Kebijakan Proaktif Adalah Rahasia untuk Mendapatkan Bayaran
Berikut ini tujuh cara untuk memastikan Anda dibayar untuk barang dan jasa yang Anda jual.
1. Jangan memperpanjang kredit secara otomatis ke pelanggan / klien baru.
Usaha kecil, seperti bisnis besar, perlu memiliki kebijakan kredit di tempat yang memberikan pedoman untuk menentukan pelanggan atau klien mana yang akan diperpanjang kredit dan apa persyaratannya.
Melakukan Pemeriksaan Kredit Benar-benar Dapat Membayar menjelaskan cara melakukan pemeriksaan kredit pelanggan di Kanada. Mungkin kebijakan bisnis Anda, misalnya, tidak pernah menerima cek pribadi sebagai pembayaran, tetapi hanya kartu tunai, debit, dan kredit.
Jika Anda mempertimbangkan untuk memperpanjang kredit di luar titik itu ke klien atau pelanggan perorangan, Anda harus memiliki prosedur yang mengatur di mana pelanggan atau klien harus mengisi aplikasi kredit dan / atau melakukan pemeriksaan kredit pelanggan.
Biaya untuk laporan kredit berkisar dari sekitar $ 20 hingga lebih dari $ 1000, tergantung pada seberapa rinci laporan kredit, tetapi itu jelas menghabiskan uang dengan baik jika itu membuat Anda tidak dibayar untuk pekerjaan besar atau penjualan besar.
2. Ambil sebagian pembayaran di muka.
Khawatir bahwa Anda tidak akan dibayar untuk penjualan atau layanan itu? Jika itu masuk akal dalam hal harga barang atau jasa, mintalah setoran atau retainer di muka. Ini adalah praktik bisnis yang semakin umum untuk barang dan layanan tiket yang lebih tinggi; tidak ada pelanggan yang masuk akal yang harus tersinggung dengan permintaan semacam itu.
Misalnya, jika Anda memberikan layanan, Anda dapat membebankan persentase dari tagihan yang diproyeksikan atau jumlah yang ditetapkan sebagai pengikut sebelum Anda mulai mengerjakan proyek dengan sisa yang tersisa pada saat penyelesaian tugas. Atau pecahkan tagihan menjadi tiga, minta sepertiga sebelum pekerjaan dimulai, sepertiga setengah jalan dari proyek dan yang ketiga setelah selesai.
Keindahan pembayaran sebagian adalah bahwa itu memastikan bahwa Anda dibayar sesuatu bahkan jika pelanggan atau klien default pada sisa tagihan.
3. Faktur segera.
Ini sepertinya tidak punya otak, tetapi saya secara pribadi berurusan dengan bisnis yang tidak mau menagih saya selama berbulan-bulan untuk produk atau layanan yang diberikan. Selain menjengkelkan karena saya ingin tahu persis apa tuduhannya, saya tidak dapat membantu tetapi bertanya-tanya apakah praktik bisnis mereka yang lain tidak selaras. Dan dengan contoh mereka sendiri, mengapa saya harus terburu-buru untuk membayarnya?
Pelanggan / klien faktur harus disiapkan dan disajikan segera setelah pengiriman barang atau jasa Anda kepada pelanggan atau sesegera mungkin. Tidak melakukan hal itu dapat membuat bisnis Anda terlihat tidak peduli untuk mendapatkan bayaran dan memperlambat arus kas Anda tanpa alasan. Menunggu untuk mempersiapkan faktur Anda pada akhir bulan, misalnya, Anda dapat menambahkan sebanyak tiga puluh hari ekstra ke periode konversi aliran kas Anda!
Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil dan sistem POS (Point of Sale) membuat faktur cepat menjadi mudah.
4. Ketentuan pembayaran negara secara jelas dan jelas.
Jika Anda ingin dibayar segera, jangan serahkan kepada pelanggan atau klien untuk memutuskan kapan faktur Anda harus dibayar. Daripada memberi mereka faktur yang mengatakan hal-hal yang tidak jelas seperti "Dibayar setelah diterima", pastikan faktur Anda memiliki ketentuan pembayaran khusus negara, seperti "Dapat dibayar dalam 30 hari" atau "Tanggal Jatuh Tempo: ____________". Lihat Menggunakan Faktur yang Mendorong Tindakan untuk lebih lanjut tentang ini.
5. Beri imbalan kepada pelanggan untuk membayar segera.
Melambaikan wortel di pelanggan atau klien, seperti menawarkan diskon kepada pelanggan untuk membayar faktur mereka lebih awal, dapat membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat juga. Misalnya, jika kebijakan Anda yang biasa adalah memiliki pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari, tawarkan diskon kecil seperti dua persen kepada pelanggan yang membayar dalam waktu 14 hari.
Wortel tidak selalu berfungsi; kadang-kadang Anda akan terjebak mengeluarkan tongkat dan memanggil bantuan untuk mendapatkan uang yang Anda berutang. Bagian lain dari artikel ini mencakup apa yang perlu Anda ketahui tentang metode seperti menggunakan agen penagihan.
Sebelumnya, saya menyarankan lima cara proaktif Anda dapat memastikan bisnis kecil Anda dibayar untuk barang dan jasa yang Anda jual, terutama dengan membuat ekspektasi pembayaran Anda jelas bagi pelanggan dan memberi imbalan kepada mereka untuk membayar tepat waktu.
Sayangnya, meskipun Anda menggunakan semua cara proaktif ini untuk mendapatkan bayaran secara konsisten, Anda masih memiliki beberapa akun yang terlambat. Ketika wortel tidak berfungsi, saatnya untuk stik - atau dikenal sebagai koleksi.
Baca terus untuk mempelajari cara membuat surat-surat koleksi Anda dan penggunaan agen penagihan seefektif mungkin.
6. Tetapkan prosedur tindak lanjut untuk pelanggan yang melewatkan pembayaran.
Semakin cepat Anda menindaklanjuti pembayaran yang terlewatkan, semakin baik peluang Anda untuk dibayar. Jadi, siapkan sistem untuk menandai pembayaran terlambat jika Anda perlu dan prosedur standar untuk menghubungi pelanggan atau klien ketika pembayarannya terlambat.
Biasanya, prosedur semacam itu dimulai dengan sebuah surat yang hanya menyatakan bahwa tagihannya sudah lewat dan meminta perhatian segera pelanggan terhadap masalah tersebut dan kemudian bergerak melalui serangkaian surat penagihan yang mengungkapkan kekhawatiran yang semakin meningkat. Jika tidak ada respons terhadap surat-surat ini, Anda tinggal memilih antara menulis dari tagihan sebagai utang buruk atau mengalihkan akun ke agen penagihan .
Saat ini, ada banyak saluran yang dapat Anda gunakan untuk menghubungi pelanggan. Namun, ada yang lebih efektif daripada yang lain. Jika waktu memungkinkan, saya sarankan memulai dengan panggilan telepon ke "basis sentuhan" dengan pelanggan atau klien. Anda ingin tampil sebagai ramah dan sopan, tidak mengancam dengan cara apa pun. Kadang-kadang orang baru saja lupa atau melewatkan melihat tagihan dan panggilan telepon cepat adalah semua yang diperlukan - yang berarti Anda dibayar dan Anda tidak harus melalui salah satu dari sisa prosedur pengumpulan.
Mengirim surat koleksi melalui email itu bagus karena secara otomatis membuat salinan surat koleksi untuk file Anda - dan secara otomatis menandai pesan Anda. Namun, karena pemfilteran email dan email yang berlebihan, ini mungkin bukan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan surat koleksi Anda kepada pelanggan dan klien. Anda juga dapat mengirimnya dengan cara lain, seperti surat biasa, faks, atau bahkan kurir, tergantung pada ukuran dan pentingnya utang.
7. Ubah akun yang jatuh tempo ke agen penagihan.
Agen penagihan mengumpulkan utang dengan biaya atau persentase dari jumlah total terutang. Biaya ini didasarkan pada berapa lama utang itu (semakin segar semakin baik) dan seberapa banyak bisnis yang ditawarkan kreditor. Tarif standar dalam industri untuk akun bisnis-ke-bisnis adalah 30 persen. Tingkat untuk mengumpulkan akun konsumen lebih tinggi.
Namun, agen penagihan memiliki pengalaman dan pengetahuan tentang koleksi utang yang kami, sebagai pemilik bisnis perorangan, tidak memiliki dan mempekerjakan seseorang dapat bernilai baik jika sejumlah piutang luar biasa menjaminnya.
Jika Anda menyewa agen penagihan, perhatikan bahwa meskipun di lembaga pengumpulan Kanada diatur oleh provinsi tempat mereka beroperasi, itu tidak berarti Anda harus menyewa agen koleksi lokal; Anda hanya perlu memastikan bahwa agen penagihan yang Anda sewa sepenuhnya berlisensi dan terikat di provinsi Anda.
Kebijakan Proaktif Adalah Cara Terbaik untuk Mendapatkan Bayaran
Seperti yang sudah Anda duga, cara terbaik untuk memastikan Anda dibayar untuk produk yang Anda jual dan layanan yang Anda berikan adalah mengatur kebijakan proaktif dan prosedur di tempat untuk mengurangi jumlah piutang menunggak piutang usaha kecil Anda harus berurusan dengan .
Hal-hal seperti memiliki kebijakan kredit di tempat, melakukan pemeriksaan kredit pada pelanggan dan klien, memiliki kebijakan pembayaran parsial dan menjadi jelas dan terbuka tentang harapan pembayaran Anda baik secara pribadi dan pada faktur Anda akan pergi jauh ke arah memastikan bahwa Anda dibayar dan bisnis kecil Anda tidak terjebak dengan banyak utang buruk.