Apa yang perusahaan Anda butuhkan dari perangkat lunak akuntansi bisnis kecil?
Perangkat lunak akuntansi adalah suatu keharusan bagi setiap bisnis kecil untuk melacak pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, dan data keuangan lainnya. Ini juga merupakan alat yang hebat untuk pengambilan keputusan karena laporan tepat waktu dan alat analisis anggaran yang datang dengan sebagian besar program perangkat lunak akuntansi memberikan pemilik bisnis kesempatan untuk mundur dan memiliki pemahaman menyeluruh tentang keuangan perusahaan. Tetapi dalam lautan program dan merek perangkat lunak, bagaimana Anda memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat untuk bisnis kecil Anda?
Apa yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Anda Membeli Software Akuntansi
Karena perangkat lunak akuntansi sangat penting untuk bisnis kecil Anda, penting untuk memastikan bahwa Anda melakukan penelitian sebelum membeli jenis manajemen keuangan atau perangkat lunak akuntansi tertentu. Melihat dari dekat kebutuhan perusahaan Anda akan memungkinkan Anda untuk mengukur kebutuhan fungsionalitas sehari-hari yang Anda butuhkan. Di bawah ini adalah beberapa hal yang harus dilakukan dan perlu diingat sebelum Anda membeli perangkat lunak akuntansi.
Lakukan Analisis Kebutuhan
Sebelum memutuskan program akuntansi tertentu, Anda harus melakukan analisis kebutuhan untuk menilai fitur, fungsi, dan laporan yang Anda perlukan untuk dilakukan oleh program. Luangkan waktu untuk memikirkan apa transaksi akuntansi yang signifikan untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat memilih program yang dapat menangani mereka secara efisien. Setiap laporan yang Anda perlukan untuk menghasilkan kontrol yang Anda butuhkan atau integrasi yang Anda inginkan dengan aplikasi pihak ketiga harus dicantumkan.
Analisis kebutuhan ini akan menjadi dasar Anda memulai proses seleksi.
Baca Ulasan Software Akuntansi
Membaca ulasan pelanggan lainnya dari produk akan memberi Anda ide yang lebih baik dari apa yang Anda beli. Banyak situs web konsumen seperti Amazon, memiliki banyak ulasan yang membahas kemudahan penggunaan, pelaporan, dukungan, kompatibilitas sistem operasi, dan harga.
Temukan Apa yang Sesuai dengan Kebutuhan Anda
Sebagian besar bisnis kecil dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil seperti QuickBooks langsung di luar kotak. Sebagian besar vendor menyiapkan fitur dan template pelaporan sehingga Anda dapat dengan mudah membuat hampir semua laporan yang Anda butuhkan. Namun, Anda mungkin menemukan bahwa Anda memerlukan perangkat lunak khusus industri, seperti perangkat lunak akuntansi nirlaba , perangkat lunak akuntansi konstruksi , atau perangkat lunak akuntansi titik penjualan untuk memenuhi kebutuhan akuntansi dan pelaporan unik industri Anda.
Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan
Anda atau staf Anda harus belajar menggunakan perangkat lunak akuntansi yang Anda beli. Sangat mungkin bahwa Anda akan memiliki pergantian staf selama bertahun-tahun. Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan memilih paket perangkat lunak akuntansi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan Anda tetapi mudah dipelajari mengingat waktu dan sumber daya yang dapat Anda komit untuk melatih karyawan tentang cara menggunakan perangkat lunak. Jika Anda memiliki sedikit sumber daya untuk membuat karyawan berdiri dan menjalankan program Anda ketika ada pergantian, maka memilih program perangkat lunak akuntansi yang sederhana dan mudah digunakan seperti QuickBooks atau Peachtree dapat menjadi cara untuk bisnis kecil Anda. Meskipun mungkin ada program perangkat lunak akuntansi yang lebih baik di pasar, bisnis kecil Anda tidak akan melihat manfaat dari program-program ini jika staf Anda tidak tahu cara menggunakannya dengan benar.
Pikirkan Tentang Dukungan
Anda perlu memutuskan jenis dukungan apa yang ingin Anda miliki untuk membantu Anda menggunakan produk. Sebagian besar vendor menawarkan rangkaian lengkap opsi bantuan yang tersedia untuk Anda - email, telepon, dan dukungan online. Beberapa vendor akan menawarkan dukungan gratis jika Anda membeli program, sementara sebagian besar akan menawarkan paket dukungan teknis yang dapat Anda beli selain program perangkat lunak akuntansi. Anda harus membaca forum apa pun tentang pengalaman pengguna lain dengan dukungan pelanggan dari vendor perangkat lunak yang Anda pilih karena tidak semuanya sama. Vendor perangkat lunak akuntansi tertentu menyediakan dukungan yang memadai, sementara yang lain tidak.
Pertimbangkan Skalabilitas
Berapa banyak pertumbuhan yang Anda harapkan untuk bisnis Anda tumbuh dalam jangka pendek hingga jangka menengah? Setelah Anda membuat proyeksi tentang pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan ingin melihat seberapa besar skalabilitas yang Anda butuhkan untuk program perangkat lunak akuntansi Anda untuk memenuhi pertumbuhan ini.
Apakah Anda perlu perangkat lunak akuntansi untuk berjalan di laptop dan desktop atau perangkat seluler juga? Apakah Anda membutuhkan perangkat lunak akuntansi yang mampu berjalan di jaringan? Berapa mahal untuk menambahkan pengguna tambahan ke perangkat lunak akuntansi Anda? Anda akan ingin mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini, dan jika bisnis kecil Anda akan berjalan di jaringan, itu ide yang baik untuk menghubungi seorang profesional TI untuk memastikan bahwa perangkat lunak akuntansi yang Anda pilih kompatibel dengan perangkat keras Anda. Seorang profesional TI harus dapat memastikan bahwa Anda memenuhi spesifikasi perangkat keras / perangkat lunak, sementara juga membuat saran jaringan lain yang akan meningkatkan operasi bisnis Anda.
Apakah Anda Perlu Manajemen Dokumen?
Beberapa bisnis kecil ingin beroperasi di lingkungan tanpa kertas, sementara yang lain lebih nyaman dengan menjadi sedikit kuno. Apa pun proses yang Anda pilih, Anda harus memastikan bahwa perangkat lunak dirancang untuk memenuhi kebutuhan Anda. Misalnya, jika Anda menginginkan kantor tanpa kertas, maka Anda perlu memeriksa fitur manajemen dokumen dari perangkat lunak akuntansi Anda. Atau, Anda dapat membeli alat manajemen dokumen pihak ke-3, dan Anda dapat melihat apakah ada program perangkat lunak akuntansi yang terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen Anda untuk membantu merampingkan proses alur kerja bisnis Anda.
Bisakah Anda Menggunakan Manajemen Alur Kerja?
Jika Anda memilih untuk beroperasi di lingkungan kantor tanpa kertas, maka Anda harus memilih program perangkat lunak akuntansi yang memiliki proses alur kerja bawaan atau memungkinkan Anda membangunnya untuk memenuhi proses bisnis Anda. Karena Anda tidak akan memiliki salinan kertas secara fisik yang beredar di kantor Anda untuk ditinjau dan disetujui, Anda harus memiliki kemampuan untuk merancang proses persetujuan untuk tugas-tugas sederhana dan rumit seperti lembar waktu, vendor, atau persetujuan pemeriksaan.
Pertimbangkan Kebutuhan Keamanan Data
Keamanan data akuntansi selalu penting karena Anda akan ingin memastikan informasi pribadi Anda, informasi pribadi karyawan Anda, dan informasi pelanggan Anda dilindungi. Namun, Anda dapat beroperasi di industri, seperti perawatan kesehatan, di mana Anda memiliki persyaratan kepatuhan tambahan seperti HIPPA. Hukuman untuk pelanggaran ini dapat melumpuhkan bisnis Anda, mencapai hingga $ 500.000 dalam beberapa kasus. Apa pun tingkat keamanan yang diperlukan, Anda akan ingin memastikan bahwa desain dibangun ke dalam program perangkat lunak akuntansi Anda atau bahwa Anda dapat melembagakan fitur keamanan yang diperlukan ke dalam rencana TI untuk memenuhi kebutuhan ini.