Krisis Berikutnya Anda Hanya Sekedar Sudut - Bersiaplah Sekarang
Apakah lembaga nonprofit Anda siap menjadi berita hangat malam ini?
Anda bahkan tidak perlu merasa bersalah atas sesuatu untuk menjadi berita harian. Hal-hal buruk terjadi bahkan hingga nirlaba yang layak.
Selama karier nonprofit saya, organisasi yang saya pernah bekerja telah mengalami kematian klien; gangguan produk yang mengancam penggalang dana terbesar; skandal atletik; dan penembakan massal di kampus.
Kami belajar dengan cara yang sulit untuk dipersiapkan atau bersiap untuk menderita lebih dari yang diperlukan.
Berikut adalah enam saran untuk manajemen krisis yang lebih baik oleh lembaga nonprofit Anda.
01 - Jangan Tunggu.
Sebagai gantinya, lakukan curah pendapat tentang kemungkinan skenario atau jenis bencana yang dapat terjadi dan mulailah merencanakannya.
Ajarkan diri Anda tentang krisis nirlaba dan berbicaralah dengan mereka yang menghabisinya. Undang seorang veteran bencana untuk berbicara dengan staf Anda dan dewan Anda. Tugasi staf hubungan masyarakat Anda untuk menyusun rencana krisis dan memberi mereka tenggat waktu.
Advokasi untuk kesiapsiagaan darurat yang nyata. Banyak orang di lembaga nonprofit, terutama organisasi kecil, tidak berpikir hal buruk akan terjadi. Mereka tidak mau memikirkannya. Mereka tidak percaya bahwa mereka punya waktu untuk bersiap.
Dan mereka bahkan mungkin membenci staf yang mendorong topik ini. Bicaralah juga. Jika krisis itu terjadi, orang akan menghargai pemikiran Anda.
02 - Sadarilah Bahwa Krisis Ambil Banyak Bentuk.
Seperti api, dengan cepat mengatasi krisis dapat membuat perbedaan besar dalam hasilnya.
Krisis Anda mungkin merupakan kecelakaan yang melibatkan sukarelawan, kematian klien, penggelapan oleh pejabat keuangan kepala Anda, gugatan oleh mantan karyawan, atau serangan balik yang mengancam privasi para donatur dan klien Anda .
Mereka semua membutuhkan tanggapan yang berbeda. Persiapkan sebanyak yang dapat Anda bayangkan, dan lakukan yang terbaik untuk menyusun rencana untuk meminimalkan kerusakan pada reputasi nirlaba Anda.
Bahkan jika sesuatu terjadi yang tidak Anda pikirkan, persiapan Anda untuk jenis-jenis keadaan darurat lainnya akan membantu. Perencanaan dapat mengungkapkan kesenjangan keamanan, perlindungan asuransi , kebijakan sumber daya manusia yang tidak memadai, atau kekurangan orang-orang dengan keterampilan tertentu.
Berlatih setiap tanggap darurat mungkin membuat organisasi Anda lebih siap untuk orang lain.
03 - Kembangkan Rencana Logistik dan Rencana Komunikasi.
Kembangkan program manajemen risiko untuk menangani masalah kehilangan nyawa, properti, dan asuransi. Identifikasi orang-orang titik yang dapat bertindak cepat, beri tahu bantuan yang sesuai, dan kelola rencana evakuasi.
Sebuah rencana komunikasi melibatkan identifikasi juru bicara, menugaskan seseorang untuk mengumpulkan fakta-fakta ketika mereka muncul, menulis siaran pers , dan mencari tempat untuk mengadakan konferensi pers .
04 - Dapatkan Rumah Media Sosial Anda dalam Orde
Hampir semua lembaga nonprofit menggunakan beberapa tingkat media sosial. Putuskan sekarang siapa yang akan mengelola media itu selama situasi darurat. Siapkan dasbor (ini sembilan untuk dipertimbangkan) di mana Anda dapat memantau semua platform media sosial dan merespons dengan cepat.
Karena media sosial, ada sedikit peluang untuk mengendalikan informasi dengan cara yang dulu mungkin. Jadi jangan mencoba. Tetapi Anda dapat memberikan informasi yang berguna, melawan rumor dengan fakta, dan mengungkapkan keprihatinan.
Jangan biarkan halaman media sosial Anda duduk di sana. Gunakan mereka. Satu studi menemukan bahwa organisasi nirlaba sering tidak menanggapi pertanyaan atau keluhan media sosial.
Namun, media sosial mungkin adalah cara terbaik untuk menunjukkan wajah manusia dari organisasi Anda dan meningkatkan reputasinya sebagai orang yang baik hati, simpatik, sopan, akurat, dan sumber informasi yang tidak bias.
05 - Bersiaplah untuk Berbicara.
Lalu teruskan dengan pembaruan saat acara berkembang. Untuk banyak situasi, Anda mungkin sudah menyiapkan pernyataan.
Di semua komunikasi, perhatikan, tunjukkan perhatian, berbicaralah dengan perhatian, dan selalu katakan yang sebenarnya. Jangan takut untuk mengatakan, "Kami tidak tahu." Itu lebih baik daripada menebak. Tambahkan bahwa Anda bekerja secepat mungkin untuk mendapatkan semua fakta.
Jauh lebih banyak yang hilang dengan menolak berbicara dengan media daripada yang berisiko dengan melakukannya. Kekosongan informasi memunculkan permusuhan media dan kehilangan kepercayaan publik.
06 - Menyediakan Pelatihan Media
Kumpulkan program pelatihan media sebelum terjadi bencana. Melatih siapa saja yang mungkin perlu menjadi juru bicara. Itu mungkin kursi direksi Anda, CEO Anda dan staf utama lainnya, seperti orang hubungan media. Juga, pertimbangkan penggalang dana Anda, koordinator sukarelawan Anda dan, jika ada, orang keamanan atau manajer fasilitas Anda.
Pelatihan media tidak perlu mengeluarkan banyak biaya jika Anda memiliki seseorang di dewan Anda yang bekerja dalam hubungan masyarakat atau seseorang yang menjadi anggota media. Kuncinya adalah melakukannya secara teratur sehingga orang baru menjadi terlatih, dan yang lain tidak menjadi basi.