Kebijakan Sampel untuk Digunakan sebagai Panduan
Ada juga risiko pencurian (intelektual atau fisik), sabotase dan bahkan terorisme. Sementara setiap organisasi membutuhkan sesuatu yang berbeda (kantor Fortune 50 HQ mengalami lebih banyak pengunjung daripada toko manufaktur elektronik kecil), contoh di bawah ini mencakup poin-poin utama.
Kebijakan akses pengunjung dikembangkan oleh Departemen SDM dan sebagian besar profesional HR memiliki kebijakan atau tahu cara menulisnya. Jika tidak, mereka bisa mendapatkannya dari organisasi profesional seperti SHRM (Society of Human Resource Management).
Sampel Kasus
Zipline International (perusahaan fiktif) berhasil karena mereka mempekerjakan para profesional berbakat dan memproduksi produk-produk terkemuka di industri mereka. Karena pengunjung yang tidak sah dapat mencuri kekayaan intelektual , menjadi terluka di area manufaktur yang berbahaya atau membahayakan karyawan, Zipline menerapkan kebijakan akses pengunjung yang ketat. Kebijakan ini jauh untuk menjaga rahasia dagang dan melindungi pengunjung dan karyawan.
Check in dan Check out
Semua pengunjung harus terdaftar dalam sistem perangkat lunak manajemen pengunjung yang dioperasikan oleh resepsionis pintu masuk depan. Sistem mencatat nama dan afiliasi perusahaan setiap pengunjung, serta tujuan dan durasi kunjungan mereka.
Lencana Pengunjung
Pada saat check-in, setiap pengunjung telah mengambil foto mereka dan diberi lencana ID foto. Bersama dengan foto mereka, lencana menampilkan nama pengunjung dan durasi kunjungan mereka. Lencana pengunjung harus dipakai setiap saat.
Pengunjung Harus Didampingi oleh Karyawan Sponsor di Semua Waktu
Semua pengunjung harus didampingi oleh karyawan yang mereka kunjungi selama masa tinggal mereka.
Persyaratan ini tidak berlaku untuk pengunjung dari kantor cabang Zipline. Pengaturan khusus dapat dibuat untuk mengakomodasi kontraktor yang disewa untuk penugasan jangka panjang tetapi pengaturan ini harus diselesaikan dengan Direktur Keamanan.
Foto-foto
Tidak ada foto yang dapat diambil tanpa persetujuan terlebih dahulu dari departemen hukum atau Direktur Keamanan. Selain itu, fotografi yang diperbolehkan tidak dapat dipublikasikan tanpa persetujuan terlebih dahulu dari Direktur Pemasaran.
Non-Disclosure
Semua pengunjung harus menandatangani NDA (perjanjian kerahasiaan) pada saat check-in.
Akses Jaringan Tamu
Pengunjung yang membutuhkan akses internet disediakan dengan nama pengguna dan kata sandi tamu untuk jaringan nirkabel Zipline. Tidak ada waktu yang diperbolehkan tamu untuk mengakses program intranet perusahaan dengan laptop atau perangkat seluler lainnya.
Peranan Lantai Marshall
Setiap karyawan yang memperhatikan pengunjung tanpa lencana harus segera membawanya ke perhatian marshall lantai yang ditunjuk untuk area mereka. Lantai marshall memiliki tanggung jawab lini pertama untuk menegakkan kebijakan manajemen pengunjung. Dalam hal evakuasi darurat, resepsionis meja depan mencetak daftar semua pengunjung dan memberikan daftar ke lantai marshall di area evakuasi.
Lantai marsekal bertanggung jawab untuk menghitung semua pengunjung selama evakuasi.
Penafian: Ini adalah kebijakan sampel, dan bukan merupakan nasihat hukum. Ini hanya dimaksudkan sebagai titik awal dalam membuat kebijakan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Zipline International adalah perusahaan fiktif (sepengetahuan saya) dan nama itu hanya digunakan sebagai contoh dalam penulisan kebijakan ini.