Sistem Akuntansi untuk Kantor Hukum
Sistem akuntansi yang baik untuk setiap usaha kecil akan mencakup kontrol internal yang kuat untuk memantau pendapatan dan pengeluaran.
Sebagai seorang pengacara, Anda perlu memastikan bahwa sistem akuntansi Anda memiliki kontrol internal yang kuat, baik biaya ditagih dan biaya dan biaya yang dikeluarkan, untuk klien.
Terlepas dari apakah tagihan berdasarkan retainer khusus, retainer tahunan, biaya kontingen atau biaya rujukan, biaya Anda didasarkan pada waktu yang dihabiskan untuk proyek klien Anda. Itulah alasan mengapa pengacara biasanya menyimpan catatan rinci untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk kasus.
Anda dapat menggunakan sistem manual atau elektronik untuk melacak waktu Anda dan biaya yang dikenakan biaya. Kartu buku besar klien digunakan untuk mencatat informasi itu sebelum munculnya waktu hukum dan perangkat lunak penagihan . Terlepas dari metode penyimpanan catatan yang Anda sukai, Anda biasanya ingin merekam lintasan ini, waktu yang Anda habiskan untuk masalah-masalah klien, bersama dengan pengeluaran biaya apa pun, oleh klien.
Dari waktu ke waktu, Anda dapat membayar biaya atas nama klien Anda untuk mengajukan biaya atau biaya lainnya.
Kebanyakan pengacara yang mempraktikkan mencatat biaya mahir ini dicatat ke dalam sistem dengan cara yang mirip dengan piutang lain-lain.
Perangkat lunak akuntansi akan memiliki jurnal khusus untuk mencatat satu jenis transaksi yang sering terjadi. Untuk pengacara, jurnal penerimaan kas akan menunjukkan rincian (1) biaya yang diterima dan (2) biaya penggantian, termasuk alokasi antara biaya overhead reguler yang dibayarkan dan biaya klien dibayar.
Kompleksitas jurnal penerimaan kas akan bervariasi tergantung pada ukuran firma hukum, yang paling mendasar hanyalah pernyataan bank dan salinan cek.
Catatan Penting Lainnya
Selain catatan yang dibahas di atas, pengacara biasanya mempertahankan setidaknya yang berikut:
- Buku janji temu: Buku penunjukan berisi catatan janji temu, biasanya dalam format kalender.
- Jurnal piutang dagang: Jurnal piutang dagang menunjukkan piutang yang ditagih tetapi tidak dikumpulkan.
- Buku besar klien individu: Akun buku besar ini mencakup deskripsi layanan yang diberikan, biaya dan kredit, ringkasan biaya yang tidak dapat ditagih dan faktur akhir.
- Catatan waktu kasus: Catatan waktu direkam untuk setiap klien.
- Daftar kasus dalam proses: Daftar ini merangkum semua pekerjaan hukum yang sedang diproses dan biasanya diatur oleh nama klien.
- Laporan ringkasan waktu: Laporan waktu biasanya dapat diurutkan oleh pengacara atau oleh klien dan berisi informasi seperti waktu, tanggal bekerja, tagihan dan biaya lain yang dikenakan biaya.
Ini adalah buku-buku dasar dan catatan yang paling pengacara, terlepas dari spesialisasi akan ada di file untuk perusahaan mereka. Banyak pengacara menggunakan perangkat lunak akuntansi dan perangkat lunak manajemen praktik hukum untuk mempertahankan pembukuan dan catatan mereka dalam format elektronik.
Sementara beberapa kantor hukum menggunakan QuickBooks, banyak perusahaan lain menggunakan program perangkat lunak khusus industri legal, seperti Abacus Next, Clio atau ProLaw untuk mengelola praktik mereka.
CATATAN : Artikel ini ditujukan untuk tujuan pendidikan saja; Anda harus berkonsultasi dengan profesional pajak untuk mendiskusikan pertanyaan atau masalah apa pun yang Anda miliki dengan akuntansi, pencatatan atau penghasilan Anda.