Anggap saja sebagai "tiket" untuk produk atau barang Anda yang berasal dari gudang pabrikan ke toko ritel Anda.
Sama seperti Anda membutuhkan tiket untuk terbang di pesawat terbang, produk Anda membutuhkan tiket atau dalam hal ini BOL untuk mendapatkan dari tujuan aslinya kepada Anda. Ini berfungsi sebagai tanda terima barang dagangan oleh Anda. Dan itu juga memastikan bahwa apa yang Anda dapatkan adalah apa yang dikirimkan kepada Anda.
Seorang BOL sering diabaikan atau "diremehkan" oleh karyawan ritel, tetapi itu benar-benar merupakan dokumen penting. Saya ingat seorang karyawan yang menanda tangani pengiriman setelah tidak memeriksa BOL atau dokumen dan akhirnya kami kekurangan satu pesanan. Karena karyawan telah menandatangani formulir , tidak ada yang bisa saya lakukan - kecuali memakan kotak dan isinya. Dan itu adalah penyusutan persediaan dan hilangnya laba.
BOL juga berfungsi sebagai mekanisme pelacakan untuk operator. Pengangkut seperti UPS atau FedEx atau pengangkut lainnya bertanggung jawab atas pengiriman barang dagangan yang aman yang terdaftar di BOL. Ketika tanda-tanda oleh operator, itu berarti mereka setuju dengan isinya.
Dan kemudian ketika ditandatangani oleh pengecer di toko, itu berarti karyawan (karyawan Anda) setuju dengan isinya. Ini adalah fakta penting karena, dalam banyak kasus, pemilik toko bukanlah orang yang menandatangani pengiriman. Praktik umum dalam ritel adalah untuk orang pertama yang ditemukan oleh sopir pengendara untuk menandatangani barang.
Juga, gunakan hati-hati dengan operator. Mereka terburu-buru dan kadang-kadang tahu ada kerusakan atau masalah, tetapi jika mereka mendapat tanda tangan, mereka dibebaskan; itu masalahmu sekarang.
Dokumen ini berfungsi untuk merinci instruksi operator, penanganan paket, jumlah dan banyak lagi. Sebagai contoh, kotak-kotak mungkin perlu tetap tegak atau tidak ditumpuk lebih dari dua tinggi. Jika BOL merincikan hal-hal ini dan Anda melihat petunjuk ini tidak diikuti ketika Anda menerima barang dagangan, Anda memiliki hak untuk menolak pengiriman. Untuk alasan ini, pastikan Anda selalu memeriksa truk saat mereka membongkar dan tidak menunggu sampai semuanya masuk ke toko. Kotak mungkin terlihat baik-baik saja atau utuh, tetapi barang dagangan di dalamnya mungkin telah rusak karena penanganan yang tidak tepat. Di toko kami, kami sering memecahkan kotak dan melakukan inspeksi sebelum menandatangani. Kami tidak memeriksa barang, tetapi kami memastikan kotak-kotak itu penuh, memiliki barang dagangan yang tepat dan tidak ada kerusakan yang nyata. Saya pernah mendengar tentang pengecer yang pernah mendapat kotak penuh kertas pengepakan. Kebanyakan kotak juga umum di luar. Terutama ketika kami menerima barang-barang label pribadi ,
Tidak menjadi bingung dengan faktur atau "memilih tiket" dari produsen, dokumen ini dimaksudkan untuk detail gerakan.
Ini tidak akan berisi informasi seperti syarat pembayaran atau kencan . Detail itu ditemukan di faktur. Dokumen ini dimaksudkan untuk melacak pergerakan, bukan pembayaran utang.
Adalah tanggung jawab pengecer untuk membaca dan menyetujui bill of lading sebelum menandatanganinya. Praktik yang baik adalah melampirkan dokumen ini ke slip pengepakan, salinan faktur dan / atau pesanan pembelian sebagai bukti penerimaan barang dagangan. Ini menciptakan jejak kertas untuk catatan Anda. Terlalu sering, BOL berakhir sebagai sampah bagi pengecer. Pengangkut tersebut sangat memperhatikannya karena itu adalah bukti dari melakukan pekerjaan dengan benar sehingga ia dapat dibayar. Tetapi pengecer harus menganggapnya serius.