Berikut ini cara membuat formulir pengembalian dan pengembalian dana untuk bisnis ritel Anda.
Ketika menjalankan toko ritel, penting untuk memiliki kebijakan yang jelas sehingga semua orang, termasuk staf dan pelanggan, tahu apa yang diharapkan. Dengan begitu banyak penekanan pada pengalaman pelanggan di toko ritel, satu area di mana Anda harus jernih adalah pengembalian. Ini mungkin tampak cukup sederhana: Ketika seseorang membawa sesuatu kembali, Anda hanya mengembalikan uang mereka, bukan? Tidak jika Anda ingin tetap dalam bisnis.
Pengecer harus mengambil langkah-langkah untuk melindungi diri dari penipuan kembali, yang membebani bisnis antara $ 9 miliar dan $ 15,9 miliar setahun, menurut studi Federasi Ritel Nasional.
Melindungi Terhadap Penipuan Kembali
Pertama, pastikan Anda meminta tanda terima untuk pengembalian uang tunai, jangka waktu, tidak ada pengecualian. Sebaiknya tawarkan pengembalian dana dalam mata uang yang sama dengan pembayaran pelanggan, jadi jika mereka menggunakan kartu Visa mereka, pengembalian dana akan kembali ke kartu itu.
Dengan pembelian yang dilakukan dengan cek pribadi (untuk pengecer yang masih mengambilnya), protokol yang biasa digunakan adalah untuk menunda waktu pengembalian, untuk memastikan cek telah dibayar oleh bank.
Jika Anda berencana untuk menawarkan kredit toko alih-alih pengembalian uang tunai, sangat jelas bagi pelanggan pada saat pembelian bahwa ini adalah kebijakan Anda. Misalnya, beberapa toko pakaian bersalin hanya akan mengeluarkan kredit barang dagangan untuk kembali, karena ada batas waktu yang jelas tentang seberapa berguna pakaian itu bagi pelanggan.
Tentukan apakah Anda berencana untuk membatasi jendela waktu untuk kembali. Beberapa pengecer hanya mengizinkan mereka dalam 30 hari, misalnya. Juga memiliki rencana yang jelas tentang cara menangani pengembalian di mana pelanggan melakukan pembelian secara online tetapi mencari pengembalian dana di toko batu bata dan mortir.
Pastikan untuk memposting kebijakan Anda dalam tampilan biasa, idealnya dekat dengan mesin kasir, dicetak pada tanda terima pelanggan, atau di laman keranjang belanja situs web Anda.
Banyak negara mensyaratkan ini oleh hukum, dan itu hanya praktik bisnis yang baik untuk melakukannya. Di toko sepatu saya, kami bahkan bersenang-senang dengan tanda kebijakan pengembalian. Kebijakan pengembalian saya mengatakan "Kami akan dengan senang hati menerima pengembalian dengan tanda terima dalam waktu 60 hari setelah pembelian. Barang tanpa tanda terima dapat dikembalikan untuk kredit toko dengan menyelesaikan upacara dewan suku di mana Anda harus menatap mata kami selama 19 detik tanpa berkedip. " Itu adalah cara kami mengatakan, kami menghargai pengalaman pelanggan atas tawar-menawar.
Di atas segalanya, upayakan untuk konsisten dalam cara Anda menegakkan kebijakan pengembalian toko Anda. Namun perlu diingat, pelanggan terbaik Anda patut mendapat perlakuan khusus. Ini adalah topi yang membuat mereka loyal dan berbelanja online di toko Anda. Di toko saya, hal pertama yang dilakukan karyawan adalah melihat sistem pelanggan di luar (bahkan sebelum mereka menunggu) untuk mencari catatan dan membeli sejarah. Pelanggan kami tahu bahwa kami selalu melihat profil mereka dan mereka menghargainya. Mereka tahu bahwa tujuannya adalah untuk tidak membuat mereka harus menceritakan kisah tentang mengapa barang-barang tertentu tidak cocok atau mengapa mereka membenci merek tertentu. Karyawan tersebut dapat dengan mudah membaca merek apa yang mereka benci dan kemudian menghindarinya. Tetapi setiap saat selama kembali, kami pertama kali melihat riwayat pembelian mereka.
Jika mereka adalah pelanggan setia yang telah membeli banyak dengan kami, kami akan lebih murah hati dengan kebijakan kami.
Menulis Kebijakan Pengembalian Anda
Setelah menulis kebijakan pengembalian , langkah selanjutnya adalah membuat dokumen yang akan memungkinkan karyawan toko untuk menyelesaikan transaksi dengan cepat dan efisien. Anda dapat mengunduh Templat Formulir Pengembalian Barang Dagangan ini untuk digunakan di toko ritel Anda atau mengembangkan formulir Anda sendiri.
Informasi yang diperoleh dari pelanggan harus mencakup beberapa informasi pelanggan dasar, seperti nama, alamat dan rincian kontak. Beberapa bukti identifikasi harus diminta, dan harus jelas apakah ada alasan untuk kembali, seperti barang yang rusak. Anda tidak ingin menempatkan produk yang buruk kembali ke rak Anda.
Formulir tersebut harus mencatat jenis pengembalian apa yang dikeluarkan; kartu kredit, uang tunai, atau kredit toko.
Ketahuilah bahwa peraturan yang mengatur pengembalian dan transaksi konsumen lainnya bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lain. Terserah Anda sebagai pengecer untuk mengetahui detail apa yang dapat atau tidak dapat dikumpulkan oleh perusahaan dari pembelanja dan bagaimana informasi itu harus disimpan.
Cara Menggunakan Data
Informasi yang dikumpulkan selama proses pengembalian dapat digunakan dengan berbagai cara.
Manajemen toko dapat memberi pelanggan panggilan tindak lanjut. Ini mungkin mengungkapkan masalah layanan pelanggan atau kekhawatiran produk yang tidak disebutkan pembeli selama proses pengembalian.
Pengecer harus menyimpan catatan transaksi pengembalian dana untuk tujuan akuntansi.
Ingat, intinya adalah jangan pernah membiarkan kebijakan pengembalian Anda diutamakan atau diprioritaskan atas pengalaman pelanggan di toko Anda. Ini akan menghemat uang Anda hari ini, tetapi biaya lebih banyak uang besok.