Informasi Pembayaran dan Manfaat untuk Karyawan yang Dihentikan
1. Menyewa Pengacara Ketenagakerjaan
Pertama, menyewa pengacara untuk membantu Anda menangani aspek hukum dan menjelaskan hukum yang relevan di negara Anda. Pengacara Anda dapat membantu Anda meninjau kebijakan karyawan dan membuat draf dokumen, seperti huruf "alasan untuk pengakhiran" yang dijelaskan di bawah ini.
2. Baca Dokumen Kebijakan Karyawan Anda
Jika Anda memiliki buku pegangan karyawan atau manual kebijakan yang diterima semua karyawan, tinjau dokumen ini. Pastikan Anda mengikuti kebijakan tertulis Anda dalam topik gaji dan tunjangan yang tercantum di bawah ini.
3. Periksa Pemberitahuan Pengakhiran / Alasan Penghentian
Dalam sebagian besar keadaan, kecuali Anda memiliki periode pemberitahuan khusus dalam kebijakan karyawan Anda, Anda tidak perlu memberi karyawan pemberitahuan pemberhentian atau PHK. Undang-undang tenaga kerja federal tidak termasuk persyaratan untuk pemberitahuan penghentian atau bahwa Anda menyatakan alasan untuk penghentian. Tetapi, jika pemutusan hubungan kerja adalah bagian dari penutupan pabrik atau pemecatan massal, Anda mungkin diminta untuk memberikan pemberitahuan dalam jumlah tertentu sesuai dengan Undang-undang Penyesuaian Pekerja dan Pengawasan Pekerja Kembali WARN, sebuah undang-undang federal.
Beberapa negara mengharuskan Anda memberikan pemberitahuan terlebih dahulu tentang penghentian dan beberapa termasuk persyaratan bahwa Anda memberikan alasan tertulis untuk penghentian. Periksa dengan departemen tenaga kerja atau departemen ketenagakerjaan negara bagian Anda.
4. Bayar untuk Waktu Tidak Terpakai yang Tidak Terpakai
Banyak perusahaan membayar karyawan untuk cuti, dalam bentuk pembayaran liburan, pembayaran liburan, dan pembayaran sakit.
Terkadang pembayaran ini (selain dari pembayaran liburan) disatukan menjadi satu jumlah tahunan dari Waktu Berbayar Off (PTO). Karyawan yang memiliki waktu lunas yang tidak terpakai (pembayaran liburan atau waktu sakit atau PTO umum) harus dibayar untuk saat ini kecuali Anda memiliki kebijakan perusahaan yang membatasi jumlah pembayaran untuk waktu yang tidak digunakan ini.
Tidak ada hukum federal yang mengharuskan pembayaran untuk PTO yang tidak digunakan, tetapi negara Anda mungkin memiliki undang-undang yang mengharuskan pembayaran ini; undang-undang negara bagian ini akan mengesampingkan kebijakan perusahaan Anda.
5. Tentukan Pembayaran Pesangon
Uang pesangon adalah jumlah yang diberikan kepada karyawan yang diberhentikan. Jumlah pesangon sering ditentukan oleh layanan panjang karyawan; gaji seminggu selama kurang dari 5 tahun, 2 minggu selama 5 hingga 10 tahun, dll. Kecuali seorang karyawan telah diberikan kontrak kerja yang menetapkan pembayaran uang pesangon, tidak ada undang-undang federal yang mengharuskan perusahaan Anda untuk memberikan uang pesangon.
Jika Anda memutuskan untuk memberikan pesangon karyawan yang diberhentikan, pastikan Anda tidak melakukan diskriminasi demi karyawan yang dibayar tinggi. Ini juga ide yang baik untuk mendapatkan formulir rilis yang ditandatangani oleh karyawan untuk melindungi Anda dari klaim di masa depan. Pengacara kerja Anda dapat membantu Anda dengan bagian dari proses penghentian ini.
6. Potong Gaji Terakhir Karyawan
Undang-undang Federal tidak mengharuskan Anda memberi gaji akhir kepada karyawan secepatnya. Beberapa negara mengharuskan Anda untuk memberikan gaji akhir segera, sebagian pada pembayaran berikutnya yang dijadwalkan. Di beberapa negara bagian, waktu pembayaran akhir tergantung pada alasan pengakhiran (berhenti vs pemecatan). Artikel ini mencantumkan ketentuan hukum negara saat ini untuk distribusi gaji akhir.
7. Berikan Informasi tentang Rencana Pensiun dan Manfaat Rencana Kesehatan
Jika karyawan diberhentikan dalam rencana pensiun yang disponsori oleh perusahaan Anda, Anda perlu memberikan informasi tentang bagaimana apakah orang tersebut memiliki manfaat pribadi dan bagaimana orang tersebut dapat menangani manfaat dalam rencana tersebut. Jika rencananya adalah 401 (k) atau rencana pensiun khusus lainnya, pekerjaan Anda sebagai pemberi kerja adalah memberikan informasi kepada karyawan sehingga ia dapat menghubungi administrator rencana untuk mendiskusikan opsi.
Sebagian besar rencana kesehatan yang disponsori perusahaan berakhir ketika karyawan dihentikan. Berdasarkan undang-undang federal, Anda harus berbicara dengan karyawan yang diberhentikan ini tentang pilihan mereka untuk melanjutkan cakupan selama jangka waktu tertentu. Anda harus menyertakan opsi bagi karyawan untuk mendaftar cakupan COBRA , yang dibayar oleh karyawan. Karyawan yang diberhentikan juga dapat memenuhi syarat untuk mendaftar rencana pada sistem Affordable Care Act (Obamacare).
Beberapa Pertimbangan Lainnya:
Tunjangan Pengangguran: Tergantung pada alasan pemutusan hubungan kerja, karyawan yang diberhentikan mungkin memenuhi syarat untuk tunjangan pengangguran. Anda tidak harus membayar tunjangan ini secara langsung, tetapi klaim itu bertentangan dengan akun asuransi pengangguran Anda. Setiap karyawan yang diberhentikan dapat mengajukan klaim tunjangan pengangguran, tetapi Anda memiliki hak untuk membela terhadap klaim dan menyajikan bukti bahwa karyawan tersebut tidak memenuhi syarat untuk manfaat ini. Ini adalah waktu lain ketika bantuan pengacara ketenagakerjaan Anda akan menjadi penting.
Penghentian Setelah Family Medical Leave Act: Jika seorang karyawan berhenti atau diberhentikan secara langsung setelah cuti karena ketentuan Family Medical Leave Act (FMLA), beberapa keadaan khusus berlaku. Panduan FMLA Departemen Tenaga Kerja memberi Anda informasi tentang pembayaran dan tunjangan dalam kasus ini.