Dalam beberapa tahun terakhir banyak perusahaan telah melalui pengalaman menjadi ISO 9000 bersertifikat. Kadang-kadang ini bisa menjadi proses yang panjang dan mahal, tetapi bisnis bersedia melalui sertifikasi untuk manfaat yang dibawanya. Namun, setiap perusahaan itu unik dan manajemen harus mempertimbangkan dengan hati-hati alasan mengapa mereka ingin menjadi ISO 9000 bersertifikat dan apa manfaatnya bagi bisnis itu.
Sertifikasi ISO 9000 pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 berdasarkan seri BS 5750 standar yang diperkenalkan oleh British Standards Institute (BSI) pada tahun 1970-an. Pada 2009, organisasi ISO memperkirakan bahwa lebih dari satu juta perusahaan telah memperoleh sertifikasi ISO 9000, dengan seperempat dari mereka berasal dari China.
Pada 1990-an, perusahaan melakukan sertifikasi ISO 9000 untuk alasan yang mungkin tidak menguntungkan bisnis mereka. Ketergesaan untuk menjadi bersertifikat ISO 9000 didorong dalam beberapa hal dengan tidak ingin menjadi satu-satunya perusahaan yang tidak disertifikasi. Perusahaan sedang melaksanakan sertifikasi karena pesaing mereka dan bukan karena bisnis mereka akan membaik. Dalam iklim ekonomi saat ini, perusahaan dengan hati-hati mempertimbangkan apakah sertifikasi ISO 9000 adalah sesuatu yang akan mereka manfaatkan. Alasan untuk sertifikasi harus dipertimbangkan terhadap sertifikasi manfaat yang akan diberikan.
Alasan utama perusahaan akan mempertimbangkan sertifikasi ISO 9000 adalah persyaratan dari salah satu pelanggan atau pelanggan potensial mereka .
Jika pelanggan utama perusahaan mengharuskan semua pemasok mereka disertifikasi, maka itu jelas dalam kepentingan terbaik perusahaan untuk mengejar sertifikasi ISO 9000. Ini juga akan terjadi adalah pelanggan potensial memiliki persyaratan yang sama.
Alasan lain yang signifikan mengapa perusahaan harus mempertimbangkan sertifikasi ISO 9000 adalah bahwa hal itu dapat meningkatkan efisiensi perusahaan.
Sertifikasi ISO 9000 dapat membantu perusahaan untuk merampingkan dan memesan prosesnya, yang akan membuat perusahaan lebih efisien.
Agar perusahaan menjadi ISO 9000 bersertifikat ada sejumlah kegiatan yang harus dilakukan tanpa memandang ukuran atau jenis perusahaan. Yang pertama dan paling penting dari kegiatan ini adalah memiliki komitmen manajemen senior . Tanpa manajer senior yang mengemudikan proses, sertifikasi ISO 9000 sulit untuk dicapai. Komitmen ini seharusnya tidak hanya hadir pada saat dimulainya proses sertifikasi, tetapi pada setiap langkah, memberikan bimbingan dan dukungan dalam bentuk komite pengarah. Banyak perusahaan telah gagal dalam proses sertifikasi karena kurangnya dukungan dari manajemen puncak.
Ketika manajemen telah berkomitmen untuk proses sertifikasi maka sangat penting untuk melatih staf perusahaan pada proses ISO 9000. Dari sana personil kunci dapat dipilih dan dilatih untuk menjadi auditor internal perusahaan untuk proses sertifikasi.
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan manual kebijakan mutu untuk perusahaan. Manual ini harus mencerminkan elemen persyaratan ISO 9000 yang berlaku untuk perusahaan. Penting untuk memastikan bahwa persyaratan sepenuhnya dipahami sebelum manual kebijakan mutu dikembangkan.
Manual kebijakan mutu harus mencakup prosedur operasi yang mengidentifikasi fungsi dalam perusahaan dan personel yang bertanggung jawab untuk fungsi-fungsi tersebut. Manual kebijakan mutu kemudian ditinjau oleh auditor internal yang ditunjuk perusahaan untuk mematuhi peraturan ISO 9000. Jika audit menemukan masalah apa pun maka tindakan korektif dapat dijadwalkan dan amandemen dilakukan sesuai prosedur. Setelah audit internal menemukan bahwa tidak ada lagi tindakan perbaikan yang diperlukan, perusahaan dapat memilih registrar ISO atau badan sertifikasi. Pemilihan registrar sangat penting untuk mengurangi biaya audit sertifikasi eksternal ISO 9000. Pendaftar memiliki biaya yang berbeda dan sangat bijaksana bagi perusahaan untuk memilih registrar berdasarkan kebutuhan perusahaan. Terkadang tidak perlu menyewa registrar terbesar atau termahal saat pencatat lokal cukup.
Ketika sebuah perusahaan menyewa registrar, biasanya akan mencakup audit pendaftaran dan audit pengawasan. Audit Pendaftaran adalah audit awal yang akan dilakukan untuk melihat apakah suatu perusahaan akan mencapai pendaftaran. Perusahaan akan menyetujui proses audit dengan pencatat. Audit pra-penilaian dilakukan dan tindakan korektif apa pun yang diambil. Setelah tidak ada lagi tindakan korektif, audit registrasi dapat dilakukan. Jika audit registrasi tidak menandai tindakan korektif apa pun, pendaftaran ISO selesai. Setelah perusahaan memiliki registrasi, registrar akan kembali kira-kira setiap enam bulan atau tahun untuk melihat apakah perusahaan mempertahankan sistemnya dan terus memenuhi persyaratan standar.