Biaya Implementasi Sistem ERP
Ada banyak alasan perusahaan memulai pencarian perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) baru. Banyak perusahaan mengungguli paket perangkat lunak akuntansi tingkat pemula mereka, seperti QuickBooks atau Peachtree. Orang lain menemukan bahwa perangkat lunak yang ada tidak terintegrasi dengan sistem perangkat lunak pihak ketiga lain dan menciptakan kebutuhan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Apa pun alasannya, pertanyaan pertama yang mungkin Anda tanyakan ketika membeli sistem ERP baru adalah "Berapa biayanya?"
Total Biaya Kepemilikan: Jangan Lupakan Biaya Tersembunyi
Total biaya kepemilikan termasuk berbagai biaya, bukan hanya biaya lisensi perangkat lunak. Sebuah whitepaper ERP Panels menunjukkan bahwa ada empat biaya untuk implementasi ERP:
- Biaya lisensi perangkat lunak
- Biaya pemeliharaan
- Perangkat keras
- Layanan implementasi
Namun, spesialis implementasi lainnya menunjukkan bahwa biaya ini berjalan jauh lebih besar daripada yang dikutip dalam whitepaper ERP. IQMS, yang telah menawarkan sistem Perangkat Lunak ERP sejak tahun 1989, mengutip banyak biaya tersembunyi lainnya dalam pengalaman mereka dalam melakukan implementasi ERP yang harus dipertimbangkan oleh pemilik bisnis. Menurut IQMS, total biaya kepemilikan ERP meliputi:
- Biaya Tersembunyi No. 1: Implementasi
- Biaya Tersembunyi No. 2: Pelatihan
- Tersembunyi Biaya No 3: Pengembangan untuk Kustomisasi
- Biaya Tersembunyi No. 4: Perancangan Ulang Proses
- Biaya Tersembunyi No. 5: Pemeliharaan
- Biaya Tersembunyi No. 6: Peningkatan
- Biaya Tersembunyi No. 7: Dukungan
IQMS merekomendasikan bahwa Anda harus memastikan bahwa vendor perangkat lunak Anda menyertakan semua biaya ini dalam proposal mereka kepada Anda, dan bahwa Anda akan memiliki perkiraan biaya total yang baik jika mereka bersedia "meletakkannya di atas meja" untuk Anda lihat.
Memperkirakan Biaya: Aturan Jempol
Total biaya pelaksanaan tidak akan pernah diketahui sampai Anda menyelesaikan proyek Anda karena melihat ke belakang adalah 20/20. Namun, analisis retrospektif seperti itu akan membuat Anda sedikit bagus dalam mengevaluasi anggaran Anda yang disiapkan sebelum menyelesaikan penerapan sistem ERP baru Anda.
Meskipun Anda tidak pernah tahu dengan pasti apa biaya akhir Anda akan berakhir, Anda dapat memastikan bahwa anggaran Anda setidaknya masuk akal. Tidak ada perasaan yang lebih buruk dalam dunia bisnis daripada melebihi anggaran, dan banyak proyek yang melebihi anggaran hanya karena anggarannya di bawah anggaran. Jadi pastikan untuk melakukan beberapa pemeriksaan sederhana untuk melihat bahwa semua biaya dimasukkan, dan kemudian biaya yang dianggarkan itu tampak masuk akal.
Ini menimbulkan pertanyaan tentang "Apa itu biaya yang masuk akal?" Saran terbaik berasal dari J. Carlton Collins, CPA yang menulis bahwa "Kenyataannya adalah bahwa biaya untuk menerapkan sistem perangkat lunak akuntansi kelas menengah ke atas akan berkisar antara 1: 1 hingga 2: 1 dibandingkan dengan biaya perangkat lunak. "
Aturan praktis sederhana ini dapat memandu Anda dalam biaya total Anda. Pengalaman saya adalah overruns biaya total biasanya jauh lebih besar daripada perencanaan, persiapan, dan pengujian yang memadai. Anda harus berharap untuk menghabiskan 20-25% dari biaya Anda dalam tahap perencanaan dan persiapan ini, dan Collins menunjukkan bahwa hanya 10% dari biaya yang dihabiskan untuk benar-benar mengimplementasikan perangkat lunak sementara bagian terbesar dari biaya implementasi ERP adalah biaya pelatihan.
The Take Away
Yang dapat diambil di sini adalah bahwa Anda perlu mempertimbangkan bahwa total biaya implementasi ERP mencakup semua biaya, dan bahwa perkiraan biaya ini masuk akal jika Anda ingin mendapatkan gambaran akurat tentang apa yang akan Anda belanjakan untuk sistem baru Anda.
Anda juga harus mencurahkan sumber daya yang cukup untuk perencanaan, persiapan, pengujian, dan pelatihan karena jika Anda tidak menghabiskan uang di bidang ini, maka Anda mungkin akan menghabiskan lebih banyak antisipasi untuk implementasi sistem ERP Anda.
Referensi
Biaya Implementasi ERP. "Beyond Software: Cara Menganggarkan Biaya Layanan Implementasi ERP". Sherwood.com. Diakses 26 Agustus 2013.
Pengeluaran ERP Tersembunyi. " Mengapa Harga Tidak Harus Menjadi Faktor Terakhir Ketika Berinvestasi dalam Pembuatan Perangkat Lunak ERP: Biaya Tersembunyi Sering Ditemukan dalam Sistem ERP Berbiaya Rendah ". Iqms.com. Diakses 26 Agustus 2013.
Carlton, JC "Biaya Implementasi: Sebuah diskusi tentang biaya yang terkait dengan penerapan sistem akuntansi atau solusi ERP". Penelitian ASA. Diakses 26 Agustus 2013.