Persiapan Adalah Kunci untuk Inventarisasi Fisik yang Sukses
Tetapi sebelum Anda mulai menghitung semuanya di fasilitas manufaktur dan gudang Anda , ada tiga hal yang perlu Anda pastikan adalah mengurus yang pertama:
- Program Hitung Siklus
- Verifikasi Pra-Hitung / Karantina
- Work Order (WO) atau Job Order (JO) Planning
Untuk mempersiapkan inventaris fisik rutin (sebaiknya setahun sekali), banyak elemen perlu disiapkan. Melakukan inventarisasi fisik dengan benar, akurat, dan bertanggung jawab bukan hanya hal yang dilakukan oleh fasilitas Anda satu hari dalam setahun, ini adalah perubahan gaya hidup.
Persiapan
Persiapan adalah kunci untuk persediaan fisik yang sukses. Tiga hal — yang tercantum di atas — yang diperlukan sebelum melakukan inventarisasi fisik fasilitas Anda akan memungkinkan perusahaan Anda memiliki:
- Ketepatan hari persediaan fisik Anda
- Efisiensi yang dioptimalkan selama persediaan fisik
- Lebih sedikit SKU untuk dihitung selama persediaan fisik Anda
Persiapan yang diperlukan untuk persediaan fisik yang sukses perlu direncanakan dan dijadwalkan berdasarkan putaran tahunan.
Program Hitung Siklus
Apakah fasilitas manufaktur atau gudang Anda memiliki 10 SKU untuk dihitung atau 10.000 SKU untuk dihitung, program perhitungan siklus adalah bagian yang penting dari setiap program pengendalian persediaan.
Sebelum Anda melakukan inventarisasi fisik Anda, pastikan bahwa perusahaan Anda secara efektif menghitung siklus suku cadang Anda. Program perhitungan siklus yang kuat akan mengurangi jumlah kejutan yang muncul ketika Anda memulai rekonsiliasi jumlah siklus Anda.
Anda dapat menemukan mekanisme penghitungan siklus di sini tetapi cukup untuk mengatakan bahwa jika Anda memiliki 10.000 SKU untuk dihitung, sekitar 2.000 dari mereka (sekitar 20 persen) mewakili 80 persen dari nilai total inventaris Anda.
Selama inventaris fisik Anda, Anda harus menghitung semua SKU Anda. Namun, sebelum Anda melakukan inventarisasi fisik Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki pegangan pada 80 persen dari nilai inventaris Anda dengan penghitungan siklus.
Itu mungkin tampak terlalu banyak untuk digigit, pada pandangan pertama. Bagaimana perusahaan Anda mungkin diharapkan menghitung 80 persen dari nilai inventarisnya sepanjang tahun? Apakah kita tidak menyadari bahwa Anda memiliki hal lain yang harus dilakukan ?
Tapi itu berarti jika benar-benar memiliki 10.000 SKU untuk dihitung, maka Anda menghitung siklus 2.000 SKU. Dan Anda dapat melakukannya dengan menghitung delapan SKU sehari, lima hari setiap minggu selama 52 minggu.
Percaya atau tidak, dengan menghitung siklus (yaitu melakukan persediaan fisik pada subset yang dipilih dari bagian berharga Anda) delapan bagian sehari, Anda dapat yakin bahwa 80 persen dari nilai inventaris Anda akan akurat ketika Anda melakukan inventarisasi fisik lengkap Anda .
Sedikit usaha dan pra-perencanaan dapat membantu kesuksesan pengendalian inventaris. Dan berbicara tentang pra-aktivitas ...
Verifikasi Pra-Hitung / Karantina
Ketika Anda melakukan penghitungan siklus, bagian-bagian yang Anda siklus menghitung kembali untuk digunakan. Namun, dalam persiapan untuk persediaan fisik, fasilitas manufaktur atau pergudangan Anda juga akan ingin menerapkan pra-hitungan.
Pra-hitungan berbeda dari penghitungan siklus karena pra-hitungan akan mencegah SKU digunakan, dikeluarkan, atau ditransaksikan lainnya sampai setelah persediaan fisik selesai.
Pra-hitungan membutuhkan perencanaan yang matang. Katakanlah Anda melakukan inventarisasi fisik Anda setiap tahun dan bahwa tanggal persediaan fisik adalah satu bulan lagi. Seseorang di fasilitas Anda yang mengelola perencanaan (baik perencanaan produksi atau perencanaan permintaan, misalnya), dapat melihat kegiatan yang direncanakan untuk bulan depan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
- Item mana yang pasti tidak akan Anda gunakan dalam 30 hari ke depan?
- Mana dari barang-barang itu yang Anda miliki?
- Apakah Anda memiliki kaset "Quarantine — Do Not Open"?
Dengan mengidentifikasi barang yang Anda miliki dan bahwa Anda tidak perlu bertransaksi sebelum inventaris fisik perusahaan Anda, Anda dapat mengambil langkah penting dalam memastikan bahwa inventaris fisik Anda akan berhasil.
Item yang Anda hitung sebelumnya dapat dihitung, diberi label dengan jumlah pra-hitungan dan kemudian dikarantina — baik di lokasi fisik atau dengan menutup kotak dengan menggunakan rekaman "Karantina-Jangan Dibuka".
Pra-hitungan adalah salah satu cara penting bahwa fasilitas manufaktur dan persediaan fisik gudang berbeda dari persediaan fisik lokasi ritel. Lokasi ritel tidak dapat benar-benar menghitung item dan kemudian memberi tahu pelanggan bahwa mereka tidak dapat membelinya sebelum inventaris mereka selesai. Tetapi fasilitas manufaktur — dengan perencanaan yang tepat — mampu melakukan itu.
Work Order (WO) atau Job Order (JO) Planning
Mengelola WIP fasilitas Anda dapat menjadi salah satu bagian tersulit dalam melakukan inventarisasi fisik.
Anda mungkin memiliki Item A dan itu senilai $ 10 dan Anda mungkin memiliki Item B dan itu senilai $ 20, tetapi ketika Anda membangun Item C, nilainya mungkin $ 50 (karena Anda telah menambahkan tenaga kerja dan nilai lainnya ketika Anda menempatkan Item A dan Item B bersama). Tentu, itu masuk akal setiap saat sepanjang tahun.
Tetapi tidak harus selama persediaan fisik perusahaan Anda.
Misalkan inventaris fisik Anda terjadi dan Anda memiliki tiga pesanan pekerjaan (untuk kepentingan argumen ini, mari kita lihat urutan produksi manufaktur sebagai perintah kerja atau JO) di lantai toko.
JO # 1 baru saja diterbitkan. Anda memiliki 10 potong Item A dan 10 buah Item B di lini produksi tetapi tidak ada pekerjaan yang dimulai.
JO # 2 hampir selesai. Mereka 10 buah Item A dan 10 buah Item B telah dirakit menjadi 10 buah Item C. JO # 2 hanya perlu pemeriksaan akhir untuk menutup JO.
JO # 3 berada di tengah-tengah produksi. 10 buah Item A dan 10 lembar Item B belum cukup membuatnya menjadi Item C. Tapi mereka tidak lagi menyerupai Item A atau B.
Dengan merencanakan ke depan, Anda dapat menghindari menatap JO # 1 sebelum inventaris fisik Anda. Dan Anda dapat melengkapi JO # 2 dan menutupnya sehingga Item C pergi ke stok untuk dihitung.
Anda ingin menghindari terlalu banyak JO # 3 di lantai. Sulit untuk menilai nilai JO # 3 dan Anda mungkin harus bekerja dengan orang-orang keuangan Anda untuk mencari tahu bagaimana mereka ingin bertanggung jawab atas mereka.
Dengan merencanakan ke depan dan menyiapkan program penghitungan siklus, mengelola pra-hitungan Anda dan menjadwalkan WIP Anda, Anda dapat memastikan bahwa fasilitas manufaktur atau lokasi gudang Anda memiliki persediaan fisik yang sukses .