Apa itu Penggelapan?
Penggelapan adalah pencurian atau penyimpangan (tindakan buruk) oleh karyawan atau orang lain yang dipercaya dalam bisnis.
Kebanyakan penggelapan melibatkan pencurian atau pengalihan dana perusahaan kepada karyawan.
Penipuan Karyawan Menguras Uang Usaha yang Signifikan
Menurut laporan 2012 dari Asosiasi Penguji Kecurangan Bersertifikat (ACFE), "bisnis AS yang khas kehilangan 7% dari pendapatan tahunannya untuk penipuan karyawan" dan usaha kecil memiliki banyak kasus dan kerugian tertinggi.
Mendeteksi Penipuan dan Penggelapan Karyawan
ACFE mengatakan bahwa sebagian besar karyawan yang melakukan penipuan atau penggelapan menunjukkan tanda-tanda seperti hidup di luar kemampuan mereka, mengalami kesulitan keuangan, memiliki hubungan yang sangat dekat dengan vendor, dan memiliki masalah kontrol yang berlebihan. Jika Anda waspada dan waspada, Anda mungkin dapat mendeteksi dan mencegah kerugian bisnis ini. Ini adalah solusi dua bagian:
Waspada: Cari Tanda Peringatan Ini
Biarkan mata Anda terbuka untuk tanda-tanda peringatan penipuan karyawan atau penggelapan ini:
- Seorang karyawan yang menolak untuk berlibur (takut pencurian akan dideteksi dengan penggantian)
- Seorang karyawan yang terus bekerja lembur
- Seorang karyawan yang ingin bekerja di rumah
- Pengeluaran pribadi yang berlebihan (mobil baru, perjalanan) oleh seorang karyawan yang penghasilannya tidak dapat mendukung extravagances ini. Karyawan tersebut mungkin menjual kembali barang-barang atau hanya menikmati "kehidupan yang baik" dengan biaya Anda
- Uang kas kecil menghilang terlalu cepat
- Pengeluaran luar biasa untuk perjalanan karyawan
- Karyawan yang memiliki hubungan dekat dengan vendor. Mengawasi karyawan yang sering makan siang dengan vendor atau yang terkait dengan kontraktor independen yang bekerja untuk bisnis Anda.
- Persediaan kantor yang cepat menghilang. Jika tampaknya Anda membelanjakan lebih banyak dan lebih banyak untuk barang-barang kantor, mereka mungkin akan pulang bersama para karyawan.
Menyadari tanda-tanda dapat membantu Anda mengetahui di mana harus memfokuskan penyelidikan Anda.
Mencegah Pencurian dan Penggelapan Karyawan
Mengetahui tanda-tanda kehilangan karyawan tidak cukup. Anda harus dapat mengetahui secara khusus apakah karyawan sedang bekerja. Berikut adalah beberapa kontrol internal (teknik manajemen akuntansi) yang dapat Anda terapkan untuk mencari tahu apa yang terjadi:
- Setor setiap hari dan rekonsiliasi setiap bulan . Membiarkan uang tunai duduk terlalu menggoda bagi sebagian karyawan, dan merekonsiliasi pernyataan bank setiap bulan membantu Anda menangkap ketidakberesan lebih cepat daripada nanti.
- Pisahkan tugas keuangan karyawan. Misalnya, karyawan yang menulis cek seharusnya bukan karyawan yang merekonsiliasi pernyataan bank.
- Melacak uang kecil . Uang dalam laci uang tunai terbukti terlalu menggoda bagi sebagian karyawan. Perlu bahwa semua transaksi kas kecil memiliki slip uang kecil atau log untuk mendukung mereka, dan membutuhkan dua tanda tangan pada cek isi ulang kas kecil.
- MBWA (Kelola dengan Berjalan-jalan). Biarkan karyawan tahu Anda mengawasi hal-hal di sekitar perusahaan. Jangan masuk ke loker karyawan atau meja atau barang pribadi, hanya waspada terhadap perubahan atau aktivitas yang tidak biasa. Sungguh mengherankan bagaimana orang-orang akan meninggalkan garis ketika mereka tahu seseorang cukup peduli untuk menonton.
- Periksa untuk memastikan bahwa biaya perjalanan didukung oleh dokumen yang sesuai dan sejalan. Misalnya, periksa tagihan hotel untuk memastikan Anda tidak membayar untuk film atau pijat.
Komunikasikan Pesan Anda tentang Kejujuran Karyawan
Dari hari pertama kerja, karyawan harus tahu bahwa Anda membutuhkan mereka, jujur. Seorang karyawan baru akan dengan mudah melupakan apa yang Anda katakan kepada mereka, tetapi jika mereka harus membaca dan menandatangani buku pegangan karyawan atau kebijakan dan prosedur manual, mereka tidak memiliki alasan untuk tidak mengetahui apa yang diperlukan.
Tetap perbarui buku pegangan karyawan Anda dan sertakan informasi tentang harapan Anda dan apa yang akan terjadi jika mereka tidak jujur.
Tuntut segera
Jenis penegakan hukum akan memberi tahu Anda bahwa penghalang terbesar terhadap kejahatan adalah kemungkinan tertangkap dan diadili. Penangkapan karyawan mencuri atau menggelapkan tidak cukup; Anda harus siap untuk mengadili. Menjadi lunak karena seorang karyawan "hanya melakukannya karena dia membutuhkan uang" tidak akan membuat dia atau orang lain mencuri dari bisnis Anda.
Hubungi Pengacara Ketenagakerjaan
Sebelum sesuatu terjadi, luangkan waktu untuk berbicara dengan pengacara yang bekerja, seseorang yang akrab dengan undang-undang ketenagakerjaan dan bagaimana menangani masalah karyawan. Cari tahu hak-hak Anda sebagai majikan, bagaimana menangani dugaan pencurian atau penggelapan, bagaimana mengomunikasikan masalah ini dengan pers dan karyawan lain, dan bagaimana cara menuntut seorang karyawan.
Jika Anda mencurigai seorang karyawan mencuri dari Anda atau menggelapkan, panggilan pertama Anda harus ke pengacara, tetapi jauh lebih baik jika Anda memiliki hubungan dengan seseorang dan Anda tahu garis besar umum dalam menangani pencurian dan penggelapan karyawan.
Penafian Informasi dalam artikel ini dan di situs panduan ini adalah untuk tujuan informasi umum dan tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum atau pajak. Setiap situasi berbeda; sebelum Anda mengambil tindakan apa pun terhadap karyawan, hubungi pengacara.