Surat permintaan agak mirip dengan audisi untuk bagian dalam sebuah drama. Mengapa menghabiskan waktu dan uang Anda jika ternyata Anda tidak cocok? Bahkan ketika Anda telah melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk meneliti yayasan mana yang harus Anda dekati untuk pendanaan , sulit untuk memastikan bahwa organisasi Anda dan yayasan itu cocok.
Surat lamaran bisa menjadi ujian lain apakah Anda dan penyandang dana adalah pasangan yang baik.
Dari sudut pandang yayasan, Ini lebih cepat untuk membuat potongan pertama dari ide pendanaan yang mungkin dengan huruf dua hingga tiga halaman daripada paket proposal lengkap. Setelah yayasan memutuskan bahwa proyek Anda mungkin cocok untuk tujuan dan prioritas pendanaannya, mungkin Anda diminta untuk mengirimkan proposal lengkap.
Surat keterangan mungkin jauh lebih mudah untuk lembaga nonprofit juga. Tapi, seperti halnya untuk audisi, Anda tidak harus mengambil LOI untuk diberikan atau hanya menghentikan sesuatu dengan cepat. LOI mungkin adalah kesempatan terbaik Anda untuk membuat kesan pertama yang baik.
Apa yang Harus Anda Sertakan dalam LOI?
Surat lamaran sangat mirip dengan proposal kecuali itu singkat ... sebuah proposal mini. Proposal surat atau LOI hanyalah salah satu dari beberapa jenis proposal yang penulis hibah gunakan.
Anda bisa menggambar elemen LOI dari proposal hibah yang sudah Anda tulis, bahkan yang mungkin sudah didanai sebagian.
Atau Anda dapat menggunakan informasi yang sedang Anda proses untuk mengajukan proposal potensial.
Mengirim LOI sebelum Anda menyelesaikan proposal adalah cara untuk mendapatkan umpan balik berharga yang dapat Anda gunakan untuk merevisi ide proposal Anda.
Unsur-unsur Surat Pertanyaan Khas
pengantar
Pengantar harus berupa ringkasan eksekutif singkat .
Ini termasuk nama organisasi Anda, jumlah uang yang diminta, dan deskripsi proyek. Anda akan ingin menjelaskan bagaimana proyek sesuai dengan pedoman dan minat pendanaan si pemberi dana.
Deskripsi Organisasi
Bersikaplah ringkas dan berkonsentrasi pada kemampuan organisasi Anda untuk memenuhi kebutuhan yang telah Anda nyatakan. Berikan riwayat singkat tentang lembaga nonprofit Anda dan berikan gambaran umum tentang program Anda. Pastikan untuk menghubungkan langsung apa yang saat ini Anda lakukan dan apa yang ingin Anda capai dengan dana yang diminta.
Pernyataan Kebutuhan
Jelaskan kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh proyek Anda . Jelaskan populasi target dan wilayah geografis. Berikan beberapa fakta statistik yang signifikan dan beberapa contoh.
Metodologi
Bagaimana Anda akan memecahkan kebutuhan itu? Jelaskan proyek secara ringkas dan sertakan kegiatan utama, nama, dan judul staf proyek utama, dan tujuan proyek Anda.
Sumber Pendanaan Lainnya
Jika Anda mendekati lembaga lain atau lembaga nonprofit untuk mendukung proyek ini , sebutkan mereka dalam paragraf singkat. Masukkan dana apa pun yang sudah Anda dapatkan dan jelaskan bagaimana Anda berharap untuk mendukung proyek setelah periode awal.
Ringkasan
Tulis ulang maksud dari proyek Anda, ajukan pertanyaan tambahan dan berterima kasih kepada penyandang dana untuk waktu dan pertimbangannya.
Sertakan lampiran apa pun yang diminta dalam panduan pemberi dana.
Anggaran mungkin atau mungkin tidak diperlukan untuk surat permintaan Anda. Periksa pedoman pemberi dana. Beberapa pedoman tepat, dan penting untuk mengikuti mereka dengan tepat.
Tetapi, juga, Mimi Carlson, penulis Winning Grants: Step by Step , menyarankan Anda meninjau LOI Anda dengan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
- Apakah saya menyebutkan nama proyek dan jumlah uang yang saya cari di paragraf pertama?
- Apakah paragraf kedua saya menjelaskan secara memadai tentang proyek dan proyek terkait?
- Apakah saya memasukkan pernyataan misi kami?
- Apakah saya meletakkan kebutuhan untuk proyek tersebut?
- Sudahkah saya jelas tentang hasil yang akan dicapai proyek?
- Apakah implementasi proyek sudah jelas?
- Sudahkah saya membuat kasus untuk kesesuaian antara proyek ini dan prioritas yayasan?
- Apakah saya memasukkan informasi tentang pendanaan apa pun yang sudah dilakukan?
- Sudahkah saya menyertakan detail kontak untuk orang tertentu yang dapat menjawab pertanyaan?
Tinjau elemen - elemen proposal lengkap sebelum mencoba surat permintaan. Anda dapat melihat contoh-contoh tambahan dari surat-surat penyelidikan di dalam buku yang sangat baik, Pusat Yayasan Panduan untuk Memenangkan Proposal .
Contoh LOI
John Hunter
Petugas Program
Yayasan Komunitas Dimana Saja
625 Smith St.
Setiap Kota, XN 28905
Dear Mr. Hunter:
Terima kasih telah membaca surat pertanyaan ini ke Yayasan Komunitas Anywhere Anda. Kami berharap dapat menentukan minat Anda untuk menerima proposal lengkap untuk Program Percontohan Outreach Wanita dari Pusat Perempuan APEC. Kami dengan hormat meminta pertimbangan Anda tentang hibah sebesar $ 35.000.
Proyek ini adalah penjangkauan pertama kami untuk para wanita senior di rumah mereka. Kami menemukan semakin banyak wanita senior yang tinggal di rumah mereka ketika mereka tidak bisa keluar untuk mengunjungi fasilitas seperti Pusat Senior kami.
Kami berencana untuk memberikan kesempatan sosialisasi, informasi kesehatan dan kesejahteraan, dan layanan sosial bila diperlukan untuk wanita yang terisolasi dari komunitas.
Program percontohan kami sangat sesuai dengan bidang minat Yayasan Anda: layanan kesehatan bagi manula; meningkatkan jangkauan ke lansia yang tinggal di rumah; dan membantu penyedia layanan penatua untuk mencapai jangkauan yang lebih besar dalam suatu komunitas.
Setiap Pusat Kota Senior, didirikan pada tahun 1985, adalah pusat senior terbesar di daerah kami, melayani lebih dari 400 lansia setiap hari di fasilitas kami yang baru saja direnovasi.
Misi kami adalah membantu manula meningkatkan dan mempertahankan gaya hidup yang sehat dan mandiri melalui peningkatan kualitas hidup mereka.
Tingkat kepuasan kami di antara para tetua yang kami layani adalah 95 persen sangat tinggi, menurut survei terbaru kami. Kami menyediakan makan siang bergizi, peluang sosial, peluang latihan fisik, dan acara pendidikan sepanjang tahun.
Populasi senior di daerah kami diperkirakan akan meningkat 30 persen selama dua dekade mendatang. Banyak dari mereka yang lanjut usia berada pada atau di bawah tingkat pendapatan kemiskinan dan secara fisik ditantang sampai taraf tertentu.
Kami dapat mengangkut beberapa senior ini ke pusat komunitas kami dengan armada lima mobil kami yang ada saat ini yang melayani 25-35 klien setiap hari.
Namun, memperluas sistem transportasi mahal dan tidak akan memungkinkan kita untuk memperluas cukup untuk melayani peningkatan jumlah manula yang terikat di rumah, beberapa di antaranya tidak dapat meninggalkan rumah mereka sama sekali.
Oleh karena itu, kami mengusulkan Program Percontohan Outreach Perempuan Pusat Perempuan dari Any Town untuk menguji kelayakan membawa layanan kepada individu di rumah mereka.
Kami berpikir bahwa dengan menggunakan sukarelawan, diawasi oleh satu anggota staf profesional (pekerja sosial), kami dapat memperluas wawasan sejumlah besar perempuan senior yang terikat di rumah.
Kami telah membatasi pilot kami untuk wanita karena banyaknya wanita lajang di komunitas kami. Jika pilot terbukti berhasil, kami tentu saja ingin memperluas program kami untuk menyertakan pria dan pasangan yang tinggal di rumah.
Tujuan program percontohan satu tahun kami meliputi:
1) melakukan kunjungan sekali seminggu ke 50 wanita yang tinggal di rumah;
2) merekrut 100 relawan untuk melakukan kunjungan tersebut secara bergiliran (banyak sukarelawan dapat direkrut dari orang tua kami saat ini yang mengunjungi fasilitas kami); dan
3) meningkatkan tingkat kesehatan dan aktivitas dari para lansia yang dikunjungi sebagaimana diukur oleh beberapa alat survei yang tersedia, digunakan pada interval yang telah ditentukan sepanjang tahun.
Beberapa kegiatan yang kami rencanakan untuk disertakan dalam kunjungan rumah kami meliputi:
- pelajaran memasak yang menggabungkan makanan yang mudah disiapkan dan bergizi;
- mengajarkan rutinitas latihan sederhana yang sesuai dengan kondisi fisik masing-masing sesepuh;
- pengenalan sosialisasi melalui permainan papan dan permainan kartu;
- tes sederhana kapasitas mental,
- dan metode standar untuk memerangi kesepian dan depresi, kehilangan memori, dan kurangnya rangsangan mental.
Total biaya program percontohan kami selama satu tahun adalah $ 70.000. Setengah dari yang telah dilakukan dari kedua pemerintah daerah dan penyandang dana lainnya.
Investasi Anda sebesar $ 35.000 akan menyelesaikan pendanaan yang kami perlukan untuk melaksanakan proyek percontohan sepenuhnya. Dewan direksi kami sangat antusias dengan proyek ini, dan kami sudah memiliki banyak sukarelawan yang telah menyatakan minatnya.
Kami berharap dapat bermitra dengan yayasan Anda dalam proyek yang menarik ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin menerima proposal lengkap, silakan hubungi saya di 490-982-1157 (atau melalui email di jlikely@srcntr.org).
Kami sangat menghargai pertimbangan Anda atas permintaan kami dan berharap dapat mendengar dari Anda segera.
Hormat saya,
Janet B. Feelgood
Direktur Eksekutif
Pusat Kota Senior manapun
PS Saya melampirkan laporan tahunan terbaru dan katalog kegiatan yang ditawarkan di Pusat Senior kami.
(Berdasarkan contoh surat, dengan izin, dari Winning Grants: Langkah demi Langkah , Mim Carlson, dan Tori O'Neal-McElrath. (Jossey-Bass 2013)