Mengapa Mengambil Risalah Rapat Dewan Perusahaan?
Sebenarnya ada beberapa alasan untuk mengambil dan mencatat notulen rapat perusahaan Anda.
Alasan pertama dan paling penting untuk mengambil risalah rapat adalah memiliki catatan tentang apa yang Anda putuskan. Saya sudah duduk di rapat dewan di mana tidak ada yang ingat keputusan yang dibuat oleh dewan beberapa bulan yang lalu. Memiliki sesuatu secara tertulis untuk bisnis Anda,
Alasan kedua untuk notulen dewan direksi adalah untuk tujuan fidusia dan kewajiban. Anggota dewan berada dalam posisi kepercayaan. Mereka membuat keputusan tentang uang yang diinvestasikan oleh pemegang saham perusahaan, dan mereka harus mampu membuktikan bahwa mereka bertindak bijaksana, demi kepentingan terbaik korporasi, dan tanpa konflik kepentingan . Memiliki menit rapat dewan membantu dewan membuktikan bahwa mereka bertindak dengan itikad baik dan menghindari tanggung jawab pribadi atas tindakan mereka.
Alasan ketiga adalah untuk keperluan pajak. Korporasi adalah entitas yang terpisah dari masing-masing pemegang saham. Untuk memastikan Anda menjaga pemisahan itu, menit rapat dewan memberikan catatan.
Tanpa mereka, IRS atau lembaga negara dapat meniadakan status pajak dari bisnis. Perusahaan yang tidak menunjukkannya bertindak sebagai entitas yang terpisah dari pemilik dapat menciptakan situasi pajak yang sulit.
Ada keseimbangan bagi bisnis untuk diperjuangkan antara memastikan anggota dewan melakukan tugasnya dan dilindungi, melawan rapat dewan panjang tanpa tujuan yang menyia-nyiakan waktu anggota.
Kami akan membahas keseimbangan itu di artikel ini.
Sekarang setelah kita membahas alasan untuk mengambil rapat dewan rapat, berikut adalah beberapa kesalahan yang dilakukan oleh bisnis, dan beberapa pemikiran tentang cara memperbaikinya.
Tidak Membuat dan Mendistribusikan Agenda Sebelum Rapat
Kesalahan besar lainnya yang dibuat oleh perusahaan dalam rapat dewan mereka adalah tidak menetapkan agenda sebelum pertemuan dan tidak mendistribusikan agenda, dan dokumen yang relevan sebelum rapat. Agenda harus mencakup jumlah waktu tertentu untuk setiap item dalam agenda. Memiliki agenda khusus tidak hanya membuat pertemuan berjalan lebih lancar, tetapi juga memungkinkan dewan (dan siapa pun yang membaca menit kemudian) mengetahui kepentingan relatif dari setiap item dalam agenda.
Itu tidak berarti sesuatu tidak dapat masuk ke dalam agenda jika itu penting dan mendesak, tetapi item dapat ditambahkan ke agenda dengan suara. Dan banyak hal mendesak yang harus ditangani oleh eksekutif, bukan dewan.
Bagian Penting dari Risalah Rapat Dewan
Template untuk menit rapat dewan harus mencakup:
- Itu tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan
- Awal dan waktu akhir, dan waktu yang dialokasikan untuk item tertentu dalam agenda
- Apa jenis pertemuan dewan - reguler, khusus atau tahunan (semua negara mengharuskan perusahaan mengadakan pertemuan tahunan)
- Yang hadir, mencatat direktur, tamu, dan anggota staf, dan anggota dewan yang tidak hadir. Nama-nama orang yang datang terlambat atau pulang lebih awal harus diperhatikan.
- Menentukan apakah kuorum hadir. Kuorum biasanya diwajibkan oleh peraturan perusahaan untuk setiap suara yang akan diambil. Persyaratan kuorum biasanya lebih dari separuh anggota. (Untuk dewan sembilan anggota, misalnya, lima anggota harus hadir untuk kuorum).
- Jika presentasi diberikan oleh komite atau orang lain, sertakan nama dan judul presenter.
Risalah Pertemuan Terlalu Spesifik
Mungkin kesalahan terbesar yang dibuat adalah meminta informasi rinci tentang diskusi (kadang-kadang argumen) dan proses. Pertemuan harus mencerminkan hasil keputusan, bukan siapa yang mengatakan apa yang ada dalam diskusi. Katakanlah dewan Anda memberi suara pada sebuah gerakan untuk menjual lini produk baru.
Risalah rapat harus mengatakan: "Gerak untuk menambahkan baris baru rempah-rempah. Gerak disokong dan disetujui, dengan perbedaan pendapat." Jika kelompok tersebut berdiskusi, Anda harus mencatat panjangnya diskusi dan merangkumnya, tetapi Anda tidak perlu membahas lebih detail tentang diskusi.
Menit-Menit Itu Tidak Cukup Spesifik
Di ujung lain dari spektrum, beberapa menit tidak cukup spesifik untuk memberikan informasi dan membuat anggota keluar dari masalah. Jika keputusan itu tidak bulat, catatan anggota dewan yang tidak setuju, yang abstain (dan perhatikan jika abstain adalah karena potensi konflik kepentingan).
Meskipun Anda tidak perlu merekam pukulan demi pukulan dari setiap diskusi, atau siapa yang mengatakan apa. Tetapi harus ada cukup informasi di menit untuk mencerminkan semangat diskusi.
Rapat Dewan Terlalu Panjang
Tidak ada yang suka pertemuan panjang, tetapi ada beberapa cara untuk mempersingkat pertemuan dan menit. Anda mungkin ingin menghemat waktu rapat dewan dengan membuat agenda persetujuan. Pada dasarnya, agenda ini adalah daftar masalah yang dapat ditangani dengan cepat tanpa diskusi. Daftar ini mungkin termasuk menit dari pertemuan sebelumnya, keuangan, dan laporan dari komite atau CEO.
Agenda persetujuan, dan laporan dan informasi lainnya, harus didistribusikan sebelum pertemuan sehingga anggota memiliki kesempatan untuk membacanya. Kemudian, pada pertemuan tersebut, agenda persetujuan adalah bagian dari proses pertemuan. Setiap anggota dewan dapat mengajukan pertanyaan atau kekhawatiran tentang agenda persetujuan, tetapi jika tidak ada masalah, seluruh agenda izin dapat dipilih pada satu waktu.
Jenis Keputusan yang Salah
Sebuah dewan perusahaan membuat keputusan tentang kebijakan secara keseluruhan. Keputusan sehari-hari dibuat oleh para eksekutif perusahaan berdasarkan kebijakan itu. Terkadang dewan melampaui batas dan mencoba mengambil keputusan yang sebaiknya diserahkan kepada manajemen.
Tidak Menyetujui Menit
Ini menggoda, dalam hiruk-pikuk rapat dewan, lupa untuk menyetujui menit. Tetapi penting untuk memastikan bahwa risalah tersebut benar-benar mencerminkan surat dan semangat pertemuan tersebut. Menit dianggap "draft" sampai disetujui.
Tidak Menyimpan Catatan Risalah Pertemuan
Setelah semua masalah yang Anda hadapi dalam rangka menjaga menit baik untuk perusahaan Anda, jangan lupa untuk membuat risalah rapat perusahaan Anda di tempat yang aman dan mudah diakses. Buat proses untuk menyimpan menit di buku catatan perusahaan, atau "di awan", dalam file yang dilindungi kata sandi.
Lupa Mengakui Peranan Sekretaris Perusahaan
Sebagian besar tugas yang berkaitan dengan menit perusahaan berada di bawah domain sekretaris perusahaan. Menjadi sekretaris perusahaan yang baik adalah seni, dan orang-orang ini sering tidak cukup diakui. Ucapkan "terima kasih" kepada orang ini secara teratur.
Tidak Termasuk Pengacara sebagai Penasihat Dewan Direksi Anda
Informasi dalam artikel ini tidak dimaksudkan sebagai nasihat pajak atau hukum, dan penulisnya bukan seorang pengacara. Apakah perusahaan Anda pribadi atau publik (dengan saham yang diperdagangkan secara publik), Anda harus memiliki pengacara yang menasihati Anda tentang cara mengambil notulen perusahaan, dan untuk hadir di rapat dewan penting untuk memastikan Anda dan dewan Anda dilindungi.