Pelajaran yang Diperoleh dalam Perencanaan dan Pelaksanaan Acara Hari Ibu Y-ME
Perencana acara khusus - terutama mereka yang berada di dunia nirlaba - tahu bahwa menyelenggarakan acara penggalangan dana luar adalah ide bagus. Kejadian seperti ini, seperti ide penggalangan dana komunitas lainnya, mengharuskan perencanaan untuk acara tahun depan dimulai segera setelah acara penggalangan dana tahun ini berakhir. Sangat penting untuk menanyai acara dan mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa diperbaiki ketika acara masih segar dalam pikiran tim.
Membahas keberhasilan dan peningkatan memastikan bahwa fitur-fitur tersebut dapat dimasukkan atau ditingkatkan untuk acara tahun depan. Perencanaan proaktif seperti itu juga menambah nilai bagi para sponsor. Dan, mau tidak mau, semua komunitas yang sukses berjalan berharap tumbuh dan berkembang dari tahun ke tahun.
Penting untuk tetap fokus pada tujuan utama mengadakan acara seperti: penggalangan dana. Bagi para perencana acara yang sebelumnya telah mengadakan perjalanan komunitas, salah satu waktu paling penting untuk perencanaan benar-benar terjadi setelah perjalanan berakhir. Untuk belajar tentang banyak aspek perencanaan dan pelaksanaan penggalangan dana komunitas, kita akan melihat di balik layar pada Acara Hari Ibu yang diselenggarakan oleh Chicago Y-ME Breast Cancer Organization.
Hari Y-ME Mother's Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME didirikan oleh dua orang yang selamat dari kanker payudara pada tahun 1979. Organisasi nirlaba ini terkenal dengan program Multi-lingual National Breast Cancer Hotline untuk pasien kanker payudara.
Program ini mendapatkan ketenaran sebagai satu-satunya hotline bebas pulsa 24 jam di negara itu yang sepenuhnya dikelola oleh korban kanker payudara yang dilatih konselor sebaya. Tetapi organisasi itu juga menyelenggarakan perjalanan penggalangan dana tahunan pada Hari Ibu, yang mendukung program dan layanan mereka. Kembali Pada tahun 2007, Y-ME mengumpulkan lebih dari $ 7 juta dengan hampir 43.000 pejalan kaki dari 12 kota.
Pada tahun 2008, 15 kota berpartisipasi. Sayangnya, Y-ME menutup pintunya pada tahun 2012, tetapi warisan penggalangan dana tahunannya tetap merupakan studi kasus besar bagi para perencana acara nonprofit.
Sebagian besar keberhasilan penggalangan dana Y-ME dapat dikaitkan dengan pendekatan terorganisasi untuk perencanaan dan mengawasi tujuan yang paling penting terlebih dahulu. Liz Klug, mantan direktur organisasi acara khusus mengatakan ini setelah tahun rekor mereka pada tahun 2007: “Kami memiliki rencana untuk berbagai titik waktu selama proses perencanaan. Jadi, kami akan mengambil langkah-langkah untuk mempromosikan poin-poin paling penting tersebut tepat waktu untuk memastikan kami berhasil. Misalnya, di kota tempat kami menyelenggarakan acara untuk pertama kalinya, kami harus fokus untuk memastikan bahwa kami memiliki tempat dan lokasi yang bagus tempat orang-orang ingin kembali. Di jalan, kita bisa fokus ke kedai kopi mana yang akan kita jatuhkan brosur. ”Mari kita lihat bagaimana Klug dan tim perencanaan acara Y-ME menyelenggarakan acara yang sukses seperti itu.
Merencanakan Langkah 1: Menganalisis Bilangan
Hosting komunitas berjalan atau acara serupa membutuhkan menyatukan beberapa tujuan konstituen yang berbeda, tetapi pada akhirnya, asosiasi atau amal hosting acara melakukannya untuk mengumpulkan uang untuk tujuan mereka.
Oleh karena itu, langkah pertama dalam perencanaan acara berikutnya terjadi ketika acara saat ini berakhir, dan sebagian besar pekerjaan itu mengelilingi "angka."
“Kami melihat dengan seksama angka-angka setelah acara diakhiri,” jelas Liz Klug, “Kami membandingkan bagaimana kami melakukannya tahun ini versus tahun sebelumnya. Kami melihat pengalaman peserta. Kami mengevaluasi kategori sponsor kami. Kami menanggapi setiap e-mail langsung tentang peristiwa tersebut. ”Perencana acara juga akan mengambil langkah-langkah segera untuk memastikan semua yang terlibat dalam acara tahun ini akan berlanjut tahun depan.
Klug juga menggali rinciannya. Dalam evaluasinya, dia melihat semuanya dari jumlah relawan yang berpartisipasi dalam volume t-shirt yang didistribusikan. Dia kemudian akan menanyakan apakah dia membutuhkan lebih atau kurang untuk tahun depan.
Perencanaan Timeline
Bagi mereka yang mengatur perjalanan penggalangan dana komunitas, penting untuk mengetahui langkah apa yang harus ditangani pada berbagai waktu.
Sebagian besar lembaga nonprofit tidak memiliki kemewahan banyak staf dan anggota komite sukarela untuk mendorong keberhasilan acara. Tetapi para perencana mengakui bahwa mereka harus memastikan bahwa mereka bekerja sama dengan kantor walikota dan departemen pekerjaan umum untuk mendapatkan acara tersebut di kalender publik.
Klug menyarankan bahwa langkah pertama setelah menganalisis angka tahun lalu adalah fokus pada perekrutan perusahaan. Jika acara tersebut bukan program baru, penting untuk mendapatkan dukungan perusahaan untuk acara tahun depan segera setelah acara tahun ini berakhir. "Kami fokus pada memperbaharui sponsor ketika kami menyampaikan laporan penutupan acara," kata Klug. Dia juga menawarkan hal-hal berikut ini bagi para perencana yang tertarik untuk mengatur perjalanan komunitas sebagai acara penggalangan dana:
- Identifikasi sponsor perusahaan
- Kembangkan program tim berjalan
- Tentukan aktivitas acara
- Mulai perekrutan berjalan
- Finalisasi logistik acara
- Pegang acara tersebut
- Tahan acara "terima kasih"
- Evaluasilah dan mulai acara berikutnya
Y-ME juga akan menyewa perusahaan logistik luar untuk menangani banyak persyaratan logistiknya. Tetapi salah satu yang paling membantu adalah menerapkan sistem pendaftaran online.
Keberhasilan Sistem Registrasi Online
Y-ME dengan cepat belajar tentang pentingnya menggunakan web untuk pendaftaran online dan sejak itu sangat menganjurkan untuk menggunakan teknologi pendaftaran online dan penggalangan dana.
Mereka berinvestasi dalam sistem manajemen hubungan konstituen online untuk melayani sebagai situs web ras 2003 mereka. Jenis sistem ini berfungsi sebagai situs web pribadi bagi para sukarelawan untuk membuat permohonan pribadi untuk donasi dan keterlibatan lainnya. Ini menangkap informasi ke dalam database tunggal dan berfungsi sebagai alat untuk kapten tim berjalan untuk mendorong anggotanya.
Peserta online meningkat dari 4.000 menjadi 11.594. Donasi online meningkat dari 5.000 menjadi 19.650. Tim Y-ME percaya bahwa itu berkontribusi untuk mencapai tujuan $ 2,35 juta, dan sebagai bonus, teknologi mengurangi biaya administrasi sekitar $ 20.000.
Sistem semacam itu juga dapat berfungsi sebagai alat komunikasi penting yang memungkinkan organisasi untuk menindaklanjuti dan terus melibatkan konstituen di luar hari perlombaan itu sendiri.
Jadwal Hari Balap
Perjalanan komunitas paling sering dijadwalkan di pagi hari. Bergantung pada kompleksitas penandaan dan lokasi, penyiapan untuk acara biasanya dimulai sedini satu minggu sebelum acara, dengan sebagian besar aktivitas terjadi beberapa hari sebelum berjalan.
Ketika Y-ME akan merencanakan untuk acara penggalangan dana tahunan mereka, tim biasanya akan mencoba untuk membatasi area di mana mereka mengadakan perjalanan sehingga tidak memerlukan sejumlah besar waktu sumber daya untuk melaksanakan tugas-tugas operasi tertentu seperti menutup jalan-jalan. Perjalanan mereka pada umumnya tidak kompetitif, jadi juga membantu mereka tidak perlu mempertimbangkan persyaratan yang dibutuhkan untuk lingkungan ras yang lebih kompetitif.
Jadwal untuk hari balapan itu sendiri biasanya dialirkan sebagai berikut:
- Tim Perencanaan Acara Tiba (2,5 jam sebelum berjalan)
- Volunteer Check-In (2 jam sebelum berjalan)
- Sponsor Check-In dan Pengaturan (2 jam sebelum berjalan)
- Pendaftaran Dimulai (1,5 jam sebelum berjalan)
- Starting Line Setup (30 menit sebelum berjalan)
- Upacara Pembukaan (10 menit sebelum berjalan)
- Race Begins
- Main Stage Entertainment Begins (1 jam setelah berjalan dimulai)
- Pernyataan Panggung Utama Resmi (setelah selesai berjalan; tanda 1,5 jam)
- Program Resmi Berakhir (3 jam setelah berjalan dimulai)
- Breakdown Acara Dimulai (setelah acara resmi berakhir)
Kiat untuk Merencanakan Komunitas Berjalan atau Berjalan
Bagi organisasi yang tertarik untuk mengadakan komunitas berjalan atau berlari untuk pertama kalinya, Klug menawarkan beberapa saran yang akan membantu memastikan acara yang sukses .
- Mulailah dengan lead hangat, termasuk relawan, sponsor , atau tim besar yang memiliki koneksi baik. Definisikan hasil yang terukur.
- Evaluasi acara pesaing di kota / lokasi Anda untuk mengidentifikasi praktik terbaik dan area untuk perbaikan.
- Bekerja dengan kantor walikota dan distrik taman kota untuk mendiskusikan izin yang diperlukan dan logistik acara Anda: waktu, lokasi, jumlah peserta. Pastikan Anda siap untuk rapat-rapat itu.
- Pahami anggaran Anda dan pastikan Anda menyimpan biaya operasional Anda hingga 25-30% untuk acara baru. Beberapa badan amal akan berusaha untuk 15-20% dari total pengeluaran.
- Sponsor aman untuk menyerap 100% biaya operasional acara Anda.