Menerapkan 3 prosedur meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kualitas hidup
Pengacara pertama kali menjelajah ke dalam manajemen waktu sering masuk ke sistem rumit dengan terlalu banyak aturan. Ini adalah cara tercepat untuk program manajemen waktu gagal. Jika programnya terlalu sulit untuk dimulai, pengacara akan segera kembali ke kebiasaan buruk lamanya.
Kabar baiknya adalah manajemen waktu tidak harus sulit. Bahkan, dengan menerapkan tiga prosedur sederhana ke dalam praktik hukum, seorang pengacara dapat meningkatkan produktivitas sekaligus meningkatkan kepuasan karir pada saat yang sama.
Tiga tips penting untuk manajemen waktu pengacara yang efektif adalah:
- Makan katak.
Mark Twain terkenal mengatakan bahwa "jika Anda makan katak di pagi hari, sisa hari Anda akan menjadi luar biasa." Twain juga berkata, "Jika Anda harus makan katak, jangan terlalu lama melihatnya."
Dalam buku "Eat That Frog," Brian Tracy menggunakan kata-kata Twain sebagai inspirasi untuk poin utama bukunya. Tracy mengatakan bahwa Anda harus mengambil tugas yang paling buruk, paling tidak menyenangkan, dan paling buruk yang harus Anda lakukan yang tidak ingin Anda lakukan, dan lakukan lebih dulu. Berhenti menunda-nunda, dan lakukan saja hal yang paling Anda takuti. Setelah keluar dari jalan, beban diangkat dari bahu Anda dan Anda dapat bergerak lebih cepat melalui sisa tugas hari itu. Ketika tugas yang tidak menyenangkan itu tidak lagi menjulang di atas kepala, segala sesuatunya tiba-tiba menjadi jauh lebih mudah.
- Hindari telepon.
Mereka yang akrab dengan artikel saya tentang "Mengapa Pengacara Anda Tidak Akan Mengembalikan Panggilan Telepon Anda" mungkin mempertanyakan motivasi saya dengan rekomendasi ini. Namun, tidak ada yang melanggar konsentrasi pengacara pada sebuah kasus lebih dari berulang kali memisahkannya untuk mendiskusikan kasus-kasus lain dengan klien.
Tanyakan kepada pengacara mana pun ketika dia paling produktif, dan tanggapan yang hampir bulat akan mereka dapatkan ketika bekerja di malam hari atau di akhir pekan. Apa yang membuat perbedaan itu? Kurangnya interupsi, yang terutama berasal dari telepon yang terus berdering.
Pengacara harus memiliki blok waktu tanpa gangguan untuk menjadi yang paling produktif dan bekerja sebaik-baiknya. Jadwalkan jam-jam tertentu pada hari untuk mengembalikan panggilan telepon, waktu-waktu tertentu untuk janji temu, dan curahkan sisa waktu untuk bekerja. Meskipun ada panggilan tertentu yang harus diambil ketika mereka datang, mayoritas panggilan telepon adalah hal-hal yang dapat ditangani oleh sekretaris atau yang dapat dengan mudah ditangani selama jam telepon yang dijadwalkan selama waktu yang kurang produktif hari itu.
- Buat daftar tugas yang diprioritaskan di akhir setiap hari.
Membuat daftar semua yang harus dilakukan itu mudah, tetapi meluangkan waktu untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan pertama kali membutuhkan waktu lebih lama. Sementara pengacara enggan membuang-buang waktu mencari tahu bagaimana menghabiskan waktu mereka, mengambil lima belas menit pada akhir hari untuk memprioritaskan urutan apa pekerjaan hari berikutnya harus dilakukan dapat menjadi penghemat-waktu yang sangat besar.
Jangan membuat kesalahan dengan memilih prioritas hari di pagi hari, atau Anda tidak akan pernah makan katak. Tentukan hari sebelum apa yang harus dilakukan pertama di pagi hari, sehingga risiko mendorong tugas terburuk ke bagian bawah daftar dihilangkan. Tanyakan kepada diri sendiri, "Jika saya hanya menyelesaikan satu hal dalam daftar tugas saya besok, saya ingin menjadi apa?"
Cobalah tiga prinsip dasar manajemen waktu ini , dan produktivitas Anda akan meningkat secara dramatis.