Bagaimana Saya Menagih Pelanggan?
Ketika Anda memulai bisnis, salah satu tugas pertama Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan mengumpulkan uang dari pelanggan.
Bagaimana Anda mendapatkan uang dari pelanggan tergantung pada jenis bisnis Anda.
- Jika Anda mendapatkan uang dari pelanggan melalui kartu kredit atau debit, Anda tidak perlu khawatir tentang pengumpulan.
- Beberapa bisnis hanya menerima uang tunai, tetapi ada masalah dengan bisnis uang tunai, termasuk tidak menyimpan catatan bisnis yang baik.
- Jika Anda tidak dibayar pada saat penjualan, Anda harus menagih pelanggan (termasuk bisnis lain), yang berarti Anda perlu menemukan cara untuk memastikan tagihan ini dibayar.
Aturan # 1 untuk Dibayar oleh Pelanggan
Hal terpenting untuk diingat tentang penagihan dan pengumpulan dari pelanggan adalah semakin lama tagihan tidak dibayar, semakin kecil kemungkinan Anda akan mendapatkan uang Anda. Jadi Anda perlu menyiapkan proses pengumpulan khusus dan pastikan Anda mengikutinya dengan setiap pelanggan.
Sistem untuk Pelanggan Penagihan
Sebelum Anda memberikan kredit kepada pelanggan, mulailah dengan membuat beberapa kebijakan tentang menerima kredit, melakukan pemeriksaan kredit, dan berkomunikasi dengan pelanggan tentang proses penagihan dan penagihan Anda.
Kemudian buat sistem untuk menangkap informasi tentang pelanggan - siapa yang berutang Anda, berapa banyak yang harus dibayarkan, dan berapa lama jumlah yang harus dibayarkan.
Sebagian besar program perangkat lunak akuntansi bisnis memiliki modul pelanggan yang memungkinkan Anda memasukkan data ini.
Anda dapat memasukkan faktur ketika Anda melakukan pekerjaan atau mengirimkan produk, dan memasukkan pembayaran ketika mereka masuk. Tetapi Anda harus mengikuti dokumen ini untuk melacak piutang ( jumlah terutang).
Laporan penuaan piutang adalah alat Anda untuk memutuskan strategi penagihan untuk pelanggan.
Mengirimkan Tagihan
Ingat Aturan Koleksi # 1 ketika Anda mempertimbangkan mengirimkan tagihan. Banyak bisnis mengirimkan tagihan kepada pelanggan hanya sebulan sekali, yang berarti mereka dapat menunggu hingga enam minggu untuk mendapatkan bayaran (sebulan untuk mengirim tagihan, kemudian beberapa minggu sebelum pelanggan membayar).
Mengirimkan tagihan lebih sering, atau melakukan panggilan telepon di antara, untuk menyenggol mengingatkan pelanggan untuk membayar. Beberapa perusahaan mengirimkan tagihan secara batch, dengan sebagian pelanggan mendapatkan tagihan setiap minggu. Penagihan batch ini membantu menjaga kas masuk secara lebih berkelanjutan.
Rencanakan Strategi Surat Penagihan Anda
Sistem koleksi Anda dapat mencakup panggilan telepon, surat, atau keduanya, tergantung pada jenis pelanggan Anda. Salah satu strategi adalah memulai pada tingkat intensitas dan perhatian yang lebih rendah dan secara bertahap menjadi lebih tegas, kemudian agresif. Strategi tingkat peningkatan ini dapat berfungsi baik untuk telepon atau surat atau pengingat penagihan email.
- Tingkat Satu - "Ups"
Surat ini mengasumsikan pelanggan lupa mengirim pembayaran; itu adalah "Anda mungkin mengirim ini tetapi pembayaran harus melalui pos.
- Level Dua - Apa yang Salah?
Surat ini mengasumsikan pelanggan ingin membayar tetapi keadaan yang tidak biasa mencegah pembayaran. Surat dua menyarankan alternatif pembayaran, tetapi memberikan tanggal yang pasti dimana pembayaran harus dilakukan.
- Tingkat Tiga - Ultimatum
Tingkat ini harus berupa surat. Ini mengasumsikan bahwa pelanggan tidak akan membayar dan menyatakan tanggal pasti dimana pembayaran harus dilakukan atau proses pengumpulan akan dimulai. JANGAN mengirim surat ini kecuali Anda bermaksud untuk benar-benar pergi ke koleksi hutang ini.
Jika pelanggan tidak mau membayar, Anda harus mengambil langkah terakhir - membawa orang itu ke pengadilan klaim kecil atau mengembalikan tagihan ke agen penagihan. Baca lebih lanjut tentang alternatif Anda dan pelanggan tidak akan membayar.
Pelanggan Penagihan: Menyatukannya
Sebagai kesimpulan, buatlah keputusan tentang keseluruhan strategi Anda untuk penagihan. Apakah Anda akan mengirim surat? Gunakan telepon? Sebuah kombinasi? Kapan Anda akan mengirimkan tagihan atau melakukan panggilan telepon?
Kumpulkan sistem umum, dengan huruf dan skrip telepon, kemudian miliki semua yang diperiksa oleh pengacara Anda untuk memastikan Anda mematuhi hukum.
Kemudian gunakan laporan umur piutang Anda untuk memandu Anda saat Anda bekerja melalui akun pelanggan ini dan memutuskan strategi penagihan.