bekerja dengan baik. Yang lain lebih menyukai detail yang lebih besar yang disediakan oleh perangkat lunak manajemen proyek.
Terlepas dari formatnya, setiap kalender hibah harus memberi Anda gambaran tentang bulan, tenggat waktu, tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan proposal, dan status aplikasi. Anda dapat menemukan contoh kerangka kalender hibah di sini.
Jadwal Anda juga harus mencakup bagian tugas. Anda dapat membuat daftar tugas langsung di kalender, atau pada tab terpisah. Jika Anda mengerjakan hibah dengan orang lain, gunakan perangkat lunak kolaboratif seperti Google Docs untuk menghindari duplikasi dan memastikan bahwa setiap orang tetap up to date.
Tinjau hibah Anda sebelumnya
Lihatlah hibah Anda dari tahun lalu. Tentukan mana yang akan Anda terapkan lagi. Mempertimbangkan:
- Jumlah dana yang Anda terima
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan aplikasi
- Dan kemungkinan menerima dana lagi
Pastikan untuk meninjau semua panduan hibah setiap tahun, karena prioritas pendanaan memang berubah.
Penelitian dan Vet hibah baru
Mulailah dengan menemukan semua hibah yang memenuhi syarat Anda. Jangan buang waktu untuk mengajukan hibah yang tidak akan pernah Anda terima.
Benar-benar memeriksa setiap hibah baru yang menurut Anda dapat berfungsi untuk program Anda. Pertimbangkan prioritas pemberi dana, jenis dan nilai hibah yang diberikan, dan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan setiap aplikasi.
Pertimbangkan kalender resmi amal Anda
Apakah Anda memiliki penggalangan dana besar yang menghabiskan banyak waktu Anda? Apakah salah satu staf Anda merencanakan liburan panjang? Pikirkan tentang staf amal Anda dan komitmen waktu setiap bulan per bulan. Ingatlah batasan-batasan ini saat membuat kalender perencanaan hibah Anda.
Isi tenggat waktu yang sulit
Setelah Anda memutuskan untuk mengajukan permohonan, isi spreadsheet Anda dengan hibah yang memiliki batas waktu yang sulit. Karena ini tidak berubah, mereka menyediakan kerangka di mana Anda dapat mengatur sisa pengiriman.
Isi tenggat waktu bergulir
Setelah Anda memiliki gambaran tentang tahun yang akan datang dan telah memenuhi tenggat waktu yang sulit, saatnya untuk menyesuaikan diri dengan tenggat waktu bergulir. Jika Anda mengajukan permohonan untuk program pemberian perusahaan, tempatkan mereka pada awal tahun karena sumber-sumber ini mungkin kehabisan uang. Jika Anda tahu ketika Yayasan atau penyandang dana lain meninjau aplikasi hibah, Anda dapat merencanakan untuk mengirimkan aplikasi Anda dengan baik sebelum waktu itu.
Isi bagian tugas
Pikirkan setiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proposal. Apakah data Anda sudah diperbarui? Apakah Anda perlu mendapatkan persetujuan internal?
Pikirkan tentang masing-masing tugas. Kemudian, bekerja mundur dengan tenggat waktu untuk setiap tindakan. Setelah Anda menyelesaikan garis waktu tugas, Anda mungkin perlu mengocok beberapa tenggat waktu bergulir Anda.
Bagian tugas juga merupakan tempat yang bagus untuk mencatat proses aplikasi, termasuk percakapan yang Anda lakukan dengan para pemberi dana , dan pelajaran yang didapat.
Anda kemudian dapat merujuk ke catatan ini pada tahun berikutnya ketika Anda mengajukan permohonan lagi.
Jadilah realistik
Lebih baik untuk mengajukan sepuluh hibah yang solid dan relevan daripada mengirimkan dua puluh aplikasi biasa.
Bersikaplah realistis tentang jumlah pekerjaan yang akan dilakukan setiap pengiriman dan jumlah waktu yang Anda miliki. Tinggalkan hibah yang tampaknya tidak mungkin, atau yang berada di luar cakupan layanan Anda.
Terus tingkatkan
Kalender hibah bukanlah dokumen statis. Jika Anda mendengar tentang peluang pendanaan baru, tambahkan mereka. Jika program atau prioritas pendanaan Anda berubah, ubahlah jadwal. Minimal, kalender dana Anda harus ditinjau setiap tahun.
Pastikan untuk membuat waktu setiap tahun untuk meninjau kalender Anda, merenungkan keberhasilan Anda dan merencanakan strategi Anda untuk tahun berikutnya.
Membuat kalender hibah membutuhkan waktu di muka, tetapi setelah Anda melakukan pekerjaan awal, Anda akan berhasil mencapai strategi hibah yang sukses.
Kerri Drumm membantu organisasi nirlaba dengan fasilitasi, pelatihan, pengembangan organisasi, dan penulisan hibah.