Mendapatkan File Donor Anda Secara Berurutan
Kapan Anda tahu kapan waktu itu datang, dan lalu apa yang Anda lakukan? Beberapa profesional nirlaba memberikan jawaban ini ketika saya meminta mereka untuk melengkapi kalimat ini: "Saya tahu sudah waktunya untuk mendapatkan sistem manajemen donor baru ketika ...."
- Yang kami tidak bisa laporkan data dengan cara yang kami butuhkan.
- Anjing itu memakan kartu indeks saya.
- Saya ingin tahu banyak hal tentang para donatur saya, dan butuh waktu staf yang tak masuk akal untuk menemukan jawabannya.
- "Sistem" terakhir tersisa dengan itu di kepala mereka.
- Satu-satunya orang yang tahu cara menggunakan sistem (database Access lama) sudah pensiun.
- Komputer seorang sukarelawan jatuh, dan kami kehilangan segalanya.
Apakah alasan tersebut berdering benar untuk lembaga nonprofit Anda?
Memutuskan bahwa Anda memerlukan sistem baru adalah bagian yang mudah. Ada dunia informasi yang membingungkan tentang sistem pesaing di luar sana, dan tidak ada cara mudah untuk menyatukan semuanya.
Saya beralih ke "Laporan Konsumen" dari teknologi nirlaba untuk menemukan jawabannya. Idealware adalah lembaga nonprofit yang membantu organisasi nonprofit lain membuat keputusan perangkat lunak cerdas dengan melakukan penelitian yang tidak bias dan kemudian menerjemahkannya menjadi laporan, artikel, dan pelatihan yang mudah dipahami.
Andrea Berry, Direktur Kemitraan dan Pembelajaran di Idealware, menyarankan langkah-langkah ini untuk memilih sistem manajemen donor baru.
Cari tahu apakah Anda benar-benar membutuhkan sistem baru.
Berry mengatakan untuk memulai dengan mengevaluasi mengapa Anda tidak menyukai sistem Anda. Masalahnya mungkin bukan seperti yang Anda pikirkan, dan tidak mudah untuk beralih perangkat lunak. Butuh waktu, tenaga, dan uang.
Berry berkata, "Tidak ada sistem peluru perak di luar sana, jadi pastikan sistem Anda saat ini benar-benar tidak memadai.
Misalnya, Anda mungkin hanya perlu mempelajari lebih lanjut tentang sistem yang Anda miliki, daripada beralih sepenuhnya ke sistem baru. "
Tentukan waktu untuk menentukan apa masalahnya sebenarnya. Mungkinkah ini salah satu dari yang berikut?
- Anda membutuhkan lebih banyak pelatihan. Mungkin sistem Anda saat ini memiliki fitur yang tidak Anda mengerti atau tahu cara menggunakannya. Tanyakan vendor Anda apakah ada opsi pelatihan, seperti video atau sumber daya online, yang dapat Anda akses.
- Anda membutuhkan lebih banyak dukungan. Apa sajakah opsi dukungan untuk sistem Anda saat ini? Apakah ada dukungan yang tersedia dan terjangkau? Apakah vendor memahami masalah Anda dan mencoba membantu, atau apakah mereka berbicara kepada Anda? Apakah mereka punya solusi untuk masalah khusus Anda?
- Anda tidak mengerti semua kemampuan sistem Anda saat ini. Apakah Anda benar-benar tahu bahwa itu tidak melakukan apa yang Anda inginkan? Apakah ada dokumentasi yang tersedia? Beberapa vendor bekerja keras untuk memberikan lebih banyak bantuan seperti video, forum tempat Anda dapat mengajukan pertanyaan, dan literatur yang ditulis untuk orang yang tidak menggunakan teknologi.
- Sistem Anda terlalu lemah atau terlalu kuat. Mengukur sistem ke proses Anda dan anggaran Anda adalah langkah yang sangat penting.
- Sistem Anda terlalu mahal. Apakah Anda membayar untuk fungsionalitas lebih dari yang Anda butuhkan? Berry mengatakan, "Saat berbicara dengan vendor, ingat bahwa ini adalah penjualan ... sifatnya adalah 'jual-laris'. Memahami kebutuhan Anda akan membantu Anda tidak terganggu oleh 'sindrom objek mengkilap'. "
- Sistem Anda sudah ketinggalan zaman. Mungkin sistem Anda kehilangan fitur baru. Perlu diingat, itu harus diperbarui secara teratur baik secara otomatis atau oleh diri sendiri atau vendor Anda. Sadarilah bagaimana sistem Anda tetap diperbarui.
- Sistem Anda tidak lagi didukung oleh vendor. Berry mengatakan ini tidak umum tetapi terjadi, terutama jika vendor yang lebih kecil dibeli oleh yang lebih besar.
Idealware menyediakan buku kerja, Panduan Konsumen untuk Sistem Manajemen Donor Berharga Rendah yang akan membantu memandu Anda melalui proses penilaian mandiri ini.
Identifikasi tim pemangku kepentingan.
Jadi Anda memutuskan untuk beralih. Apa selanjutnya?
Berry berkata, "Apa yang kami lihat sepanjang waktu adalah direktur pengembangan memutuskan untuk mendapatkan sistem baru tetapi tidak berkonsultasi dengan departemen pemasaran, atau direktur eksekutif, atau koordinator sukarelawan , yang semuanya akan menggunakan sistem."
Adalah ide yang baik untuk berkonsultasi dengan semua orang yang akan menggunakan sistem. Ketika Anda melakukan brainstorming fitur yang Anda butuhkan, biarkan semua orang memiliki suara. Pastikan semua orang yang akan menggunakan atau dipengaruhi oleh sistem diwakili. Seseorang di departemen hadiah utama pasti harus hadir sebagaimana seharusnya seorang individu yang mengepalai upaya penggalangan dana.
Pahami proses Anda saat ini.
Buat daftar terperinci proses penggalangan dana Anda, standarisasi, dan evaluasi semua yang Anda lakukan dengan basis data Anda. Tanyakan kepada organisasi Anda:
- Kenapa kita melakukannya dengan cara ini?
- Apakah kita harus terus melakukan hal itu?
Berry berkata, "Standardisasi memberi Anda fleksibilitas dalam memilih sistem ... sistem yang lebih murah tidak mampu memberikan fleksibilitas yang besar sehingga semakin sedikit" keanehan, "semakin baik. Carilah praktik terbaik di lapangan dan hindari prosedur yang unik."
Hilangkan redundansi sebelum Anda berinvestasi. Berapa kali Anda memasukkan alamat, misalnya? Jangan membawa taktik aneh yang telah menjamur selama bertahun-tahun dan malah fokus pada apa yang dibutuhkan organisasi Anda saat ini.
Misalnya, Anda ingin menetapkan standar untuk entri nomor telepon. Akankah Anda mencatat angka sebagai (555)555-5555 atau 555-555-5555? Ini semua rincian penting untuk dipikirkan.
Prioritaskan daftar keinginan Anda .
Dapatkan semua orang bersama-sama yang akan menggunakan sistem atau yang akan mendapatkan laporan darinya. Lakukan brainstorming semua yang Anda inginkan, dan kemudian beri peringkat fitur-fitur ini. Tentukan apa yang benar-benar Anda butuhkan, tanpa itu sistem tidak berguna. Melakukan hal ini terlebih dahulu akan membuat Anda tidak pergi ke tingkat kerumitan yang dapat merusak anggaran Anda.
Berry merekomendasikan membuat daftar tiga tingkatan:
- Apa yang Anda butuhkan atau sistem tidak berguna?
- Apa yang akan menyenangkan untuk dimiliki tetapi bukan merupakan deal breaker?
- Apa yang Anda inginkan jika uang tidak ada pilihan?
Fitur-fitur populer seringkali termasuk:
- Pelacakan keterlibatan donor
- Bidang dan catatan khusus
- Penanaman donatur
- Kemampuan penjadwalan
- Laporan tentang tren populer
- Manajemen keanggotaan
Bonus: Lihatlah Panduan Salsa untuk CRM untuk menentukan fitur yang tepat untuk organisasi Anda.
Lakukan penelitian Anda.
Gunakan Idealware. Mereka telah melakukan riset yang diperlukan untuk Anda. Laporan Idealware telah mempersempit lapangan, memilih sistem yang mendedikasikan sistem manajemen donor, dan kemudian mengeluarkan sepuluh sistem teratas dan memberikan daftar fitur.
Lihat Panduan Konsumen untuk Sistem Manajemen Donor Berbiaya Rendah.
Dengan menggunakan laporan, buatlah daftar pendek dari tiga atau empat sistem yang layak.
Jadwalkan demonstrasi vendor.
Beberapa vendor akan datang kepada Anda, atau Anda dapat mendatangi mereka. Tetapi banyak demo disiarkan secara online dengan bantuan alat berbagi web. Terkadang Anda bahkan dapat mengunduh versi uji coba.
Pastikan untuk menggunakan contoh nyata untuk melihat bagaimana setiap sistem akan bekerja untuk kebutuhan Anda. Bantuan yang luar biasa adalah Enam Tips Idealware untuk Menavigasi Demo Vendor.
Buat peringkat sistem berdasarkan daftar keinginan Anda — kebutuhan suka vs. inti dan biaya tinggi vs. terjangkau — dan pilih sistem yang tepat untuk Anda.
Anda mungkin dapat membeli sistem baru Anda dengan kartu kredit online, tetapi sistem yang lebih besar mungkin memiliki kontrak yang harus diproses dan ditandatangani.
Berry mengatakan, "Kadang-kadang Anda dapat mulai menggunakan sistem baru Anda segera, sementara sistem lain perlu disesuaikan. DonorPerfect Online dikenal untuk menyesuaikan sistem sebelum Anda mulai, sementara sistem lain, seperti GiftWorks, mudah digunakan dari get -sekarang. Beberapa sistem akan membutuhkan konsultan untuk mengaturnya. "
Perlu diingat bahwa Anda akan menggunakan CRM Anda untuk meningkatkan hubungan donor paling banyak, tetapi Anda bahkan dapat menggunakannya untuk meningkatkan strategi penggalangan dana Anda juga.
Dan Quirk adalah Manajer Pemasaran di Salsa Labs, perusahaan perangkat lunak penggalangan dana utama untuk nirlaba yang berfokus pada pertumbuhan. Fokus pemasaran Dan pada penciptaan konten, optimasi konversi , dan teknologi pemasaran modern membantunya melatih tim pengembangan nirlaba pada praktik terbaik penggalangan dana digital.