Anggota dewan tidak dapat membiarkan kepentingan pribadi mereka mengganggu keputusan yang mereka buat sebagai direktur. Jadi, hampir semua perusahaan memiliki kebijakan dan pernyataan konflik kepentingan yang mengharuskan direksi untuk ditandatangani.
Apa itu konflik kepentingan?
Beberapa contoh situasi yang mungkin menyebabkan konflik kepentingan bagi anggota dewan perusahaan:
- Jika anggota dewan memiliki kepentingan bisnis luar di perusahaan yang bersaing dengan perusahaan di mana dia adalah anggota dewan
- Jika anggota dewan dirahasiakan untuk keputusan dewan yang dapat mempengaruhi harga saham perusahaan
- Jika anggota dewan memiliki pengetahuan tentang merger atau akuisisi atau penjualan perusahaan yang akan datang.
- Jika seorang anggota dewan berada dalam hubungan pribadi dengan seorang karyawan perusahaan.
Perhatikan bahwa mungkin ada atau tidak ada kejahatan yang terlibat. Biasanya hanya penampilan ketidaktepatan atau konflik kepentingan yang menyebabkan masalah.
Kapan menyiapkan kebijakan konflik kepentingan
Kebijakan konflik kepentingan harus disiapkan oleh pengacara perusahaan Anda dan ditandatangani oleh semua anggota dewan pada pertemuan dewan pertama (organisasi), atau ketika mereka bergabung dengan dewan.
Tidak ada anggota dewan yang diizinkan untuk melayani tanpa menandatangani kebijakan ini.
Tugas Anggota Dewan
Kebijakan konflik kepentingan harus menjelaskan tugas anggota dewan:
- Kewajiban fidusia, untuk masalah keuangan dan hukum. Masalah fidusia melibatkan tanggung jawab untuk mengurus kepentingan bisnis. Tanggung jawab fidusia ini mencakup semua tanggung jawab dewan lainnya.
- Kewajiban kesetiaan, menempatkan tanggung jawab dewan di atas kepentingan luar lainnya
- Kewajiban menjaga kerahasiaan, menjaga hubungan pribadi dan informasi dari rapat dewan dan bisnis perusahaan.
Minat Luar
Kebijakan konflik kepentingan mengharuskan anggota dewan untuk mengungkapkan kepentingan luar yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan. Potensi konflik kepentingan ini termasuk hubungan atau tanggung jawab (pribadi, keuangan, dan lain-lain). Kebijakan ini memungkinkan anggota dewan untuk menjaga direktur dari berpartisipasi dalam diskusi, pelaporan, atau pemungutan suara pada suatu masalah. Anggota tersebut juga dapat mengundurkan diri (alasan) dirinya sendiri dari masalah itu.
Melanjutkan Konflik Kepentingan
Jika konflik kepentingan adalah signifikan, berkelanjutan, dan tidak dapat didamaikan, dan jika itu menghambat kemampuan individu untuk melaksanakan tugas posisi, kebijakan konflik kepentingan memberi organisasi hak untuk mengeluarkan orang tersebut dari posisi tersebut.
Kebijakan Konflik Kepentingan Khas
Kebijakan konflik kepentingan untuk dewan direksi mungkin termasuk:
- Definisi, seperti "orang yang tertarik" dan "kepentingan keuangan"
- Diskusi tugas untuk mengungkapkan dan menentukan apakah ada konflik kepentingan
- Prosedur untuk mengatasi konflik kepentingan, oleh individu atau dewan
- Apa yang terjadi jika dewan menentukan atau memiliki alasan yang masuk akal untuk percaya bahwa pelanggaran konflik kepentingan telah terjadi
- Diskusi tentang kompensasi direktur dari organisasi dan efeknya pada fungsi dewan
- Persyaratan untuk peninjauan tahunan terhadap kebijakan konflik kepentingan, pengungkapan kepentingan luar, dan penandatanganan kembali kebijakan tersebut.
Kebijakan konflik kepentingan yang ditandatangani untuk setiap anggota dewan adalah bagian dari catatan perusahaan dan harus disimpan dalam buku catatan perusahaan atau arsip.