Jaksa mempercayai kesalahan akun yang seharusnya tidak dilakukan pengacara
Meskipun ada banyak cara yang mempercayai akun salah kelola, ada tiga kesalahan umum yang dibuat pengacara dalam mengelola akun IOLTA mereka.
"Meminjam" Uang Dari Akun Kepercayaan
Tidak ada cara yang sah untuk meminjam dari akun trust. Terkadang pengacara menggunakan dana akun trust sebelum mereka memiliki hak untuk melakukannya, sementara dalam situasi lain mereka menggunakan dana yang tidak akan pernah mereka dapatkan hak untuk digunakan. Salah satu pendekatan membuka pintu bagi pengacara untuk mendapat masalah serius.
Ada tiga cara yang tidak benar meminjam dari akun trust terjadi:
Pengacara Membawa Uang Rekening Kepercayaan Sebelum Diperoleh
Ini sering terjadi ketika seorang pengacara mengalami masalah arus kas. Dalam situasi ini, pengacara telah menerima seorang punggawa yang dia (semoga) ditempatkan di akun kepercayaan, dan pengacara akan berhak untuk membayar uang itu untuk dirinya sendiri sebagai pekerjaan selesai. Namun, pengacara tidak akan memiliki pekerjaan selesai sebelum beberapa biaya menjulang harus dibayar - gaji, sewa kantor, biaya yang maju dalam kasus biaya kontingen, dll.
Jadi pengacara maju dan mengambil lebih banyak dari kepercayaan daripada dia benar-benar memiliki hak untuk mengambil dari akun kepercayaan pada saat itu dalam kasus tersebut.
Pengacara Meminjam Uang Dari Dana Klien Dengan Tujuan Memundurkannya
Ketika masalah arus kas meningkat menjadi masalah keuangan yang lebih parah, dan pengacara memiliki ribuan dolar dalam dana klien yang ada dalam rekening trust, beberapa mungkin menyerah pada godaan untuk meminjam uang dari akun trust untuk tetap bertahan.
Pengacara dapat merasionalisasikannya dengan berpikir bahwa jika dia tidak dapat membayar tagihan kantor maka dia tidak dapat bertahan dalam bisnis, dan jika dia tidak dapat bertahan dalam bisnis, dia tidak dapat mengurus kliennya. Jadi dia mengambil sedikit uang dari rekening kepercayaan hanya untuk menahannya sampai arus kasnya membaik. Pengacara mungkin memiliki niat untuk mengganti dana sesegera mungkin, tetapi situasi seperti ini biasanya bola salju dan berakhir sangat buruk bagi pengacara - serta klien.
Pencurian Akun Trust
Situasi ini benar-benar tidak bisa disebut pinjaman, dan itu tidak mengacu pada penipuan yang dilakukan pada firma hukum. Dalam situasi pencurian rekening perorangan di dalam perusahaan, baik pengacara atau seseorang dengan akses ke akun kepercayaan telah mencapai titik keserakahan atau keputusasaan bahwa mereka hanya memutuskan untuk mengambil uang yang bukan milik mereka. Pengacara dengan masalah penyalahgunaan zat atau kecanduan judi dapat sangat rentan terhadap kesalahan ini, tetapi kali lain terjadi karena alasan yang tidak tampak jelas. Jika dilakukan oleh pengacara, kesalahan akun kepercayaan ini adalah yang paling mungkin untuk mengakhiri karir hukum. Tetapi bahkan jika itu dilakukan oleh paralegal atau petugas pembukuan, pengacara masih menjadi orang yang tepat untuk membayar kembali dana tersebut.
Commingling Attorney Funds With Client Money
Kesalahan besar kedua dalam manajemen akun trust trust melibatkan pemberian uang pengacara dengan uang klien. Ini sering muncul karena kurangnya pemahaman tentang bagaimana seharusnya akun kepercayaan bekerja.
Laura A. Calloway, konsultan manajemen praktek hukum di Alabama State Bar, berkata, "Banyak pengacara tidak mengerti apa yang dilakukan dan tidak masuk ke dalam akun kepercayaan. Beberapa menjalankan semuanya, termasuk mendapatkan upah, melalui akun kepercayaan, menggunakan itu sebagai jurnal umum tunggal untuk perusahaan mereka. Yang lain mengambil 'pengikut' tanpa memahami itu, setidaknya di beberapa wilayah hukum seperti Alabama, tidak ada hal seperti itu sebagai punggawa yang tidak dapat dikembalikan. Jadi mereka tidak menaruh simpanan terhadap masa depan bekerja dalam kepercayaan sebagaimana mestinya, terutama jika mereka membutuhkannya sekarang untuk menyalakan lampu. "
Beberapa cara umum pengacara menggunakan uang mereka dengan dana klien termasuk:
Satu Periksa Dua Tujuan
Seorang pengacara mengatakan kepada klien bahwa biaya hukum akan menjadi $ 1.000 dan biaya pengarsipan pengadilan adalah $ 200, sehingga klien menulis pengacara cek sebesar $ 1.200. Beberapa pengacara akan memasukkan seluruh cek ke dalam akun bisnis karena sebagian besar uang itu akan masuk ke pengacara. Namun, aturan asosiasi bar mengharuskan cek masuk ke akun trust, bahkan jika pengacara berhak atas biaya pengacara penuh segera karena bagian biaya pengarsipan cek itu harus dipegang dalam kepercayaan.
Dana Pribadi Terus Dipercaya Dengan Dana Klien
Beberapa asosiasi bar negara melarang pengacara dari memiliki dana pribadi dalam akun trust, sementara yang lain memungkinkan pengacara untuk menyimpan sejumlah kecil di akun untuk menutupi biaya yang terkait dengan operasi akun (meskipun praktik yang disarankan adalah untuk memiliki semua biaya akun kepercayaan dikurangi dari akun bisnis). Namun, tidak ada pengacara yang diizinkan menggunakan akun trust sebagai akun operasi, rekening tabungan, atau tempat untuk menyembunyikan aset.
Kadang-kadang, para pengacara gagal untuk memahami bahwa mereka tidak dapat membayar tagihan seperti biaya overhead kantor mereka langsung dari rekening trust, bahkan ketika cek-cek tersebut ditulis dari dana yang telah diperoleh. Lain kali pengacara dengan sengaja menyalahgunakan akun kepercayaan sebagai cara untuk menyembunyikan aset. Misalnya, Calloway mengatakan dia telah melihat pengacara menempatkan dana pribadi ke dalam akun kepercayaan untuk menghindari retribusi IRS untuk pajak kembali. Ini merupakan pelanggaran etika yang jelas.
Tidak Menghapus Biaya Yang Diperoleh atau Pengembalian Dari Akun Kepercayaan
Calloway mengatakan dia telah melihat beberapa pengacara yang menggunakan akun kepercayaan mereka sebagai tabungan hari hujan. Daripada menghapus semua biaya setelah mereka diterima, pengacara menunda mengeluarkan uang dari kepercayaan untuk mengurangi risiko membelanjakannya. Calloway mengatakan ini adalah praktik bisnis yang buruk dan juga pelanggaran etika. Sementara dana IOLTA negara dapat mengambil manfaat dari pendapatan bunga ekstra, pengacara harus memindahkan uang itu ke rekening operasi bisnis atau semacam dana tabungan.
Gagal Melacak Dana Klien dengan Benar
Cara utama ketiga bahwa pengacara mengacaukan akun kepercayaan mereka adalah dengan tidak menyimpan catatan rinci dari setiap transaksi akun kepercayaan klien. Ada beberapa cara bahwa pengacara membuat kesalahan ini.
Tidak Menempatkan Nama Klien di Cek Akun Trust
Sementara sebagian besar pengacara baik tentang menyimpan salinan cek akun kepercayaan mereka, tidak semua ingat bahwa mereka harus memberi tahu nama klien atau nomor file pada setiap cek ketika dikeluarkan. Meskipun mungkin mudah diingat mengapa cek itu ditulis sebulan lalu, mungkin sulit untuk mengingat mengapa itu ditulis setahun dari sekarang.
Pengacara yang berpikir bahwa mereka tidak akan pernah mengalami masalah mencari tahu apa yang ada dalam akun kepercayaan mereka harus mempertimbangkan dampak dari peristiwa bencana atau bencana alam. Meskipun tidak sering terjadi, terkadang kantor-kantor hukum dan semua catatan mereka dihancurkan. Api dapat membakar file-file kertas dengan sangat cepat, serta menghancurkan hard drive komputer. Badai atau tornado dapat menyebarkan catatan penagihan untuk mil. Hal-hal ini terjadi pada pengacara. Jika seorang pengacara perlu merekonstruksi catatan akun kepercayaan perusahaan menggunakan laporan bank dan salinan cek lama yang dipesan dari bank, tugas itu hampir tidak mungkin kecuali cek itu menunjukkan uang siapa yang digunakan dalam transaksi.
Tidak Menyimpan Buku Besar Individual untuk Setiap Klien
Terkadang pengacara berpikir mereka dapat melacak setiap saldo akun klien di kepala mereka. Pada titik tertentu, mereka tidak bisa. Dan bahkan jika mereka bisa, apa yang terjadi pada akun klien tersebut jika terjadi sesuatu pada pengacara?
Calloway menggambarkan sebuah situasi yang dia temui di mana seorang pengacara menyimpan dua akun kepercayaan. Dia akan menggunakan satu akun trust untuk satu bulan, dan beralih ke akun trust lain bulan depan. Keyakinannya adalah bahwa dengan membiarkan setiap akun mencapai saldo nol selama bulan itu digunakan, dia tidak perlu menyimpan buku besar kepercayaan individu pada uang yang tersisa di akun. Dia salah. Aturan etika mengharuskan menyimpan neraca pada setiap klien sehingga dana klien tertentu dapat diidentifikasi.
Agar sesuai dengan persyaratan asosiasi bar, para pengacara harus menyimpan catatan yang menunjukkan berapa banyak uang yang dimiliki setiap klien dalam kepercayaan pada waktu tertentu. Penyetoran dan pencairan harus dilacak dengan jelas dalam beberapa cara yang memudahkan untuk menentukan saldo akun trust masing-masing klien. Kalau tidak, akan sangat mudah bagi satu klien uang untuk dihabiskan untuk kasus klien lain.
Tidak Menyeimbangkan Saldo Klien Individu Terhadap Keseluruhan Akun
Pengacara tidak boleh hanya memastikan keseluruhan akun kepercayaan mereka seimbang pada akhir bulan, juga tidak seharusnya mereka hanya memastikan bahwa setiap akun klien individu seimbang. Bandingkan keduanya bersama dan seimbangkan mereka satu sama lain. Membandingkan saldo keseluruhan kadang-kadang akan mengungkapkan kesalahan akuntansi yang dibuat pada akun individu, di mana cek atau setoran diabaikan. Langkah sederhana ini kadang-kadang akan menangkap kesalahan yang bisa mengakibatkan cek kepercayaan akun terpental.
Mendapatkan bantuan
Beberapa pengacara menyadari bahwa akun kepercayaan mereka kacau, tetapi mereka tidak tahu bagaimana memperbaiki masalah. Salah satu solusinya adalah menghubungi penasihat manajemen praktik hukum. Banyak asosiasi perkumpulan negara bagian sekarang menawarkan saran manajemen praktik hukum gratis kepada anggota asosiasi mereka, dan sejumlah penasehat manajemen praktik hukum swasta juga menawarkan layanan mereka dengan biaya tertentu.
Beberapa pengacara mungkin takut mendiskusikan situasi akun kepercayaan mereka dengan pengacara mana pun, terutama dengan pengacara yang bekerja untuk asosiasi pengacara negara bagian, karena persyaratan pelaporan wajib untuk pelanggaran etika. Namun, di banyak negara bagian, aturan perilaku profesional sekarang mengecualikan konsultan manajemen praktik hukum mereka dari melaporkan masalah tersebut ke dewan etik mereka. Nerino J. Petro, Penasihat Manajemen Praktik untuk program Bantuan Manajemen Kantor Hukum dari State Bar of Wisconsin, mencatat bahwa sementara peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian, beberapa negara bagian seperti Wisconsin telah menerapkan aturan pemberian kerahasiaan kepada pengacara yang mencari bantuan dari bar negara bagian. program bantuan manajemen kantor hukum (LOMAP).
Mengelola akun trust dengan benar bisa merepotkan, tetapi kehilangan lisensi hukum atas pencatatan yang ceroboh akan lebih buruk lagi. Pengacara yang mengalami kesulitan mengelola akun kepercayaan mereka harus segera mengatasi masalah dengan mendapatkan bantuan dari akuntan yang memenuhi syarat atau dari konsultan manajemen praktik hukum.