Dikirim Dari Meja (Masukkan Nama)
Dari waktu ke waktu saya akan mendapat email dari pengacara yang mengirimkan email atas nama mejanya. Berikut adalah beberapa masalah dengan pendekatan email tersebut.
Pertama, indeks tampilan Inbox dari sebagian besar sistem email tidak akan menampilkan nama yang panjang. Kebanyakan orang hanya akan melihat sebagian dari "dari meja", dan mungkin beberapa huruf dari nama depan orang itu. Lebih penting lagi, ini tampak konyol dan agak sok. Meja tidak mengirim email. Jika seorang pengacara akan mengirim email, itu harus dalam namanya.
Fancy Effects
Beberapa pengacara senang menjadi kreatif dengan tampilan email mereka. Suatu hari saya melihat blok tanda tangan pengacara dan untuk sesaat saya pikir saya mengalami masalah penglihatan. Ternyata bahwa surat-surat buram itu disengaja. Efek khusus mungkin terlihat menghibur, tetapi apa pun yang membuat kata-kata sulit dibaca adalah ide yang buruk. Terutama jika yang sulit dibaca adalah nama dan alamat email pengacara.
Bahkan lebih buruk daripada efek khusus pada surat-surat adalah ketika pengacara mengacaukan email mereka dengan karya seni atau grafis mewah. Ini membuat pesan lebih lambat untuk diunduh, lebih lambat untuk dibuka, dan lebih banyak kerumitan untuk dibaca.
Tujuan dari sebuah email adalah untuk mengkomunikasikan informasi, bukan keterampilan artistik. Keep it simple.
Tidak ada Blok Tanda Tangan
Tidak sulit untuk membuat blok tanda tangan otomatis di sebagian besar sistem email. Tidak harus rumit, dan pendapat bervariasi tentang seberapa banyak informasi yang dimasukkan dalam blok tanda tangan. Beberapa pengacara mengubah footer email mereka menjadi mini-komersial yang keluar di setiap email, sementara yang lain mengambil pendekatan yang sangat minimalis hanya dengan nama dan alamat email atau nomor telepon mereka.
Sebagian besar menaruh semacam pemberitahuan privasi atau penafian hukum di bagian bawah footer. Semua ini dapat diterima menggunakan blok tanda tangan email. Apa yang tidak dapat diterima adalah mengirim email yang tidak mengidentifikasi pengirim. Penerima email tidak perlu menebak siapa yang mengirim email. Pengacara harus secara jelas mengidentifikasi diri mereka dalam setiap komunikasi yang mereka kirim, dan jika pengacara itu pintar, email tersebut juga akan menyertakan pemberitahuan privasi.
Menulis Email Saat Marah
Salah satu manfaat dari sistem lama mengirim surat kepada orang-orang adalah bahwa ada periode "pendinginan" antara kapan sebuah surat akan ditulis dan kapan akan benar-benar keluar ke penerima. Jika pengacara mengetik surat itu sendiri, itu masih akan mungkin untuk duduk-duduk di atas meja selama beberapa jam sebelum pergi ke kantor pos. Jika didiktekan, pada saat sekretaris selesai mengetik itu, pengacara mungkin sudah melupakan apa yang membuatnya sangat marah pada awalnya.
Perlindungan itu tidak ada di email. Dengan email, pengacara dapat menembakkan surat resmi yang marah dalam hitungan detik dari apa yang memicu kemarahan. 99,99% dari waktu ini akan menjadi ide yang buruk. Tidak ada yang berpikir paling jelas ketika didorong oleh kemarahan. Lakukan sesuatu yang lain, dan kembalilah ke masalah yang menyinggung kemudian ketika sebagian kemarahan telah hilang.
Itu bisa membuat perbedaan antara menyimpan atau kehilangan klien, teman, dan uang.
Tidak Membuat Tanggapan Tepat Waktu
Beberapa pengacara merasa bahwa "aturan 5 hari" lama untuk menanggapi korespondensi bisnis juga berlaku untuk email. Tidak. Tidak peduli seberapa tidak nyamannya itu, kenyataannya adalah bahwa orang mengharapkan tanggapan yang lebih cepat terhadap email daripada yang mereka lakukan terhadap surat yang dikirim melalui surat. Jika klien atau pengacara lain mengirim email, cobalah untuk membalas dalam 24 jam jika keadaan memungkinkan. Jika itu adalah masalah rumit yang tidak dapat diberikan perhatian yang tepat pada saat ini, setidaknya kirim pengakuan dan biarkan orang tersebut tahu kapan harus mengharapkan jawaban. Sebagian besar klien akan menghargai pesan ramah yang mengatakan bahwa email telah diterima dan akan ditanggapi dalam waktu dekat. Dalam menghadapi keheningan, klien dibiarkan berspekulasi tentang apakah pengacara itu bahkan mendapat email, apakah tanggapan sedang dalam perjalanan, atau apakah kekhawatiran klien diabaikan begitu saja.
Penerima salah dalam bidang Ke
Salah satu hal hebat tentang fungsi pelengkapan otomatis pada sistem email adalah memungkinkan pengacara menemukan alamat email klien atau kolega mereka dengan lebih cepat. Salah satu risiko fungsi pelengkapan otomatis adalah bahwa pengacara yang tidak berhati-hati dapat mengirim email kepada orang yang salah. Dalam beberapa kasus, ini bisa jadi tidak lebih dari sedikit memalukan, tetapi dalam beberapa kasus, itu bisa menjadi kelalaian profesional. Jangan secara tidak sengaja mengirim e-mail komunikasi klien rahasia kepada penasihat lawan atau bahkan ke klien lain.
Menggunakan opsi "Balas Semua".
Menentang nasihat mengirim email kepada Anda dengan proposal atau menegaskan posisinya tentang suatu masalah. Anda meneruskan email ke pengacara lain di perusahaan Anda yang terlibat dengan kasus untuk mendiskusikannya. Segera tombol "balas semua" sedang digunakan secara bebas, tanpa ada yang memperhatikan bahwa pengacara yang menentang disalin pada diskusi internal di perusahaan Anda. Itu terjadi. Jika Anda ingin meneruskan email untuk diskusi, hapus informasi pengirim sebelum meneruskannya. Dan, setiap kali menggunakan opsi Balas Semua, periksa setiap alamat email dalam daftar penerima sebelum menekan kirim.
8. Baris subjek yang tidak rapi. Ingat bahwa apa pun yang dikirim ke pengacara lain dalam email dapat diteruskan ke orang lain. Pikirkan dua kali sebelum menggunakan baris subjek seperti "klien bodoh saya" atau "perintah hakim yang bodoh." Orang tidak pernah tahu di mana salinan email itu dapat mendarat. Juga, jangan biarkan baris subjek kosong, karena dapat menyebabkan pengacara lain tidak menyadari ada email tentang kasus Anda. Subjek sederhana "Kasus Parkerson" atau "Perjanjian yang diusulkan Smith" atau judul apa pun yang relevan dengan konten email berfungsi paling baik.
Dan sementara "klien bodoh" mungkin merupakan deskripsi paling akurat tentang isi email, itu adalah pilihan yang buruk untuk baris subjek.
9. Perhatikan nada Anda - dan jangan salah membaca kata orang lain. Ketika orang berbicara satu sama lain secara langsung, isyarat wajah dan nada suara biasanya membuat niat seseorang menjadi jelas. Pada panggilan telepon, suara seseorang biasanya cukup untuk mengetahui kapan seseorang sedang menyindir, bercanda, atau serius. Namun dalam email, sangatlah mudah untuk benar-benar salah membaca maksud seseorang. Banyak pertemanan telah dirusak oleh satu orang yang salah membaca maksud orang lain dalam pernyataan di email. Dan dengan para pengacara yang begitu terbiasa berdebat satu sama lain, mudah bagi seorang pengacara untuk cepat berasumsi bahwa orang lain sedang bersikap kasar atau kasar.
Seperti yang dibahas di bawah "menulis email sambil marah," luangkan beberapa menit untuk menenangkan diri sebelum mengirim tanggapan ke email si brengsek itu.
Setelah satu jam berlalu, Anda mungkin menyadari bahwa Anda benar-benar salah membaca di tempat pertama. Tidak memiliki respons pemicu rambut terhadap pernyataan yang dibuat dalam email, dan jangan tembak tanggapan sampai mempertimbangkan apakah mungkin pengirim memiliki maksud yang berbeda dari yang awalnya muncul. Jika sepertinya pernyataan itu bisa dibaca lebih dari satu cara, dan salah satu cara itu tidak menyinggung, cobalah memberi manfaat kepada si pengirim keraguan sebelum memotong kepalanya dengan email yang mematikan.
Apakah ada kesalahan email pengacara lain yang seharusnya masuk daftar 10 Teratas? Beri tahu kami tentang hal itu di Forum.