Proses perencanaan harus mencakup enam langkah berikut.
- Tentukan Tujuan
- Mengumpulkan informasi
- Analisis
- Buat Rencana
- Pelaksanaan
- Pasca Implementasi
Tentukan Tujuan
Ketika memutuskan tata letak untuk gudang, tujuan harus ditetapkan dengan jelas. Tujuannya harus selaras dengan keseluruhan strategi pergudangan perusahaan. Tujuan dapat didefinisikan pada tingkat tinggi seperti untuk mengurangi biaya pergudangan atau untuk menyediakan layanan pelanggan maksimum.
Dengan kata lain, tujuannya bisa lebih spesifik, seperti memaksimalkan ruang pergudangan, memberikan fleksibilitas maksimum di gudang, atau meningkatkan efisiensi pergudangan tanpa meningkatkan sumber daya.
Mengumpulkan informasi
Informasi spesifik dari gudang yang diusulkan harus dikumpulkan. Ini termasuk spesifikasi gudang dari gambar arsitektur yang dapat mempengaruhi penyimpanan dan penanganan material.
Rinciannya harus mencakup peta fisik ruang gudang untuk menunjukkan kolom, pintu, batasan ketinggian, dermaga, dan rak penyimpanan. Fitur eksternal yang dapat mempengaruhi penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman material juga harus diperhatikan.
Analisis
Setelah informasi spesifik tentang gudang telah dikumpulkan, analisis dapat dimulai dengan memperhatikan tujuan yang telah ditetapkan untuk tata letak gudang. Analisis harus menentukan apakah tujuan keseluruhan dapat dipenuhi dan jika tidak bagaimana tujuan dapat dimodifikasi.
Pada titik ini dalam proses perencanaan, keputusan perlu dibuat oleh manajemen gudang untuk menentukan tindakan apa yang perlu diambil jika tujuan keseluruhan tidak dapat dipenuhi atau akan membutuhkan perubahan substansial.
Jika tujuan dapat dipenuhi berdasarkan analisis informasi, rencana implementasi rinci dapat dibuat.
Buat Rencana
Rencana implementasi rinci harus menunjukkan semua langkah yang diperlukan untuk membuat tata letak gudang.
Tujuan dan analisis informasi yang dikumpulkan harus digunakan dalam pembuatan rencana. Rencana pertama-tama harus pada tingkat tinggi yang menunjukkan tugas-tugas utama dan kemudian masing-masing tugas harus dibagi ke dalam tugas-tugas individu yang diperlukan.
Setiap tugas harus ditinjau dan dialokasikan sumber daya yang tepat, sebagai alokasi perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Rencana tersebut harus menunjukkan kapan tugas diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan berdasarkan ketersediaan sumber daya, baik internal atau kontraktor luar, atau jika itu tergantung pada tugas lain.
Rencana tersebut harus diperiksa untuk memastikan bahwa semua dependensi telah terhubung dengan benar. Setelah rencana dibuat, itu harus diperiksa untuk melihat apakah garis waktu dapat dicapai dan jika ada sumber daya yang cukup tersedia.
Pelaksanaan
Kadang-kadang tata letak gudang yang diterapkan bukan yang ada dalam rencana. Hal ini dapat terjadi karena garis waktu yang tidak realistis dalam rencana, kurangnya sumber daya, tidak tersedianya kontraktor luar atau analisis yang buruk terhadap informasi yang dikumpulkan.
Untuk memastikan bahwa rencana tata letak gudang tercapai, pelaksanaannya harus disesuaikan waktunya sehingga hanya ada sedikit atau tidak ada gerakan material di gudang. Waktu yang ideal untuk ini adalah selama shutdown pabrik atau di akhir pekan jika penerapannya lebih kecil.
Namun, di gudang modern, ini tidak selalu mungkin sehingga sumber daya gudang tambahan sering diperlukan untuk menjaga pengiriman produk selama pelaksanaan. Jika ini kasusnya maka ini perlu diperhitungkan dalam rencana. Implementasi harus memastikan bahwa semua perubahan yang dilakukan di gudang direplikasi dalam sistem manajemen gudang yang dioperasikan sehingga setiap item dapat ditemukan.
Inventarisasi fisik produk di gudang setelah implementasi harus dilakukan untuk memastikan bahwa sistem secara akurat mencerminkan gudang.
Pasca Implementasi
Setelah tata letak diterapkan, harus ada serangkaian pemeriksaan untuk memastikan bahwa tata letaknya persis seperti yang ditentukan oleh gambar yang disetujui.
Setiap barang harus disimpan sesuai dengan rencana keseluruhan dan ini harus diperiksa untuk memastikan tata letaknya benar. Jika ada kesalahan, ini dapat menyebabkan kesalahan pengambilan atau hilangnya material di dalam gudang. Pengiriman dapat terganggu jika sistem gudang belum diperbarui secara akurat dengan informasi tata letak yang benar atau jika barang telah disimpan di lokasi yang salah.
Untuk jangka waktu tertentu, setelah tata letak baru telah diterapkan, pemeriksaan rutin harus dilakukan untuk memastikan bahwa tata letak berfungsi dan tidak ada masalah operasional yang terjadi karena tata letak baru. Pemeriksaan ini harus mencakup jumlah siklus dan persediaan fisik reguler.