Lakukan apa yang terbaik yang Anda lakukan dan sewa sisanya
Bekerja dengan Elance Online - pasar online yang membantu usaha kecil mengalihdayakan hampir semua jenis proyek - kami telah berbicara dengan puluhan pembeli yang telah berhasil melakukan proyek outsourcing beragam seperti dukungan administratif, strategi bisnis , desain grafis, desain web dan pengembangan, menulis dan bahkan pengembangan perangkat lunak.
Ketika berbicara dengan pembeli yang telah menguasai seni mengelola penyedia layanan eksternal secara efektif, tema yang sama muncul berulang kali. Kami telah menyaring saran mereka ke dalam “10 Praktik Terbaik Top” berikut untuk bekerja dengan penyedia layanan eksternal. Mengikuti saran ini dapat membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari hubungan Anda dengan vendor atau kontraktor eksternal - apakah Anda menggunakan web untuk mencari penyedia layanan atau meminta dan mengevaluasi kutipan dari vendor dengan cara "kuno".
Tentukan secara jelas ruang lingkup dan jadwal proyek Anda
Ini mungkin tampak jelas, tetapi setiap proyek outsourcing yang sukses selalu dimulai dengan pernyataan yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai. Tentukan persyaratan proyek Anda di depan. Penyedia layanan membutuhkan informasi yang akurat dan lengkap untuk memberi Anda proposal yang realistis dan mengutip harga yang masuk akal untuk Anda. Lebih spesifik tentang kiriman yang Anda harapkan akan disediakan vendor.
Berikan vendor informasi sebanyak yang Anda bisa tentang apa yang Anda perlu disampaikan dan cara Anda membutuhkan pekerjaan yang dilakukan. Juga, jadilah jelas dan realistis tentang persyaratan jadwal Anda - jadwal proyek dapat memiliki dampak besar pada biaya proyek.
Evaluasi penyedia layanan seperti Anda akan mempekerjakan karyawan penuh waktu
Saat Anda mengevaluasi proposal dari penyedia layanan, jangan takut untuk mengajukan pertanyaan.
Sama seperti mempekerjakan karyawan penuh waktu, memilih vendor adalah pengalaman yang sangat subyektif. Periksa referensi mereka dan mintalah umpan balik dari klien lain yang telah menggunakan layanan mereka. Terlibat dalam dialog - jika Anda memiliki kekhawatiran tentang kemampuan khusus vendor, sampaikan kekhawatiran Anda. Jangan hanya memikirkannya dan berharap yang terbaik.
Carilah pengalaman khusus yang sesuai
Idealnya, penyedia layanan yang Anda pilih akan memiliki pengalaman khusus dengan jenis proyek yang Anda lakukan. Anda tidak ingin menjadi “kelinci percobaan” seseorang. Ini sangat penting ketika men-outsourcing proyek-proyek teknis yang rumit seperti pengembangan perangkat lunak. Misalnya, jika Anda mencari seseorang untuk mengembangkan aplikasi untuk iPhone, pastikan mereka benar-benar menyelesaikan proyek komersial pada platform tersebut untuk pelanggan yang puas lainnya. Nasihat ini berlaku untuk jenis proyek lain juga. Jika Anda memerlukan rencana bisnis untuk membuka toko ritel, Anda akan mendapatkan hasil terbaik jika konsultan yang Anda pekerjakan memiliki pengalaman yang dapat diverifikasi di sektor ritel.
Jangan memilih vendor hanya berdasarkan harga
Meskipun mungkin menggoda, jangan pernah memilih vendor hanya berdasarkan harga. Pembeli berpengalaman yang telah mengalihdayakan banyak proyek dan mengevaluasi ratusan proposal hampir selalu merekomendasikan membuang tawaran harga tertinggi dan harga terendah.
Pembeli melaporkan bahwa proyek mereka yang paling sukses adalah proyek di mana mereka merasa vendor menawarkan keseimbangan nilai yang baik dan hasil yang berkualitas.
5. Tinjau portofolio dan sampel
Periksa pekerjaan vendor sebelumnya ("portfolio") mereka dan pastikan bahwa pekerjaan mereka sebelumnya memenuhi harapan Anda untuk kualitas dan gaya. Jika Anda telah mengevaluasi portofolio vendor, referensi, dan pengalaman sebelumnya dan masih tidak yakin dengan kemampuan mereka, pertimbangkan untuk meminta mereka melakukan mock-up cepat atau memberikan garis dasar rencana kerja. Penyedia layanan yang benar-benar ingin memenangkan bisnis Anda mungkin dapat memberi Anda konsep kasar sehingga Anda dapat lebih memahami pendekatan mereka untuk memecahkan masalah Anda.
Tetapi jangan pernah melewati batas antara meminta mock-up dan bersikeras bahwa vendor memberi Anda pekerjaan yang sudah selesai "di spec." Tidak ada profesional yang memenuhi syarat yang mengharapkan untuk bekerja secara gratis.
6. Mulai kecil
Ketika terlibat dengan penyedia layanan untuk pertama kalinya, mulailah dengan proyek yang relatif kecil dan sederhana dalam ruang lingkup. Ini akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang gaya dan kemampuan penyedia sebelum Anda mempercayakan proyek "mission critical" kepada mereka.
7. Ikat pembayaran untuk tonggak proyek yang jelas
Sama seperti Anda harus jelas tentang ruang lingkup proyek, pastikan bahwa Anda mendefinisikan rencana kerja untuk proyek outsourcing Anda dengan tonggak yang didefinisikan dengan jelas. Memiliki tempat pemeriksaan terjadwal di mana Anda meninjau status proyek saat bekerja menuju penyelesaian — adalah cara mudah untuk memastikan bahwa Anda memenuhi tenggat waktu akhir Anda dan bahwa produk akhir memenuhi standar Anda. Ikat pembayaran vendor untuk pencapaian ini.
Pedoman yang baik untuk IT dan proyek pengembangan perangkat lunak adalah untuk membayar tidak lebih dari 20% hingga 30% dari total harga proyek di muka, dengan sisa pembayaran yang diberikan berdasarkan penyelesaian 3 atau 4 tonggak.
8. Negosiasikan kepemilikan pekerjaan di depan
Untuk semua jenis proyek yang dialihdayakan, pastikan Anda jelas tentang siapa yang memiliki produk kerja yang dihasilkan dan komponen penting dari produk itu.
Pastikan penyedia layanan memahami bagaimana Anda akan menggunakan hasil yang mereka setujui. Sebagai contoh, pengembangan aplikasi perangkat lunak kustom untuk penggunaan pribadi Anda akan sangat berbeda dari pengembangan aplikasi yang Anda berniat untuk mengemas dan menjual kembali.
9. Jangan lupa tentang dukungan setelah proyek selesai
Untuk proyek teknologi, ada baiknya untuk menetapkan klausul garansi atau dukungan sehingga Anda yakin akan sejumlah dukungan berkelanjutan dari vendor setelah proyek selesai. Ini banyak easer untuk menegosiasikan klausa dukungan sebelum penyedia layanan mulai bekerja, daripada setelah selesainya proyek. Bahkan layanan kreatif atau bisnis dapat memperoleh manfaat dari klausa dukungan. Misalkan Anda memerlukan beberapa perubahan pada rencana bisnis berdasarkan umpan balik yang Anda dapatkan dari calon investor. Atau mungkin Anda menemukan bahwa Anda membutuhkan logo baru manis yang dikirim dalam jenis format file baru. Menentukan sejumlah dukungan gratis atau menegosiasikan harga diskon untuk modifikasi di masa mendatang dapat menghemat waktu, uang, dan sakit kepala di kemudian hari.
10. Dapatkan secara tertulis
Selama berlangsungnya perikatan layanan, ruang lingkup proyek, kiriman atau bahkan harga yang disepakati dapat berubah.
Pastikan Anda mengomunikasikan secara jelas perubahan jadwal, ruang lingkup, atau pembayaran apa pun ke penyedia layanan Anda dan dapatkan konfirmasi dari mereka - secara tertulis - bahwa mereka memahami dan menyetujui perubahan tersebut. Demikian pula, catat setiap perubahan perjanjian yang diminta oleh penyedia layanan dan apakah Anda menerima atau menolak modifikasi tersebut. Simpan salinan dari setiap pertukaran email yang Anda miliki.
Anda dapat mengakses keahlian terbaik kapan pun Anda membutuhkannya tanpa biaya tambahan untuk mempekerjakan staf penuh waktu. Dengan tetap fokus pada kompetensi inti Anda dan mempekerjakan freelancer ahli untuk kebutuhan Anda yang lain, Anda dapat bersaing dengan kemampuan pengiriman organisasi yang lebih besar sambil mempertahankan independensi Anda.