Apa sajakah opsi untuk menyiapkan sistem mengemudi untuk bisnis saya?
Perusahaan tenaga kerja menjadi semakin mobile, dengan lebih banyak karyawan mengemudi untuk bisnis setiap hari.
Anda memiliki dua alternatif untuk bisnis Anda : program armada mobil milik perusahaan, atau program penggantian untuk karyawan yang mengendarai mobil mereka sendiri.
Program armada (mobil milik perusahaan) adalah pilihan yang menarik bagi pengusaha yang perlu menyediakan transportasi untuk fungsi tertentu, seperti truk servis, van, kendaraan pengiriman, atau mereka yang memiliki persyaratan peralatan lainnya. Program armada memberikan kontrol dan pengawasan bisnis Anda terhadap hal-hal seperti asuransi dan perawatan kendaraan serta kemampuan untuk memilih fitur kendaraan yang dianggap penting oleh perusahaan. Ini termasuk fitur-fitur seperti corporate branding, elemen keamanan dan telematika untuk mendapatkan wawasan 24/7 di mana kendaraan mereka berada dan sedang didorong.
Program penggantian untuk karyawan yang mengendarai mobil mereka sendiri digunakan oleh perusahaan yang tidak memerlukan kendaraan khusus atau truk untuk karyawan mereka, seperti penjualan dan layanan bisnis.
Penggantian menyediakan fleksibilitas dan pilihan bagi pekerja, membutuhkan administrasi internal yang lebih sedikit, dan tidak memerlukan biaya dimuka atau menguras modal.
Apa yang penting dalam memutuskan sistem mana yang akan digunakan?
Terlepas dari model - armada atau penggantian - Anda perlu mengganti karyawan dengan semestinya untuk penggunaan bisnis yang terkait dengan kendaraan mereka, atau menghadapi konsekuensi, seperti audit IRS yang mahal , atau lebih buruk, gugatan class action .
Untuk program armada, tanyakan pada diri Anda tujuan utama untuk program - sebagai karyawan merelakan (manfaat) atau untuk menyediakan kebutuhan transportasi bisnis Anda. Jika tujuan utama Anda adalah untuk menyediakan alat bisnis, itu harus memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya armada dengan memulihkan biaya yang terkait dengan penggunaan pribadi kendaraan pribadi.
Dengan program penggantian, Anda dapat memilih tunjangan mobil datar, program sen per mil, atau tingkat mileage IRS standar untuk mengganti pekerja mereka. Tetapi ketiga opsi ini dapat menyebabkan perusahaan kehilangan ribuan dolar per karyawan setiap tahun karena mereka tidak secara akurat memperhitungkan setiap biaya driver individu, seperti harga gas yang bervariasi dan jumlah mil yang digerakkan.
Apa FAVR dan mengapa itu adalah alternatif terbaik untuk penggantian jarak tempuh?
FAVR adalah prosedur pendapatan IRS yang mengganti karyawan bebas pajak untuk biaya tetap dan variabel yang terkait dengan mengemudi untuk bisnis. Biaya tetap mungkin termasuk biaya asuransi, lisensi dan pendaftaran, sementara biaya variabel termasuk bahan bakar dan pemeliharaan.
FAVR adalah solusi penggantian biaya yang paling akurat karena menyediakan penggantian yang disesuaikan untuk setiap karyawan ponsel berdasarkan biaya lokal dan jarak tempuh bisnis seseorang, yang dapat bervariasi dari bulan ke bulan.
Namun, pencatatan secara akurat semua biaya tetap dan variabel dapat menjadi rumit untuk dikelola - itulah mengapa sebagian besar perusahaan tidak menggunakannya.
Banyak perusahaan memilih untuk memilih tunjangan mobil datar yang lebih sederhana sebagai pendekatan "satu ukuran cocok untuk semua" ($ 500 per bulan per karyawan, misalnya). Tetapi metode ini tidak memperhitungkan fakta bahwa tidak ada dua perjalanan bisnis yang sama, jadi tidak ada dua karyawan yang harus diganti dengan jumlah yang sama. Pengembalian program sen per mil lebih adil tetapi tetap tidak akurat.
Mengapa tingkat jarak tempuh standar IRS bukan alternatif terbaik?
Sebagian besar perusahaan menggunakan tarif mileage bisnis IRS untuk menghitung berapa setiap karyawan individu harus dibayar kembali. Tetapi tarif IRS bukan tingkat penggantian yang diperlukan karena didasarkan pada biaya rata-rata nasional untuk mengoperasikan kendaraan selama tahun sebelumnya .
Tingkat IRS adalah biaya rata-rata point-in-time menggunakan data tahun sebelumnya, bukan tingkat penggantian sebenarnya. Karyawan dapat membelanjakan lebih banyak untuk perjalanan daripada mereka dibayar kembali, atau mereka dapat mendapat penggantian yang berlebihan jika harga gas jatuh - dan tidak ada penyesuaian yang dilakukan dengan apa yang dibayar karena didasarkan pada angka tahun lalu.
Apa yang kebanyakan perusahaan salah dalam hal tunjangan mobil rata vs penggantian?
Tunjangan mobil datar tidak adil ketika datang untuk mengganti karyawan yang tinggal di lokasi yang berbeda. Sebagai contoh, seorang karyawan dapat tinggal di daerah di mana harga gas 12 sen lebih murah daripada harga di kota berikutnya di mana karyawan lain tinggal. Juga, biaya tetap perjalanan bisnis , seperti harga premi asuransi mobil dan pajak, sangat berbeda berdasarkan lokasi.
Biaya mengemudi lainnya juga bervariasi. Misalnya, premi asuransi mobil sangat bervariasi menurut negara, mulai dari $ 825 di Charlotte, North Carolina hingga $ 3.150 di Detroit, Michigan. Pajak untuk $ 21.000 sedan yang sama biaya $ 249 di Nevada, namun dapat biaya sebanyak $ 1.689 di Rhode Island. Biaya perbaikan tahunan tidak sama di setiap negara bagian, rata-rata $ 393 di New Jersey, tetapi hanya $ 270 di Vermont. Membayar tarif tetap yang sama kepada karyawan yang tinggal di lokasi berbeda mengabaikan variasi ini sepenuhnya.
Karena tunjangan mobil diperlakukan seperti kompensasi, tunjangan mobil juga dikenakan pajak kepada majikan yang membayar pajak FICA ( Pajak Jaminan Sosial dan Medicare), dan karyawan yang membayar FICA dan pajak penghasilan. Ini berarti bahwa perusahaan membayar jumlah tunjangan mobil ditambah kontribusi pajak FICA terkait, sementara karyawan membawa pulang jumlah tunjangan mobil, pajak penghasilan yang lebih sedikit dan kontribusi FICA mereka. Dalam mode penggantian bebas pajak, seperti FAVR, karyawan "membawa pulang" persis jumlah yang dibayarkan pemberi kerja.
Kesalahan apa yang dilakukan perusahaan dalam pengisian untuk penggunaan pribadi kendaraan armada?
Beberapa majikan memang mengizinkan karyawan mereka untuk menggunakan kendaraan armada milik perusahaan sebagai keuntungan bagi penggunaan mengemudi pribadi mereka. Tapi, Anda akan terkejut betapa banyak perusahaan tidak menyadari penggunaan pribadi ini dikenakan pajak kepada karyawan. Perusahaan juga tidak memiliki cara yang baik untuk menghitung jumlah setiap driver yang harus dibebankan untuk manfaat kena pajak ini.
Seringkali organisasi hanya mengenakan jumlah tetap untuk menutupi penggunaan pribadi di semua driver mereka, terlepas dari berapa banyak mil pribadi yang mereka kendarai. Ini bisa menjadi keuntungan moneter besar bagi karyawan yang menggunakan armada kendaraan cukup banyak untuk penggunaan pribadi. Tetapi karyawan yang mengendarai kendaraan armada secara ketat untuk penggunaan bisnis dan menjaga mobil mereka sendiri untuk penggunaan pribadi di luar kondisi kerja mungkin akan dikenakan biaya yang tidak adil.
Apa yang terjadi jika sebuah bisnis tidak secara akurat mengganti karyawannya?
Pengembalian pekerja yang tidak akurat untuk biaya mengemudi yang berkaitan dengan bisnis menyebabkan banyak perusahaan kehilangan ribuan dolar setiap tahun (sekitar $ 3.000 dolar per karyawan setiap tahun, seperti yang dihitung oleh Motus). Namun, ini tidak seberapa dibandingkan dengan biaya gugatan class action. Dalam beberapa tahun terakhir, para pekerja telah berhasil menggugat atasan mereka sebanyak $ 7 juta dolar untuk mengkompensasi praktek penggantian yang tidak adil. Di negara bagian California, tuntutan hukum ini dengan cepat menjadi aturan, bukan pengecualian, karena California Labor Code section 2802 sangat ketat.
Kode California memastikan bahwa "Seorang pemberi kerja harus mengganti kerugian [tidak membahayakan] karyawannya atas semua pengeluaran atau kerugian yang diperlukan yang ditanggung oleh karyawan sebagai konsekuensi langsung dari pembebasan tugasnya." Hal ini biasanya ditafsirkan oleh pengusaha sebagai terbatas. untuk biaya peralatan atau alat yang digunakan pada pekerjaan, tetapi sekarang sedang digunakan lebih banyak dan lebih dalam kasus penggantian jarak tempuh (Radio Shack and Toys "R" Us example).
Program armada juga datang dengan serangkaian tantangan tersendiri ketika datang untuk membebani karyawan secara akurat untuk penggunaan pribadi kendaraan ini. Penggunaan pribadi kendaraan perusahaan harus didokumentasikan secara tepat dan karyawan akan dikenakan biaya kembali untuk penggunaan pribadi. Jarak tempuh pribadi yang kurang dilaporkan membuat perusahaan menghadapi risiko audit IRS yang mahal dan dapat membebani perusahaan dalam tolak bayar yang terlewatkan.
Apa sajakah sumber daya yang dapat membantu bisnis saya?
Bisnis Anda dapat menggunakan teknologi yang sama yang memberdayakan tempat kerja digital baru untuk melacak pengeluaran jarak tempuh bisnis mereka. Berikut beberapa contohnya:
- Perangkat pintar yang dilengkapi GPS untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi perjalanan bisnis karyawan
- Aplikasi seluler untuk mengotomatiskan pelacakan jarak tempuh karyawan dan akun akurat untuk setiap bisnis, perjalanan, dan mil pribadi karyawan yang tepat.
Dengan aplikasi seluler dan platform perangkat lunak yang tepat, Anda dapat menghilangkan tugas manual untuk driver untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memastikan kepatuhan IRS - semua sambil mendapatkan wawasan tentang perilaku berkendara dan efisiensi tenaga kerja seluler.